Han pasado 44 años desde que se envió el primer correo electrónico y en las empresas y organizaciones el email sigue siendo el medio más importante de comunicación, a pesar de la creciente utilización de mensajería instantánea y herramientas de colaboración social. El Grupo Radicati dice que 112,5 millones de correos electrónicos de negocios se envían y reciben todos los días en todo el mundo en 2015. Esta firma internacional de investigación de mercado de tecnología predice que para el 2019, el correo electrónico empresarial representará el 128,8 millones de correos electrónicos enviados y recibidos por día.

Considerando estas cifras y el desafío de cumplir con un creciente número de regulaciones sobre el cumplimiento de correo electrónico, eDiscovery, y otras legislaciones, se establece como punto primordial para las empresas incorporar archivado de correo electrónico en su planificación estratégica de TI. El aumento de la mensajería electrónica ha dado lugar a grandes volúmenes de datos que necesitan ser archivados con el fin de cumplir con las regulaciones legales.

La diferencia entre la copia de seguridad y archivado

Es muy común escuchar que pequeñas y medianas empresas afirman: “Ya realizamos copias de seguridad del servidor de correo electrónico.Por eso no tenemos que archivar por separado”. Sin embargo, las empresas que actúan de acuerdo con este principio están pisando camino frágil ya que las copias de seguridad no reemplazan el archivado de correo electrónico en una posición central, completa y a prueba de manipulaciones por un período indefinido de tiempo, elemento clave de seguridad y legalidad.

Una copia de seguridad abarca periodos cortos para el almacenamiento a mediano plazo sobre los dispositivos de almacenamiento de datos con el fin de realizar una restauración en caso de pérdida de datos, es decir se utilizan más que nada para la recuperación de desastres. Pero cabe destacar que las copias de seguridad sólo están disponibles temporalmente. Por ejemplo, es posible iniciar una copia de seguridad diaria durante la noche y almacenarla por un período específico de tiempo y datos antiguos se eliminan de forma permanente debido a la creciente demanda de espacio de almacenamiento. Como resultado, sólo los últimos datos quedan almacenados hasta que la siguiente copia de seguridad.

Por otra parte la idea básica detrás del archivado es la recuperación y la disponibilidad de datos, incluso durante largos períodos de tiempo. Basta pensar en periódicos y en bibliotecas de archivos: Empresas que procesan facturas, presupuestos y solicitudes utilizan correos electrónicos días tras día. Es aconsejable almacenar estos mensajes de correo electrónico en su totalidad en una auténtica prueba de falsificaciones, errores y reclamos, de manera accesible durante un período de muchos años. De esta manera, las empresas pueden potencialmente estar bien protegidos contra ciertos riesgos legales.

El  archivado de correo electrónico hace que sea posible el uso de mensajes de correo electrónico como fuente de información para apoyo. Además, permite mejorar los servicios al cliente, ya que puede ofrecer información sobre la historia de la correspondencia del cliente, y puede ser puesto a disposición a corto plazo utilizando eDiscovery. Además se asegura auditabilidad. Siempre que sea necesario, la información puede ser fácilmente accesible por personal autorizado. Esto es precisamente lo que y constituye la diferencia fundamental de una copia de seguridad.

Está claro: las copias de seguridad en dispositivos de almacenamiento de datos externos no pueden cumplir con este requisito porque no pueden garantizar control completo de almacenamiento, a prueba de falsificaciones de todos los correos electrónicos,  debido a que los mensajes de correo electrónico pueden ser borrados inmediatamente después de recibir o antes de una copia de seguridad.Por el contrario, un profesional en solución de archivado de correo electrónico almacena copias de todos los mensajes de correo electrónico en un archivo central para asegurar la disponibilidad de cualquier cantidad de datos durante muchos años por venir.

Para garantizar la seguridad contra manipulaciones: valores hash y cifrado se usan para garantizar el uso exclusivo de los mensajes a personal autorizado. Por ejemplo, los usuarios también pueden acceder a sus mensajes de correo electrónico en Microsoft Outlook y rápidamente buscar, encontrar y restaurar mediante la indexación de texto. Por otra parte, existe  software profesional de archivado de correo como MailStore Server que hace la diferencia entre una copia de seguridad tradicional y el archivado.

Conclusión:

Las copias de seguridad no pueden reemplazar el archivado, no se puede evitar el hecho de que las estrategias de TI de las empresas de seguridad tengan en mente dejar de incluir copias de seguridad, pero es importante la inclusión de archivado proactivo con el fin de garantizar la recuperación de desastres rápida y completa y evitar riesgos legales: una herramienta clave de seguridad y protección para la empresa.

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