Si realiza una copia de seguridad de su correo electrónico como parte de una rutina habitual, podría pensar, equivocadamente, que cada vez que realiza un archivado se duplica en el sistema.

Si no está haciendo nada en absoluto, debería seguir leyendo este artículo:

Sea porque usted recibe su correo electrónico en un servidor ubicado en su oficina, o un servicio en la nube como Gmail o Office365, vale la pena que esté informado de los beneficios que obtiene al archivar sus documentos, ofertas, pedidos…

Cuando usted archiva un email, lo traslada de la bandeja origen a la carpeta deseada manteniendo el archivo en el misma ubicación. Únicamente cambia su posición y su visibilidad (no lo encontrará en la bandeja de origen). Por el contrario, realizar una copia de seguridad consiste en guardar una copia de los datos en una ubicación distinta desde la cual se podrá recuperar la información.

Para que entienda mejor y más fácilmente la diferencia entre hacer un archivado o un backup de su correo electrónico hemos resumido los puntos clave en la siguiente tabla:

Comparativa entre Archivado y copia de seguridad

Misión Backup Archivado
Reducción de la carga del servidor de correo electrónico, simplificación de la copia de seguridad y restaurar los procesos por correo electrónico en movimiento NO SI
Eliminación de las cuotas de buzón NO SI
Eliminación de los archivos PST NO SI
Reducción de los requisitos de almacenamiento con almacenamiento de instancia única NO SI
Archivo completo de todo el correo electrónico No, por ejemplo, el correo electrónico se puede eliminar inmediatamente después de ser recibido y por lo tanto, antes de ser copiado. SI
Archivo de todo el correo electrónico a prueba de manipulaciones NO SI
Indexación de texto completo de los correos electrónicos para búsquedas rápidas NO SI
Restauración simple y rápida de mensajes de correo electrónico perdidos No, las copias de seguridad primero se deben restaurar por los técnicos de TI con un gran gasto de esfuerzo. Si, los usuarios pueden restaurar correos electrónicos utilizando la tecnología de ‘Restauración con un clic “.
Indexación de texto completo de los correos electrónicos para búsquedas rápidas NO SI
Cumplir con los requisitos legales NO SI

Información traducida y ampliada desde Zensoftware.

Ahora que ya sabe cual es la diferencia, ¿Ud qué prefiere, copiar o archivar?

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Showing 2 comments
  • Davo

    Creo que tienen funciones diferentes, por ello existen las dos obciones. El backup/copia/respaldo lo que hace es un copia total de todos los correos (disponibles al momento de realizarlo). Este sirve para restaurarlo en caso de un evento de desastre. Pero también sirve para migrarlo a un sistema diferente o a un nuevo servidor como ubucación independiente.

    • Vanessa Bosch

      Gracias Davo por tu comentario. Lo sabemos, la verdad es que llevamos productos que hacen ambas cosas, solo que dependiendo del negocio que tengas, te funciona uno, el otro, o quizás ambos. Piensa que el archivado de correo, hace que te olvides de los *pst y que puedas tener a un solo click correos electrónicos de hace 10 años, o encontrar todos los emails cruzados con un solo cliente, independientemente de quien, dentro de tu empresa, haya hablado con él. 😀