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Cecilia Gómez, directora de Gestión de Informativos de TVE, dimite a raíz de que un email con su firma y con un documento adjunto ‘delicado’ llegara a manos del Consejo de Informativos. Parece ser que Gómez presentó su renuncia en un carta en la que afirmaba que dimitía pero que “no se reconocía autora” del correo.

Román Martín, Director General de Interbel, opina que según la Ley 25/2007, de 18 de octubre, de conservación de datos relativos a las comunicaciones electrónicas, se debería conservar los datos necesarios para rastrear e identificar el origen y el destino de una comunicación. Así como, los datos necesarios para determinar la fecha y hora, el servicio de Internet utilizado y la localización del equipo.

A tales efectos, comenta que existen herramientas sencillas que permiten el almacenaje y archivado del email conservando los correos electrónicos entrantes y salientes al instante, evitando cualquier incidencia debido a una manipulación posterior o perdida expresa o fortuita.

Algunas herramientas como MailStore proveniente de Alemania, país pionero en legislación referente al archivo del email, ayudarían a TVE a demostrar desde que ordenador fue enviado el email, a qué hora y con qué contenido a pesar de una negación por parte del autor.

Al final se están creando una serie de polémicas sobre el correo electrónico cuando hay Directivas Europeas que regulan y establecen las obligaciones respecto a la conservación y retención de determinados datos generados a través de las comunicaciones electrónicas..

Llevamos tiempo con el correo electrónico como protagonista de las noticias, sin ir más lejos la semana pasada con la decena de emails aportados por Diego Torres al sumario Nóos y que fueron intercambiados entre Iñaki Urdangarin y la Infanta Doña Cristina.

También leímos en prensa que una empleada de Deloitte deja su trabajo tras difundirse un email en el que pedía votos para sus compañeros más guapos. A pesar de que ella sólo envió el correo a una veintena de sus contactos rápidamente traspasó las oficinas llegando a lugares tan lejanos como Nueva Zelanda. Desde la empresa van a realizar una investigación para descubrir quienes fueron las personas responsables de reenviar el correo electrónico fuera de la compañía.

Empresas como Deloitte estarían protegidas y sabrían con exactitud lo que se envía o no se envía desde su organización si tuvieran un sistema de archivo de correo inviolable y no tendrían necesidad de llevar a cabo investigaciones adicionales para descubrir que ha pasado con un email. Según la Directiva Europea 2006/24/CE, todos los organismos (empresas, administraciones públicas…) deberían tener un sistema para archivar todo el correo entrante y saliente.

Román Martín, Director General de Interbel, empresa especialista en la productividad del email desde hace 15 años, opina que situaciones como las de Deloitte a raíz del email de su ex empleada o los correos entre la agencia de detectives Método3 y sus clientes, se podrían resolver rápidamente si tuvieran las herramientas adecuadas para cumplir con la directiva europea.

“Es una pena pensar que las empresas no tienen el control de los emails que se reciben y se envían con el riesgo que ello conlleva, lo mismo respecto a los organismos públicos que tienen nuestros datos y no tienen un buen control con la información que se les escapa por el correo electrónico” comenta Román Martín “con herramientas muy sencillas se puede auditar todo lo que ocurre en el email y se pueden evitar demandas  o simples rumores como ocurrió a finales del 2012 con el caso del vídeo erótico de la Concejal de PSOE, Olvido Hormigos, del Ayuntamiento de Los Yébenes.”

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Estamos viendo cada vez más cómo los correos electrónicos forman parte de los procesos judiciales y se utilizan como prueba.

El intercambio de emails es un canal de comunicación muy utilizado en las empresas independientemente del sector y del tamaño, un sistema de comunicarse entre los propios empleados y entre empresa y cliente como en el caso de la agencia de detectives Método 3 y sus clientes.

Quienes ocupan cargos públicos e incluso personalidades como Iñaki Urdangarin y la Infanta Doña Cristina, usan los correos electrónicos en su día a día. En este sentido, los emails son piezas clave para conocer a que compromisos llegan las instituciones públicas y las personas relevantes durante su mandato.
La Directiva Europea 2006/24/CE y la Ley 25/2007 ya se refieren a la conservación de datos generados a través de las comunicaciones electrónicas. Todos los organismos (empresas, administraciones públicas…) deberían tener un sistema para archivar todo el correo entrante y saliente.

Pero, las instituciones públicas, organismos, corporaciones, las empresas ¿están preparadas para conservar debidamente todos los emails que se generan y se reciben? ¿Están preparadas para localizar de forma ágil cualquier email en cualquier momento que la justicia lo requiera independientemente de su antigüedad?

¿Están cumpliendo con la obligación de conservar los datos relativos a las comunicaciones electrónicas?

Y en caso afirmativo, en el momento de acceder a esta información ¿tienen garantías de que ésta se extrae del sistema conservando plenamente su integridad?

Este es parte del objetivo de eDiscovery, proporcionar herramientas para la conservación de la información digital y además para la gestión de la extracción de la información.

Y, existen algunas herramientas como MailStore proveniente de Alemania, país pionero en legislación referente al archivo del email.

Es el software de almacenaje y archivado del email que conserva los correos electrónicos entrantes y salientes al instante, evitando cualquier incidencia debido a una manipulación posterior o perdida expresa o fortuita.

Cumpliendo además con la legislación vigente.

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1. Empresas que trabajan con datos sensibles: como información sobre algún paciente, (hospitales, laboratorios farmacéuticos, clínicas …), o envío de curriculum vitae (ETT, selección personal…) deben cumplir la Directiva Europea y la LOPD sobre el archivo del correo electrónico y la protección de datos.

1. Empresas con numerosos archivos adjuntos: y de gran tamaño, (arquitectos, constructoras, inmobiliarias…) o información para conocer la relación con un cliente y las conversaciones que se han tenido con él (abogados, notarios …).

Estas empresas necesitan encontrar, fácil y rápidamente, esa información en el mail. Información que, quizás, no es actual, sino que ya han pasado meses o incluso años. ¿Cuánto les puede llevar ese proceso de búsqueda?

¿Y los técnicos de sistemas? ¿Cuántas veces no han sufrido el tener que recuperar un email de la copia de seguridad, llevándoles horas? O ¿cuántas veces los hemos llamado porque nuestra bandeja de entrada está tan llena que no admite más emails  y deben hacer un backup en archivos .pst?

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