Siguiendo con los artículos en los que vamos a hablar del GTD hoy nos toca profundizar en la segunda fase del proceso, procesar. Esta es la fase clave de todo el proceso, pues nos permitirá determinar que acciones hemos de realizar para cada una de las cosas que tenemos en la bandeja de entrada (ver Conociendo el GTD paso a paso: recopilar).

En esta fase nos hemos de plantear que acción es la que vamos a realizar. Esto nos ayudará a vaciar la bandeja de entrada,  que debería estar llena de cosas a analizar, de un tirón.

Modos de procesar

Existen varias maneras de procesar aquellas cosas que tenemos en la bandeja de entrada, pero las que nos recomienda el GTD son dos:

  1. FIFO (First Input First Output). Se procesan las cosas siguiendo el orden en que han entrado a la bandeja de entrada. Lo primero que entra es lo primero que se procesa.
  2. LIFO (Last Input Firts Output). Funciona completamente a la inversa que el FIFO, lo último que entra es lo primero que se procesa.

Utilizaremos uno u otro método en función de lo que más nos convenga. Si nuestra bandeja de entrada esta en un cliente de correo electrónico lo más adecuado, por eso, es utilizar el LIFO ya que algunos correos te pueden anular correos anteriores.

El siguiente paso una vez definido el modo de procesamiento es acotar que acciones realizar. En ocasiones se puede dar que para realizar una cosa debas llevar a cabo más de una acción. Esto es lo que GTD denomina “Proyecto”. Cada proyecto incluye distintas actividades por lo que deberás definir cuál es la primera acción y todas aquellas que deriven de esta.

¿Hay acción a realizar o no?

En el momento en que nos ponemos a analizar las cosas pueden surgir dos opciones: que no haya ninguna acción a realizar o si que la haya. ¿Qué hacemos entonces?

  1. Si no hay ninguna acción a realizar nos hemos de plantear si nos servirá como elemento de consulta (deberemos guardarlo en el archivo), si es algo que ahora no podemos abordar pero si lo podemos hacer en un futuro (se guardará en la lista de “algún día”) o si realmente no lo queremos para nada (deberemos borrarlo inmediatamente).
  2. Si hay alguna acción a realizar puede ocurrir que: la acción puede llevarse a cabo en menos de dos minutos (hazla de inmediato), puede llevarla a cabo otra persona (házselo saber y guarda la notificación en la lista “en espera”), debe ser planificada para un tiempo y lugar concreto (anótalo en el sistema de recordatorios y olvídate de ello hasta que llegue el día de abordarla) o que deba hacerse tan pronto como sea posible (guárdalo en la lista “próximo”).

Una vez ya hemos procesado algo y lo hemos eliminado de nuestra bandeja de entrada lo mejor es no volverlo a meter, así podremos seguir con las fases del GTD sin excepciones.

Las herramientas

Como has visto, hay distintas herramientas de las que nos valdremos para procesar todo aquello.

  • Papelera: aquí es donde enviaremos todo aquello que no queramos seguir procesando bien sea porque no nos es útil o porque no hay acción que realizar con ello.
  • Archivo: en el incluiremos aquellas cosas que nos pueden ser de utilidad y que queramos consultar en algún momento más adelante.
  • Algún día: en esta carpeta van a parar todas aquellas cosas que nos interesan pero que deben volver a ser analizadas dentro de un tiempo.
  • Sistema de recordatorios: puede ser un calendario, libreta, etc. Donde anotar acciones planificadas en una fecha y hora concretas.
  • En espera: aquí destinaremos aquellas acciones que han de ser realizadas por un tercero y de las que dependemos para poder seguir avanzando.
  • Próximo: aquí encontraremos las acciones que hemos de abordar lo antes posible.

Estas herramientas nos ayudaran a realizar un procesamiento de todo lo que ocupa nuestra bandeja y a organizarlas en función de lo que debamos hacer con ellas.

Lo más aconsejable para llevar a cabo esta fase es centrarse en procesar toda la bandeja de entrada de una sola vez y hacerlo de uno en uno. Esto nos ayudará a centrarnos y a ser más productivos, pues iremos más rápidos y lo haremos mejor.

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