El correo electrónico es el número uno de los medios de comunicación de negocios. Como tal, contienen datos privados y, sobre todo, datos relacionados a la empresa. Varias leyes nacionales en todo el mundo requieren que se cumpla el archivado de manera legal. Mientras se busca llegar a la estrategia de seguridad mediante respaldos y copias de seguridad del servidor de correo electrónico, los responsables de TI deben tener cuidado de no pasar por alto la protección de datos en el proceso.

El email sigue siendo el medio más importante de comunicación dentro de las organizaciones, a pesar del incremento en el uso de la mensajería instantánea y las herramientas de colaboración social en las empresas. The Radicati Group informa que 116,4 millones de correos electrónicos comerciales se envían y reciben cada día en todo el mundo en este año. La firma internacional de investigación afirma que el mercado de la tecnología aumentará un total de 128,8 millones de dólares en 2019. A la vista de estos números y los requisitos de la ley para archivar correos electrónicos de negocios, se requiere que los responsables de TI integren el archivado de correo electrónico en su planificación estratégica de TI. Debido a que el aumento de la correspondencia electrónica ha generado grandes cantidades de datos que necesitan ser copiados, respaldados y archivados de manera jurídica debido a su relevancia en la organización.

Pero ¿qué pasa cuando la tecnología nos falla? Un corte de luz, un problema en el servidor de Internet, o, ¡lo peor!, se muere un disco de almacenamiento. Y “¡¿Ahora qué hago?!”.

Cuando se trata de empresas activas a nivel mundial, los responsables de TI no pueden dejar pasar por alto el hecho de que los requisitos de cumplimiento varían de país a país por lo que los requisitos legales se vuelven especialmente estrictos en la región DACH.

La diferencia entre el respaldo y el archivado

Los supervisores de TI están en la cuerda floja cuando dicen: “Ya respaldamos nuestro servidor de correo electrónico, así que no hay necesidad de archivar por separado.” La explicación es que la copia de seguridad o respaldo no es un sustituto para el archivado legal. La idea básica detrás de cada operación de compresión es asegurar que los datos son recuperables y disponibles para cualquier momento, incluso durante un largo período de tiempo.

Las empresas procesan facturas, cotizaciones y solicitudes de apoyo y citas a través de correo electrónico todos los días. En Alemania, por ejemplo, la GoBD requiere que estos mensajes se encuentren plenamente disponibles en todo momento durante muchos años en su forma original, a prueba de manipulaciones. Esto es precisamente es lo que hace que el archivado de correo electrónico vital frente a la funcionalidad de copias de seguridad, cuyo único propósito es proteger los datos importantes dentro de un período corto de tiempo limitado y cuidarlos de manera que se puedan restaurar cuando sean necesario.

Las copias de seguridad en dispositivos de almacenamiento de datos externos no pueden satisfacer este requisito porque no pueden garantizar el almacenamiento completo y a prueba de manipulaciones de todos los correos electrónicos, ya que los correos electrónicos pueden ser borrados inmediatamente después de generar una copia de seguridad o mucho antes. Por el contrario, un profesional de soluciones de archivado de correo electrónico genera copias exactas de todos los mensajes de correo electrónico en un archivo central para garantizar la disponibilidad de cualquier cantidad de datos durante muchos años por venir. Medidas como valores de hash y cifrado garantizan la legalidad de la protección contra manipulación. Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a sus mensajes de correo electrónico en Microsoft Outlook y rápidamente buscar, encontrar y restaurar los mensajes importantes mediante la indexación de texto completo y a la integración sin fisuras.

Garantía de Protección de datos

Para evitar conflictos con la normativa de protección de datos al archivar mensajes de correo electrónico entrantes y salientes, se recomienda que se prohíbe el uso de correo electrónico privado en la empresa o que se exija que los empleados sólo utilicen servicios de correo electrónico externas para estos fines. Para estar siempre seguros desde un punto de vista jurídico. La política se puede especificar por escrito, por ejemplo, en las directrices para el uso de la infraestructura informática de la empresa, en un convenio de empresa, la declaración de un empleado del consentimiento, o un contrato individual de trabajo.

Respaldar y archivar la información que es importante y la que no creemos es tarea vital para pequeñas, medianas y grandes empresas. Hoy posiblemente no se vea tan importante, pero en el momento menos esperado será necesario tener todo el proceso legalizado y disponible. Un dato muy relevante es que siempre la información es importante, sea la que sea.

Conclusión:

Las copias de seguridad no pueden sustituir el archivado y el archivado de correo electrónico no es capaz de sustituir las tareas de copia de seguridad y respaldo tradicionales. No hace falta decir que las copias de seguridad siguen siendo importantes, ya que incluso los archivos que cumplan las leyes tienen que ser respaldados. El archivado de correo electrónico legal permite garantizar la recuperación de desastres rápida y completa y para evitar riesgos legales.

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