movilesHace apenas unos cincuenta años, la transmisión de mensajes y documentos escritos debía realizarse exclusivamente en papel impreso y por medio del uso del correo postal. Este servicio era bastante lento y además no podía garantizar seguridad de recibo. En los años setenta (1974) aparecen los primeros servicios de fax que permitían el envío de una página entre 4 y 6 minutos de tiempo. Esto fue revolucionario para la micro o hiper empresa de la época y se convirtió en la forma principal de comunicación.

En la misma época, 1971, el ingeniero Ray Tomilnson envía el primer correo electrónico. Este sistema creció gradualmente, apareciendo el nombre e-mail en 1982, comprando Microsoft hotmail en 1997 cosa que, junto al crecimiento del Internet y aumento de cantidad de ordenadores, permitió la popularización gradual del sistema. El término e-mail (del inglés electronic mail) utiliza la idea de correo como un paralelo del conocido correo postal. Existe un destinatario y un remitente de un mensaje, en este caso transmitido en segundos, sin necesidad de impresión, recibido en un buzón de correos. Este sistema revolucionó las posibilidades de transmisión de información convirtió al sistema postal en el llamado “sistema de caracoles” en la jerga de internet.

La importancia del sistema de correo electrónico ha crecido gradualmente en los últimos veinte años hasta convertirse hoy en día en la forma principal de comunicación a nivel mundial, llegando en el año 2013 a haber 3,9 billón de cuentas de correo electrónico a nivel mundial entre las que el tráfico de mensajes corresponde en su mayoría a correos de empresas, alrededor 100 billones de mensajes enviados y recibido por día.

El alto volumen de flujo de correos electrónicos empresariales a nivel mundial, muestra que una gran parte de la actividad de una empresa se realiza por este medio. Dada la rapidez con que estos mensajes circulan, puede ser decisivo que los usuarios tengan la posibilidad de acceder constantemente a su buzón de correos para poder reaccionar frente a una situación cuando ésta lo requiera. Por ejemplo, la llegada de un correo que comunique una situación de emergencia frente a la cual se debe actuar en seguida; la comunicación con colegas que trabajan en otros husos horarios, con lo que esperar al día siguiente para cada intercambio alargaría mucho los procesos; la necesidad de intervenir en una negociación en la cual se perdería participación si se interrumpe la conexión durante doce horas. Estos son algunos ejemplos de situaciones en las cuales debido a la velocidad de los intercambios por medio del email, es importante tener acceso permanente a ellos ya que de no se ser así, en poco tiempo puede haber daños a los asuntos de la empresa.

Por esta razón, el tener acceso a los correos electrónicos 24 horas al día, 7 horas a la semana es imprescindible para aquellos que tengan influencia sobre asuntos en proceso. Las tecnologías disponibles de sincronización de correos entre ordenadores y dispositivos móviles permiten mantener esta conexión. Así, al tener un ordenador fijo en la oficina, el buzón de correos se puede sincronizar con el del teléfono móvil, el ordenador portátil o la tableta en casa. Esta tecnología permite que una persona que tenga un mínimo de responsabilidad sobre algún asunto de la empresa pueda estar informada de cualquier acontecimiento inesperado, o este localizable en caso de necesidad. No se trata de estar constantemente activo en el buzón sino de mantener ese canal abierto para no interrumpir el flujo de los asuntos por falta de accesibilidad a los actores en juego.

Caída del servidor y sistemas de respaldo

A pesar de su alta eficiencia como sistema de comunicación, no debe sobrestimarse la seguridad del correo electrónico. Como todo sistema, el e-mail tiene también ciertos riesgos en términos de fiabilidad. Uno de estos es la posible caída del servidor que almacena los mensajes y la pérdida de esta información. La información digital es muy ventajosa pero puede ser muy efímera, un disco duro conteniendo cientos de miles de archivos se puede borrar en solo segundos. Si esto sucede, el coste para una empresa puede ser enorme. Por esta razón, es importante tener un sistema de respaldo de todo el contenido de los mensajes recibidos.

Existen servicios disponibles en el mercado que ofrecen a las empresas la posibilidad de crear este tipo de backups para su información. Estos utilizan sistemas que crean copias de seguridad de la información generada y varían desde backups vía servidores propios del cliente hasta el uso de servidores remotos Cloud organizados para permitir el almacenamiento de datos, manteniendo la posibilidad del acceso en linea a la información.

Si se tiene una empresa, ya se pequeña o grande, es importante informarse sobre cuál es el sistema de copias de correos electrónicos más adecuado para su situación. Así como es necesario mantener ese flujo de comunicaciones en el email 24×7 (24 horas 7 días a la semana), es igualmente importante proteger el contenido de esos intercambios ya que esta información es parte valiosa de los bienes una empresa.

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