Seguro que en más de una ocasión te has preguntado cómo puedes conseguir ser más productivo. Si es así, debes saber que existen infinidad de técnicas que nos ayudan a mejorar nuestra productividad y conseguir realizar tantas tareas como nos sea posible a lo largo del día.

Hemos de partir de la base que no todas las técnicas de productividad son igual de válidas para todo el mundo, es por ello que deberemos escoger la que más nos llame la atención y adaptarla a nuestro día a día para evitar, así, caer en la procrastinación.

En este artículo te hablamos de algunas de las más conocidas, aunque existen multitud de técnicas no tan conocidas que han ido surgiendo y son igual de efectivas.

Getting Things Done

Inventado por David Allen, es el método de gestión de actividades más popular y seguido a día de hoy en el mundo. Se rige por los principios de recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

El GTD se basa en la idea que las personas necesitamos liberar nuestra mente de las cuestiones pendientes para poder centrarnos en la realización de las tareas y así ser más productivos.  Las cuestiones pendientes se almacenan en un lugar específico junto con las acciones necesarias para realizarlas.

También propone la realización de listas específicas según el contexto y sugiere que cualquier tarea que se pueda llevar a cabo en menos de dos minutos se realice al momento.

Kanban

Esta técnica, adaptada por David J.Anderson y orginial de la fábrica de automoción Toyota, consiste en dividir el proceso productivo en fases bien definidas que deben finalizarse antes de empezar la siguiente.

En este sistema prevalece la calidad frente a la rapidez y la visualización del flujo de trabajo del proyecto que se lleva a cabo. En un panel o pizarra se coloca un post-it por cada tarea que ha de realizarse formando columnas que se corresponden a cada una de las fases.

El Kanban se basa en los reglas de:

  • Empieza con lo que haces ahora.
  • Acepta el cambio.
  • Respeta el proceso en curso, las responsabilidades y los roles de cada individuo.
  • Ejercer un buen liderazgo en todos los niveles.

Pomodoro

La técnica del pomodoro consiste en dividir nuestro trabajo en fracciones de 25 minutos (pomodoros) para maximizar nuestro tiempo y ser más productivos. Cuando se finalice un intervalo se descansara durante 5 minutos y una vez superados 4 pomodoros el descanso será de 15-20 minutos.

Este método fue inventado por Franceso Cirillo el 1980 quien defiende que las pausas frecuentes propician la agilidad mental y minimizan la ansiedad provocada por el paso del tiempo durante la jornada.

Inbox Zero

En la actualidad la mayoría de nuestras tareas surgen del correo electrónico, por lo que esta técnica nos ayudará a mejorar nuestra productividad a través de la gestión efectiva de nuestros mensajes y así eliminar el estrés que provoca ver decenas de mensajes sin leer o pendientes en la bandeja de entrada.

Inbox Zero consiste en vaciar nuestra bandeja de entrada cada día a primera hora mediante el procesado de los mensajes y su clasificación según su utilidad. Para ello, nos propone:

  • Archivar los correos antiguos que ya no nos sean necesarios
  • Eliminar la carga de mensajes eliminando subscripciones a boletines
  • Consultar el correo electrónico en determinados momentos del día
  • Convertir cada mensaje en una acción
  • Usar plantillas para agilizar las respuestas.

Estas son las técnicas más conocidas y que en mayor o menor medida utilizamos en Interbel. ¿Y tú, cual utilizas?

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