Email Archivo

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¿Qué es archivar el email?

Archivar el email es un proceso que nos permite guardar todos nuestros correos electrónicos en un servidor externo y recuperarlos a través de un simple motor de búsqueda. Además, el archivado nos permite también clasificar los emails mediante un sistema de carpetas. Con un buen archivado conservaremos tanto el correo entrante y saliente como la organización por carpetas que hayamos dispuesto.

  1. ¿Por qué es importante archivar el email?
  2. Otras ventajas
  3. ¿En qué se diferencia el archivado del backup o copia de seguridad?
  4. Problemas típicos de quienes no aplican archivado profesional
  5. ¿Para quién resulta útil el archivado?

 1. ¿Por qué es importante archivar el email?

Archivar el email tiene grandes ventajas que facilitan la vida de las empresas:

  1. Inbox zero: A nuestra bandeja de entrada llega cada día una gran cantidad de correo electrónico. El archivado de correo nos permite guardar todos esos mensajes y clasificarlos en distintas carpetas creadas por nosotros mismos. Así pues, podremos ordenar los emails en función de los parámetros que creamos oportunos como, por ejemplo, el nombre del cliente del que provienen o la importancia que tienen. Este proceso nos ayuda a mantener nuestra bandeja de entrada en orden, solo dejando a la vista aquellos emails que nos recuerdan las tareas pendientes de realizar. De este modo, mantenemos una limpieza visual y ayudamos a aumentar nuestra productividad.
  2. Seguridad: Archivar todos los emails entrantes y salientes en softwares específicos para ello, permite tener la garantía de que no se va a perder ningún dato. Con ello, todos los correos quedan almacenados sin posibilidad de ser eliminados.
  3. Búsqueda rápida: El almacenamiento de los emails vía archivado nos permite acceder rápidamente a la información precisa que necesitamos a través de un sencillo motor de búsqueda. Así pues, tendremos la posibilidad de localizar un correo electrónico con un simple dato, ya sea el nombre del emisor o el receptor, los archivos adjuntos añadidos, el asunto, el cuerpo del mensaje, la fecha … Encontraremos los emails que necesitamos buscamos con un solo click.

   2. Otras ventajas

  1. Servicio al cliente: Con el archivado del email, nos aseguramos mantener guardados y ordenados todos los correos electrónicos. De este modo, podremos disponer, en cualquier momento, de toda la información relativa a cada uno de nuestros clientes. Recuperamos todas las conversaciones mantenidas, sea cual sea la cuenta de correo que hayamos utilizado dentro de la empresa, y pudiendo así ofrecer un servicio más rápido y preciso ante cualquier consulta.
  2. Ventajas legales: Tener el correo correctamente archivado ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales relativos al correo electrónico (eDiscovery, etc.) , así como a guardar y encontrar fácilmente los mensajes para, entre otras cosas, utilizarlos como pruebas en procedimientos judiciales. Si usamos determinado software específico de archivado de correo, estaremos además cumpliendo con la LOPD.
  3. Ahorro económico: Si archivamos el email con software específico para ello, nos ahorrarnos los costes relacionados con el aumento del espacio del almacenamiento y de la elaboración de copias de seguridad y restauración.
  4. Independencia: Sin un correcto archivado. en caso de que el servidor de correo propio falle, tendremos que estar horas, o incluso días, sin tener acceso a la información almacenada en nuestro correo electrónico. Si tenemos un servicio de archivado en un servidor de correo local los trabajadores podrán acceder a su información, evitando que el funcionamiento de la empresa se vea interrumpido en ningún momento.

3. ¿En qué se diferencia el archivado del backup o copia de seguridad?

La principal ventaja del archivado es la facilidad de uso con la que podemos recuperar el contenido de los emails. Cuando hacemos una copia de seguridad, toda la información queda almacenada en archivos de gran tamaño. En medio de esa cantidad de datos, resulta complicado localizar un mensaje concreto. Para conseguirlo, será necesaria una importante inversión de tiempo y de servicios técnicos. Con el archivado, los mensajes quedan almacenados por carpetas y el usuario puede recuperarlos de forma rápida y sencilla a través del buscador.

Por otro lado, a diferencia de lo que ocurre con el backup o copias de seguridad, archivar el email implica que cualquier correo entrante o saliente queda almacenado y, si el archivado se hace con software específico, cualquier correo se puede recuperar. En estos casos, el archivado ofrece un completo control sobre la correspondencia electrónica sobre la que se utiliza.

Además, el almacenamiento de los datos a largo plazo y la posibilidad de poder utilizar los emails en procedimientos legales (tanto litigios como auditorias) son otras de las ventajas que ofrece el archivado frente a la copia de seguridad.

4. Problemas típicos de quienes no aplican archivado profesional

  • Necesidad de buzones de tamaño muy grande. Cuando se acumulan los mensajes, nos vemos en la necesidad de contratar servidores con mucho espacio de almacenamiento. Sin embargo, los correos archivados, al estar almacenados en servidores externos, nos permiten ahorrarnos dicho espacio.
  • Años de mensajes históricos que no se quieren perder. Además, archivar el email con un software específico nos permite conservar a largo plazo todos y cada uno de los mensajes sin posibilidad de pérdida.

 5. ¿Para quién resulta útil el archivado?

  • Administradores: Para estos perfiles, caracterizados por efectuar muchas búsquedas de correo, un buen archivado puede significar un ahorro de tiempo y espacio. Dicho ahorro se debe a la reducción de espacio de almacenamiento que conlleva el archivado y que, consecuentemente, implica un aumento en la velocidad de carga.
  • Usuarios: Los usuarios tienen garantizada la total seguridad de sus emails y pueden encontrar cualquiera de estos rápidamente a través de una interfaz sencilla y amigable.
  • Empresarios: Mediante el uso del archivado en una compañía, los responsables pueden mantener el control de todos los emails que entran y salen en cada momento además de gestionar los permisos que tiene cada usuario sobre el contenido archivado. Además, el archivado produce una reducción de los costes operativos ligado a un aumento de la productividad.