El control y mantenimiento de archivos y mensajes es una de las actividades más importantes y complejas en toda organización, se requiere de tiempo y planificación para mantener todo en orden, especialmente cuando se trata del email, la herramienta de comunicación oficial de toda empresa.

Si has actualizado recientemente a MailStore versión 9, tal vez no estés al tanto del nuevo número máximo de mensajes que un archivo puede contener: de 500,000 a 5,000,000 de mensajes. Además si cuentas con pequeñas colecciones de mensajes, ahora es mucho más sencillo mezclarlas y obtener un menor número de archivados.

El proceso de mezclado de archivos puede tomar algo de tiempo pero durante el proceso cualquier mensaje duplicado será des-duplicado para el control del almacenamiento óptimo total, también se puede encontrar que en las implementaciones que tienen 100 archivos en almacenes se reducen hasta 10 o menos, lo que aumentará de manera drástica el flujo de archivos y la mejora en gran medida de la experiencia de usuario.

Para combinar archivos dentro de MailStore se necesita conocer el ID de Archivo, este puede ser encontrado en la ventana de ubicación de almacenamiento (Herramientas administrativas, almacenamiento, ubicaciones de almacenamiento).

En este ejemplo se mezcla el archivo 2009-12 y 2010-11.

En este ejemplo se mezcla el archivo 2009-12 y 2010-11.

 

 

Comandos de administración en Shell
Ahora sabemos cuáles archivos buscamos combinar, así que necesitamos abrir el Shell de Administración (Herramientas administrativas, misceláneas, Shell de administración) que nos permite ejecutar comandos para la realización de tareas y ejecutar: MergeStore –id=29 –sourceId=40

En este ejemplo se quiere combinar el ID de archivo 40 con el 29. Esto copiará los mensajes del 40 y los almacenara en los del 29, para que al final del proceso se termine con un concentrado de 1,027,103 mensajes sin duplicados.

Durante la combinación se puede ver el número de mensajes completados y cabe mencionar que esto tomará un largo tiempo cuando se trata de un gran volumen de mensajes, por lo que de ser necesario prepara la organización. En el ejemplo se puede apreciar 30 mensajes procesados por segundo siendo combinados, por lo que 500,000 mensajes tardarían 4.5 horas en mezclar.

 

Comandos de administración en Shell

 


Una vez finalizado, si buscamos las ubicaciones de almacenamiento se verá que el archivo ID 29 ahora contiene todos los mensajes, mientras que el 40 se encuentra todavía adjunto por lo que se puede desechar.
archivo ID 29

 

No olvides eliminar los archivos de origen
Ahora que el almacén de mensajes está asegurado se puede eliminar la carpeta de almacenamiento para liberar espacio en el disco. En el ejemplo los mensajes antiguos estaban almacenados en D:\mailarchive y fueron nombrados como 2010-11. Por lo que debemos asegurarnos de eliminar el almacén correcto, por lo que si tienes dudas renómbralo primero y revisa que todavía puedes ver los archivos que estás usando.

Para los que usan un gran número de archivos es posible crear scripts para la realización de estos procesos de manera controlada: agregar archivos múltiples juntos y dejar los antiguos una vez que se haya terminado.

Esta es una manera sencilla de combinar archivos y asegurarse del mantenimiento y control efectivo de archivos, situación clave en la organización de cualquier sistema. Además MailStore en su nueva versión de 9.2 presenta nuevas características que la convierten en totalmente una mejorada herramienta ideal para el manejo, gestión y archivado del correo electrónico, la herramienta de archivado de email pensada para preservar todo el conocimiento de tu empresa que reside en el correo: Outlook, Exchange, MDaemon, GMail, Office 365, etc. Con ella podrás hacer un backup de todos los emails y acceder fácilmente a través de Outlook, Web o Smartphone. Protege la gestión del conocimiento en el email, optimiza tu servidor de correo, los PSTs…. y todo ello a un precio muy económico.

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