Gran parte de nuestra jornada laboral la dedicamos a responder  la mayoría de  los correos electrónicos que recibimos, pero a pesar de eso aún hay muchos profesionales que no saben cómo usar el email adecuadamente.

Debido al gran volumen de mensajes que leemos y escribimos a diario estamos expuestos a cometer errores que pueden tener graves consecuencias. Es por eso que, como en las conversaciones cara a cara, en los emails hemos de saber mantener las formas.

¿Qué reglas de etiqueta nos pueden ayudar?

A continuación tenemos una serie de normas de etiqueta para los correos electrónicos que nos dará una pista sobre lo que es idóneo en la comunicación por e-mail.

  1. El asunto ha de ser lo más claro y conciso posible. Leer el asunto nos ha de dar una idea clara del contenido del correo electrónico. De esta manera nos aseguraremos de que nuestro email no sea ignorado.
  2. Utilizar una dirección de correo profesional. Si trabajas en una empresa lo más adecuado es utilizar la dirección de la empresa, pero si no tienes intenta utilizar una dirección que contenga tu nombre. Así te harás más visible para los destinatarios y darás una mayor imagen de profesional.
  3. Escribe mensajes simples y claros. En los emails es mejor ser claro y evitar dar rodeos para que toda la información que ha de ser transmitida llegue directamente al destinatario y evitar confusiones. Para ello utiliza frases simples y cortas, te ayudará a simplificar la lectura del correo.
  4. Responde rápidamente. Lo mejor es evitar que pasen días antes de dar una respuesta al correo electrónico. Lo más adecuado es responder antes de transcurridas las 24 horas desde la recepción del mismo.
  5. Tener cuidado con la ortografía, la gramática y la puntuación. Un email lleno de faltas de ortografía y con una puntuación errónea da una imagen de mal profesional, con lo que debemos tener especial cuidado y asegurarnos que todo esté bien escrito.
  6. Comprueba que la dirección del destinatario es la correcta. Para evitar errores o enviar el correo antes de acabar de escribirlo introduce la dirección del destinatario en último lugar y comprueba que es la correcta. Del mismo modo hemos de comprobar que los documentos adjuntos comentados en el texto estén incluidos adecuadamente en el correo electrónico.
  7. No enviar un email cuando se esté enfadado. Esto nos evitara que después nos arrepintamos de lo que hemos escrito.
  8. Utilizar el “responder a todos” solo cuando sea necesario. Hemos de evitar utilizar esta fórmula si no estamos seguros que todos los destinatarios han de participar del correo electrónico.
  9. Evitar las bromas y el sarcasmo. Este tipo de humor no suele quedar bien reflejado en el email, por lo que el destinatario puede entenderlo mal y generarse conflictos como consecuencia.
  10. Incluye una firma. Es la forma más adecuada de ofrecer información de contacto al receptor del correo electrónico y así facilitar el contacto en caso de dudas. Además aumenta la visión de profesionalidad.
  11. Utiliza un lenguaje profesional. Debemos evitar utilizar coloquialismos como si habláramos con un amigo, así como los diminutivos en el nombre de las persona a no ser que ellos hayan expresado ese deseo en algún momento.
  12. Tener en cuenta la cultura del destinatario. Si el destinatario pertenece a una cultura o país distinto hay que ir con especial cuidado pues es más fácil que se den malos entendidos, en especial en el lenguaje escrito, ya que no podemos ver el lenguaje corporal de la persona.
  13. Escoger una tipografía clásica. Todo tipo de letra tiene su momento y para correos profesionales mejor utilizar tipografías fáciles de comprender y que denoten seriedad.
  14. Utiliza las fórmulas de cortesía. Siempre es recomendable incluir las palabras “gracias” y “por favor”.
  15. Evitar utilizar las mayúsculas. El uso de las mayúsculas puede resultar agresivo para el destinatario y dificultar la lectura.
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