Encontrar el email con la información que necesitas en el buzón de correo.

buscar docs en emailCuando utilizamos el correo electrónico para trabajar, enviamos y recibimos mensajes a diario que contienen información importante para la empresa. El buzón de correo se convierte en una enorme base de datos donde esta valiosa información es almacenada.

Así como necesitamos sistemas de búsqueda para poder encontrar determinada información en una gran biblioteca, lo mismo sucede en nuestro buzón de correo, necesitamos herramientas que nos ayuden a encontrar cierta información en un determinado momento.

El cliente de correo Outlook de Microsoft nos ofrece algunas funcionalidades para facilitar la búsqueda de documentos en el correo.

Aunque no son suficientes para realizar búsquedas complejas, sirven como un primer paso para poder organizar los correos según ciertos criterios que nos permiten visualizar el contenido de una forma que nos ayude a encontrar lo que buscamos. Existen determinados criterios de ordenación con este fin, cada uno representado por un icono en la interfaz de Outlook.

– El icono signo de exclamación ordenará los mensajes por orden de importancia

-El que representa un papel va a organizarlos por grupos de mensajes leídos, no leídos, respondidos y reenviados.

– La bandera mostrará la lista de mensajes, aquellos correos que haya sido anteriormente marcados con este icono.

– El clip ubicará el principio de la lista todos los mensajes que contengan datos adjuntos.

También es posible en Outlook ordenar los mensajes por orden del nombre de remitente, el asunto, fecha y hora de recepción y tamaño.

 

Herramientas que permiten realizar búsquedas más eficientes

Si necesitamos hacer búsquedas más específicas de entre una gran cantidad de mensajes, los parámentos de base de Outlook no serán suficientes para lograrlo. Para esto existen herramientas de ayuda (plugins que podemos instalar en nuestro cliente de correo) que nos ofrecen potentes funcionalidades adicionales.

Una buena herramienta de búsqueda nos permite hacer búsquedas de contenido, por ejemplo de una frase en particular, de entre de todos los correos del buzón. Para lograr esto, podemos ingresar en el motor de búsqueda la frase que buscamos y éste encontrará todos los correos que contengan esa frase, ya sea en el mensaje o en archivos adjuntos.

1. Supongamos que ingresamos la frase: Ventas trimestrales. El programa, nos mostrará todos los correos que contengan la frase en su totalidad o las palabras que la componen por separado (ventas y/o trimestrales).

2. Si queremos acotar la búsqueda a aquellos correos que contengan únicamente la frase exacta, sin incluir las palabra que la componen por separado, debemos escribir la frase ente comillas: “Ventas trimestrales”. Así, aparecerán todos los mensajes que contengan la frase tal y como la hemos escrito, excluyendo los que contengan las palabras sueltas ventas y/o trimestrales.

3. Cuando se conoce la parte del mensaje en que se encuentra el contenido buscado, esta información también se puede indicar en la búsqueda. Por ejemplo, si sabemos que la frase se encuentra en el asunto, escribimos: asunto: Ventas trimestrales. Podemos hacer lo mismo con las indicaciones, de:, para:, cc: y cco:, correspondientes a las diferentes partes del mensaje.

4. También se le puede pedir al motor que busque una cierta frase en lugares que no contengan ciertas palabras. Se excluyen palabras especificas de esta forma: Ventas trimestrales -reporte , se buscará la frase Ventas trimestrales en todos los lugares que no contengan la palabra reporte, reduciendo la cantidad de resultados.

5. Para lograr búsquedas de alta eficiencia, es posible combinar las modalidades anteriores según las preferencias de usuario. Por ejemplo, al buscar para: info@empresa.com asunto: “Ventas trimestrales” -reporte, se buscaran todos los mensajes de info@empresa.com que contengan precisamente la frase Ventas trimestrales en el asunto y no contengan la palabra reporte.

Estas son algunas de las alternativas que nos puede ofrecer una buena herramienta de búsqueda de correo electrónico. Como vemos, podemos utilizar una variedad de funciones, de diferentes formas, para realizar una búsqueda altamente precisa de la información que contiene nuestro buzón de correo.

El tener un acceso más eficiente a esta información permitirá hacer un uso óptimo de los datos almacenados, mejorando nuestra productividad en la oficina.

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