Artículo invitado de Oliver Pifferi en MailStore blog

Oliver Pifferi ha estado en este negocio durante 18 años y ha trabajado como consultor desde 2002, principalmente en el sector de la automatización de proceso. Es orgulloso padre de cuatro hijos y fan de Borussia Mönchengladbach que persigue la ocupación del NETGO GmbH en su ciudad natal de Borken, y que mantiene su propio blog.

‘El archivado de correo es demasiado caro.’El archivado de correo es demasiado complicado.’ ‘No necesitamos archivado de correo electrónico, después de todo no es obligatorio.’: Los clientes a menudo dicen estas tres cosas cuando se plantean por primera vez el tema del archivado de correo electrónico.

Ya sea que su negocio sea comparativamente pequeño o proporcionalmente grande, el archivado no parece jugar un papel importante: Los dos primeros puntos son evidentemente las raíces de la ignorancia o la renuncia a explorar este tema en detalle. El tercer argumento es a menudo inexacto en un entorno internacional porque las leyes locales en muchos países requieren archivado de manera obligatoria.

Es así como directivos de las empresas deben buscar asesoramiento legal sobre este tema con el fin de estar en el lado seguro. Las dos primeras excusas también son rápidas de refutar gracias a las capacidades técnicas de MailStore, la solución universal a este problema.

Un auténtico todo terreno

Desde una perspectiva de proveedor de servicios, MailStore no es sólo una solución universal, sino un verdadero todo terreno. No importa cuál sea el enfoque del cliente o la estructura: ¿El cliente sigue utilizando cuentas POP3 o IMAP clásicos? ¡No hay problema! ¿El cliente utiliza un servidor de correo como Microsoft Exchange, Kerio Connect, o MDaemon? ¿O servicios como Office 365 o Google Apps?

No sólo puede MailStore ser la solución de archivo de elección para todos estos casos, sino que hace el trabajo de forma fiable. En conjunto con el Proxy de MailStore que sirve de enlace a los servicios clásicos de POP3 / IMAP, el archivado de los requisitos jurídicos de correo -considerados documentos de negocios de hoy- pueden llevarse a cabo sin dificultad, incluso en las operaciones más pequeñas.

Muchas opciones para los administradores

En entornos más grandes, la autenticación de Active Directory integrado de MailStore se utiliza para sincronizar convenientemente usuarios y grupos de usuarios, lo que se ahorra una gran cantidad de esfuerzo de configuración. Este procedimiento entre otras cosas hace mucho más fácil para el usuario final, ya que el cliente MailStore se puede iniciar directamente con el inicio de sesión de Windows y buscar el archivo desde Outlook con el plugin de MailStore. La asignación global de los derechos que determinan lo que un usuario puede o no puede hacer en el archivo, las funciones de cumplimiento, así como la opción del mismo modo interesante para ocultar archivos de usuario del administrador respectivo completan las posibilidades ofrecidas por MailStore. Luego están las opciones para un potente registro de auditoría y la configuración de acceso especial para los auditores, escalabilidad altamente flexible que incluye aspectos de bases de datos (MailStore crece como su empresa y de acuerdo a sus necesidades), y una función de exportación de datos de casos tiene que ser proporcionada por una auditoría externa.

Escalabilidad

Hablando de escalabilidad: Un negocio puede comenzar con cinco usuarios, incluyendo el mantenimiento de software, e incluso con 100 usuarios tanto de back-end. Características como la búsqueda de texto, incluyendo archivos adjuntos, reduce hasta el 70 por ciento de almacenamiento a través de duplicación o de restauración en un solo clic para correos electrónicos específicos con los derechos correspondientes.

Abordar el archivado de manera proactiva!

Para resumir: MailStore Server es un potente software que sirve como una base excelente para el archivado de correo electrónico y capaz de resolver problemas específicos que a menudo se ocultan. Una solución ideal, no sólo para el almacenamiento de mensajes, sino también para archivar de forma segura y flexible los datos después de años de uso y crecimiento. Las posibilidades que ofrece el software ‘Hecho en Alemania’ son muchas. Al final, el proveedor de servicios decide qué tan bien, MailStore, es capaz de cubrir las necesidades específicas del cliente.

Después de todo, cada entorno es diferente y cada consulta de un cliente potencial se basa en las necesidades específicas. Independientemente de la solución preferida, el enfoque es adaptar individualmente MailStore a las preferencias del cliente y la infraestructura en cada ambiente, la creación de archivo de correo electrónico compatible legalmente según las leyes de cada región.

Ahora usted tiene la herramienta a la mano y los argumentos necesarios para defenderlo. Así que ahora la cuestión, es abordar el archivado de correo electrónico, sin peros, de forma proactiva con el interés de su empresa, dejando los pretextos en el pasado.

Si quiere obtener más información sobre la estructura de archivos de MailStore y la facilidad de copias de seguridad, no dude en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte al +34 93 184 53 53 o mediante un email a soporte@interbel.es

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