A menos de que no convivas con tecnología en la empresa, lo más probable es que uses el correo electrónico como método principal de comunicación empresarial, así como también es probable recibir toneladas de correos electrónicos no importantes o molestos, más que nada porque no tienen relación con el trabajo, tales como boletines, comunicados de prensa, mensajes de listas que llenan tu bandeja de entrada.

Sin una estrategia para enfrentar a todas estas distracciones, tiempo valioso se pierde en tareas sin importancia y la productividad también. En otras palabras, es posible que caigamos en “sobrecarga de correo electrónico.” Pero, ¿cómo podemos hacer frente a tantos correos que toman nuestro suministro atención? Aquí te mostramos como Merlin Mann inventó el concepto de la bandeja de entrada cero: Bandeja de entrada cero se define como “un enfoque riguroso de gestión de correo electrónico dirigido a mantener la bandeja de entrada vacía – o casi vacía – en todo momento” Según Mann, el cero no se refiere a la cantidad de mensajes en su bandeja de entrada, sino a la cantidad de tiempo que uno pasa pensando en su bandeja de entrada     .

Un punto clave que se hace es que cuando se confunde a su bandeja de entrada con una lista de tareas pendientes, la productividad simplemente se pierde. Mann dice: “se trata de cómo recuperar tu correo electrónico, tu atención y tu vida.  Cero es la cantidad del control de tu propio cerebro para dedicar el tiempo cero o justamente necesario para tu bandeja de entrada.

¿Cómo podemos lograr la bandeja de entrada cero?           
Mann asegura que, por cada mensaje de correo electrónico, hay cinco posibles acciones a tomar:

  • Borrar
  • Dirigir
  • Responder
  • Aplazar
  • Realizar

Vamos a echar un vistazo más de cerca a estas acciones:

Borrar: Cuando llega un nuevo mensaje, lo primero que debe hacerse es “¿Estoy realmente necesita leerse o responder?” Si no estás seguro, entonces es probable que no tenga alta prioridad y quedará allí en tu bandeja de entrada mientras que otros mensajes que deberían haber sido eliminados se vienen acumulando junto a éste.  “Cada correo electrónico que lee, vuelva a leer y re-re-re-re-re-leer realmente está sumando una deuda mental a tu nombre” De modo que, si tu no vas a trabajar con un mensaje, sólo tiene que borrarlo y seguir adelante.

Dirigir: Si hay un mensaje que puede ser mejor respondido por otra persona, entonces inmediatamente dirígelo. No trates de manejar una situación que va a tomarte el doble de tiempo que a otra persona.

Responder: es conveniente responder inmediatamente a los mensajes nuevos que pueden ser contestadas en dos minutos o menos y evitarse complicaciones.

Aplazar: Si un mensaje no puede ser respondido en dos minutos o menos, o si debe responderse más tarde, debes moverlo a una carpeta independiente con un nombre llamativo como “requiere respuesta” y así cuando sea prudente responder más tarde.

Realizar: Guarde tiempo cada día para responder los correos electrónicos en la carpeta “requiere respuesta”. Mann también recomienda usar estos procedimientos_

  • Comprobar si hay nuevo correo electrónico y buscar los artículos que se pueden responder muy rápidamente: entre dos minutos cada 20 minutos.
  • Respuestas que no son críticas – cada 90 minutos, dar respuesta a 5 correos electrónicos.
  • El procesamiento “del montón” – dos minutos por cada hora, más 15 minutos al final del día para responder.
  • Metawork – 15 minutos dos veces a la semana.
  • Sacrificar, responder y limpiar “la pila” – A lo largo del día, cuando esté disponible, en 5-8 minutos, es importante priorizar para evitar constantes notificaciones por correo electrónico, y administrar su tiempo y atención.

Otros consejos para conseguir la bandeja de entrada cero:

  1. No deje su cliente de correo electrónico abierto.Un cliente de correo electrónico abierto puede ser una distracción persistente. Podría ser demasiado tentador consultar el correo electrónico cuando se está trabajando en otro proyecto, mientras que su cliente de correo electrónico se ejecuta en segundo plano.
  2. Utilice plantillas: Se pueden utilizar plantillas para los mensajes repetidos a menudo que sólo requieran una respuesta corta o genérica, como “Gracias” o respuestas a preguntas comunes.
  3. Utilice Filtros:Los filtros son útiles para tratar los temas frecuentes, no urgentes que se tratará más adelante. Algunos ejemplos incluyen:
  • Listas de correo y mensajes de foro
  • solicitudes de medios sociales de sitios como Facebook y Google +
  • Boletines de noticias y actualizaciones de productos
  • comentarios de blog
  • notificaciones de seguidores de Twitter

Tenga cuidado al crear filtros para asegurarse que sólo se filtra el contenido que no es importante, ya que es posible filtrar demasiado, por ejemplo, los mensajes importantes, pero no urgentes deberían ser mejor tratados de acuerdo a un horario.

  1. Utilice etiquetas o carpetas:Este truco quizá podrían combinarse con el punto de arriba sobre el uso de filtros. La idea es automatizar el proceso de actuar sobre el almacenamiento de los mensajes en carpetas dependiente de ciertos criterios a seleccionar. Por ejemplo, tengo una gran cantidad de comentarios de una página, por lo que mediante la creación de un filtro se puede enviar esos mensajes directamente a tu carpeta “Comentarios de blog”.
  2. Darse de baja de listas de correo electrónico:¿Cuántas veces te han preguntado tu email en negocios, empresas, compras o visitas en internet? Puede que con esto les autorices a bombardear tu correo con mensajes de venta de productos y servicios por lo que tome su tiempo para darse de baja de estas listas de correo y salvarse de tener que lidiar con todo lo que el desorden de la bandeja de entrada más tarde.

Al final de cuentas, el concepto de la bandeja de entrada cero no es tener cero mensajes en su bandeja de entrada. Es la creación de procesos que le permiten pasar el menor tiempo posible pensando en su bandeja de entrada. Merlin Mann creó el concepto hace varios años, cuando había mucho menos correo electrónico y un número mucho menor distracciones, por lo que sus ideas son aún más relevantes en la actualidad. Esperamos que estos consejos les resulten útiles y que puedan usarlos para recuperar el control sobre su bandeja de entrada y garantizar su efectividad laboral.

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