Nuestra lista de tareas parece infinita y tenemos menos de 24 horas al día para cumplirla. Es imposible que nos vayamos a dormir cada día habiendo cumplido con todas las tareas. Siempre hay más trabajo que tiempo y nos quedan cosas por hacer. Aquí entra en juego la gestión del tiempo, aunque más bien se trata de una gestión óptima de las tareas, pues el tiempo siempre es el mismo.

Para minimizar el número de cosas que nos quedan por hacer hemos de aprender a escoger el momento óptimo para llevar a cabo cada una de las tareas. Saber identificar y elegir ese momento nos ayudará a mejorar nuestra eficiencia y conseguir que el día sea más productivo.

Sabemos que esto es fácil de decir pero hacerlo ya cuesta más, porque cuando nuestro día a día transcurre en un entorno incierto, ambiguo y cambiante hay muchas variables que escapan de nuestro control. Entonces ¿Cómo lo hacemos para conseguirlo?

Alternativas a la gestión del tiempo

Hay distintas alternativas a la “gestión del tiempo” que pueden ayudarnos a conseguir nuestro objetivo. Se trata de métodos para mejorar la eficiencia personal, área sobre la que sí tenemos control.

Estas metodologías, como GTD o OPTIMA3, nos ayudan a abordar la mejora de la eficiencia personal para desarrollar nuestra toma de decisiones. Ambas tácticas abordan el tema desde dos perspectivas distintas, mientras GTD se centra en mejorar nuestra eficiencia mediante la gestión de la atención OPTIMA3 lo hace centrándose en la toma de decisiones.

Ambos métodos trabajan sobre algunos aspectos negativos para nuestra eficiencia como son el perfeccionismo o la procrastinación, aspectos ya explicados en este blog. Por un lado el perfeccionismo nos impide hacer las tareas y entregarlas en su momento debido a la inseguridad que nos genera no tener el trabajo perfecto. Por otro lado, la procrastinación nos da una excusa para justificar que una tarea no esté bien realizada pues no hemos tenido el tiempo suficiente para ello.

Para evitar que esto nos ocurra hemos de elegir el momento óptimo para realizar cada tarea. Desde OPTIMA3 se nos dan algunas pistas.

Trucos para aprender a escoger el momento ÓPTIMO

  1. Tareas con fecha objetiva. Cuando llega a nuestras manos un trabajo con fecha objetiva de entrega lo mejor que podemos hacer es ponernos a hacerlo lo antes posible. Dejar las tareas que tienen una fecha objetiva lejana para más adelante es un hábito que nos causa perjuicios porque puede acabar generándonos un gran estrés.
  2. Tareas sin fecha de entrega. Si nos llega una tarea que no tiene un plazo máximo de entrega y no genera consecuencias negativas próximas lo mejor es dejarlo para más adelante ya que es posible que finalmente no se haya de realizar. Por eso cuando lo clasifiquemos es mejor situarlo en carpetas o compartimentos de tareas en el futuro y, si se da el caso que hay que llevarlo a cabo con prontitud, ya se movilizará y realizará en el momento adecuado.
  3. Crear circunstancias óptimas de ejecución (COE). Dentro de nuestra lista de tareas seguro que hay varias tareas que se pueden agrupar porque requieren unas circunstancias determinadas para llevarlas a cabo. Son estas circunstancias las que OPTIMA3 llama COE. Una COE puede ser “con mucho tiempo disponible, un ordenador y elevada energía”. Cuando analizamos las tareas que hemos de hacer, vemos que reúnen estas necesidades y nos encontramos en esa circunstancia específica tenemos que hacerlas, pues el momento óptimo para llevarlas a cabo.

Estos son algunos trucos pero existen muchas formas para encontrar el momento óptimo para realizar un trabajo o tarea ya que cada cosa tiene su espacio y valor. Sólo es necesario marcarnos unos criterios que nos ayuden a identificar el momento óptimo y así mejorar nuestra eficiencia personal.

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