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 Email Backup

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¿Qué es el backup?

Una copia de seguridad, o backup, es una copia de datos que evita la pérdida de informaciónalmacenada en el ordenador o servidor informático. Así pues, ante cualquier fallo o error en el sistema informático podremos recuperar, e incluso restaurar, nuestros datos y minimizar en gran parte los daños sufridos.

  1. ¿Dónde queda guardada la copia de seguridad?
  2. ¿Por qué hacer Email Backup?
  3. ¿EmailBackup o EmailArchivo?

1. ¿Dónde queda guardada la copia de seguridad?

En función de las necesidades de cada empresa, las copias de seguridad pueden guardarse en dos lugares distintos:

  1. Dispositivo físico (Memorias externas, servidores locales, etc.): Esta es la opción más tradicional y la que, aparentemente, nos da más seguridad. Sin embargo, los dispositivos físicos también pueden estropearse y dejarnos en la estacada. Además, esta opción tiene como desventaja el elevado coste que supone el espacio necesario para el almacenado de toda la información.
  2. En la nube. En este caso, tenemos la ventaja de la escalabilidad, de modo que podemos ir aumentando el espacio contratado a medida que crecen nuestras necesidades. Además, tenerlo en la nube nos permite no depender de un elemento físico que pueda deteriorarse. Guardando nuestras copias en la nube, podremos acceder el contenido desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, de modo que no tendremos que estar presencialmente en la empresa para poderlo recuperar.

En cualquiera de los dos casos necesitaremos siempre una segunda copia de seguridad para garantizar que no se produzca ninguna pérdida en caso de que falle la primera. Si la información está en un servidor local, necesitaremos una copia en un sitio absolutamente independiente del primero. Si la información está cloud, siempre será necesaria una copia local de seguridad.

  2. ¿Por qué hacer email backup?

 Hoy en día, los emails representan un porcentaje muy alto de la información sobre la que se sustenta nuestra empresa. El Grupo Radicati, una prestigiosa firma internacional de investigación de mercado en el ámbito de la tecnología, afirma que en 2015 se mandaron y se recibieron una media diaria de 112,5 millones de emails relacionados con la empresa.  Resulta pues imprescindible que las copias de seguridad también se integren en el email y se evite así poner en riesgo esa gran cantidad de información.

 3. ¿EmailBackup o EmailArchivo?

 Tenemos que tener en cuenta que, por las características de su naturaleza, el email merece un tratamiento especial al resto de información de la empresa. Existen algunas necesidades particulares en el almacenamiento masivo de emails que no se pueden conseguir con una simple copia de seguridad:

  • Almacenamiento de datos que nos permita efectuar búsquedas en grandes volúmenes de emails.
  • Alto nivel de compresión que disminuya el espacio de almacenamiento requerido.
  • Almacenaje constante. Las copias de seguridad suelen activarse de forma periódica, de manera que diariamente, y en una hora concreta, se realiza una copia de todos aquellos emails nuevos entrantes. Por lo tanto, es posible que, en caso de tener algún problema en el lapso de tiempo existente entre un copia de seguridad y la siguiente, podamos perder los emails enviados y recibidos en ese periodo.
  • Exigencias legales como el cumplimiento de los requerimientos de protección de datos que indica la ley LOPD para aquellos ficheros con datos de nivel alto almacenados en el email.

Por todas estas características, una simple copia de seguridad no es la opción más útil a la hora de proteger nuestro correo. Las copias de seguridad están pensadas únicamente para poder recuperar la información en caso de pérdida. Sin embargo, el archivo nos ofrece muchas más ventajas de cara al almacenado del email y a su disponibilidad inmediata, con todas las mejoras en productividad y ahorro que esto supone.