Con los años las empresas se han subido al carro de las comunicaciones en línea convirtiendo el email en la principal forma de contacto. La información que antes se obtenía mediante el uso del teléfono, por escrito o en persona se obtiene hoy a través del correo electrónico siendo este el principal generador de documentación en la empresa.

Esto nos lleva a considerar los motivos por los cuales es de suma importancia archivar el email. A continuación hacemos un resumen de las 5 razones más importantes por las que deberíamos llevar a cabo esta acción.

  1. Por seguridad legal

Al convertirse en la principal herramienta de comunicación, la mayoría de países incluyen en su legislación la obligación para las empresas de almacenar todo el email para su posible uso en litigios o procedimientos jurídicos. Archivar esta documentación permite el cumplimiento de la ley y el ahorro de costes en la producción de documentación para dichos litigios.

  1. Mejor administración de almacenamiento

El archivado de correo electrónico centraliza todos los registros en un único lugar lo que permite acceder a ellos bajo demanda y de forma rápida. Esto permite que no sea necesario almacenar archivos locales en el ordenador y reducir el tamaño del buzón de correo borrando aquellas carpetas y buzones que no sean necesarios ya que el email no desaparece, si no que queda guardado en el archivo.

  1. Protección frente a la perdida de datos

Archivar los correos electrónicos garantiza poder disponer siempre de ellos y no perderlos debido a problemas técnicos o destrucción indebida, ya sea accidental o deliberadamente. Para ello se recomienda archivar el email en el momento de su llegada y antes de que sean leídos.

  1. Menor coste en Infraestructura Informática

Al almacenar los correos electrónicos en un archivo no es necesario tanto espacio en el equipo y esto agiliza los procesos de realización de copias de seguridad, actualizaciones, mantenimiento, recuperación de datos, etc. con lo que se reduce la Infraestructura Informática  y sus costes. Si el sistema de archivo se encuentra en Internet los costes son aún menores debido a que solo se paga por el espacio utilizado y este se puede ir adquiriendo a medida que se necesite.

  1. Mayor productividad

Cerca del 75% de la información fundamental de una empresa se conserva en el email. Poder acceder con eficacia a esos datos y tenerlos a disposición en cualquier momento permite trabajar más cómoda y rápidamente favoreciendo la productividad de la compañía.

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  • Edgar T

    Esencialmente se puede apreciar que archivar los correos nos permite, salvaguardar la información empresarial en el diario vivir y desarrollo de las actividades, aun mas protegiendonos de posibles ataques por terceros.

    • Vanessa Bosch

      Exactamente Edgar :D. y Sobretodo que puedas acceder a ellos rápidamente y puedas olvidarte de los archivos pst que ya están pasado de moda. Gracias!