Con 205 millones de mensajes enviados todos los días, el correo electrónico sigue siendo una de las maneras más populares de comunicarse, lo que significa que los buzones de muchas empresas hoy en día contienen todo tipo de información sobre clientes, información confidencial y familiar.

Tanto si se trata de datos bancarios, contratos de trabajo, direcciones IP o información más sensible, la llegada en mayo del 2018 del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) obligará a las empresas a tomar la responsabilidad de gestionar estos datos en serio.

 

Reglamento Europeo Protección de datos

GDPR en un vistazo

En resumen, GDPR abarca el derecho de los individuos a:

  • Tener acceso a sus datos personales
  • Pedir olvidar sus datos personales
  • Obtener una copia de sus datos en un “formato portátil”
  • Tener datos personales actualizados y mantenidos
  • Proporcionar consentimiento
  • Restringir dónde se utilizan sus datos
  • Ser notificado cuando hay una violación importante que involucra sus datos

Para obtener detalles completos sobre los requisitos de GDPR, recomiendo el sitio web de la Oficina del Comisionado de Información como un buen punto de partida.

A diferencia de la Ley de Protección de Datos de 1998, la pena por falta a estos reglamentos es grave.

Si tu negocio se encuentra en la Unión Europea, o si negocias con alguien en la UE, la infracción puede conducir a multas de hasta el 4% de su volumen de negocios o 20 millones de euros, lo que sea mayor.

GDPR es un tema amplio que recomendamos investigar, pero en este artículo, explicaremos cómo MailStore puede ayudarte con este aspecto de cumplimiento: sus comunicaciones por correo electrónico.

10 formas en que MailStore puede ayudar

El archivado de tu cuenta de Exchange, Office 365 o MDaemon con MailStore proporciona acceso rápido a un repositorio seguro y centralizado de todos los mensajes de correo para cumplir con los requisitos de GDPR mediante varias maneras.

1) Un registro completo de las comunicaciones por correo electrónico

Buscar datos personales con confianza del registro completo de todos los correos electrónicos del negocio. MailStore archiva nuevos mensajes a medida que van y vienen de sus cuentas, así como mensajes históricos directos de buzones y archivos Outlook PST.

2) Búsqueda rápida y potente en todos los correos electrónicos de la empresa

Asegurar una respuesta oportuna a una solicitud de datos. Producir una lista de todas las comunicaciones por correo electrónico de la empresa a una persona con solo una sola búsqueda es posible con MailStore. Utilizar una amplia gama de criterios incluyendo palabras clave, cadenas numéricas y dominios parciales.

3) Búsqueda en archivos adjuntos de correo electrónico

Cuando se buscan datos personales en el archivo, MailStore también busca en tipos de datos adjuntos comunes como Word, Excel y PDF.

4) Exportación a archivos PST, MSG o EML

Cumplir con los requisitos de portabilidad de GDPR para los individuos con sus resultados de búsqueda exportados en archivos reconocidos.

5) Eliminación masiva

Ayudar a cumplir con el derecho de un individuo a ser olvidado en los datos.

Los resultados de búsqueda de selección múltiple y la eliminación masiva del archivo siempre que tenga el nivel adecuado de autoridad.

6) Protección contra manipulación y eliminación

El archivado de correo electrónico está protegido contra la modificación por defecto, lo que le da la confianza sobre la integridad de los datos, qué ayuda a evitar posibles infracciones.

7) Cifrado (256-bit AES)

Limitar una brecha potencial en los datos. MailStore es capaz de cifrar los mensajes, las bases de datos subyacentes de los archivos y la pista de auditoría integrada. Esto significa que la información de metadatos, como líneas de asunto, remitentes y destinatarios, está encriptada, así como la estructura de carpetas del buzón archivado.

8) Protección contra la visualización no autorizada

Incluso un administrador de MailStore no puede acceder ni ver los archivos de los usuarios de forma predeterminada, de manera que se limita el potencial de una violación de datos. Esto se puede modificar, pero todos los cambios se registran en el registro de auditoría.

9) Datos limitados en computadoras portátiles y PC remotas

Minimizar el riesgo de infracciones de datos limitando la cantidad de correo electrónico que reside en los clientes de correo electrónico. MailStore purga automáticamente los buzones garantizando sólo el correo electrónico mínimo en los clientes y revocando acceso archivo fácil.

10) Pista de auditoría de acceso

Last but not least, MailStore incluye acceso limitado de sólo lectura para auditores y un registro de auditoría detallado para ayudar a identificar las infracciones y tener confianza en la integridad de los datos.

La cuenta regresiva a GDPR ha comenzado – asegúrese de estar completamente listo para el plazo de mayo de 2018.

Prueba gratuita de 30 días de MailStore

Si estás interesado en probar la funcionalidad discutida en esta publicación, te invitamos a que pruebes MailStore para cumplir el GDPR y las normativas de archivado. Puedes descargar e instalar la prueba gratuita de 30 días de MailStore. Nuestro equipo de soporte está para asesorarte y responder cualquier duda al +34 93 184 53 53 o mediante un email a soporte@interbel.es.


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