La importancia de archivar tu correo: La relación de la LOPD y el archivo del correo electrónico.

LOPD-y-el-archivo-del-correoEl correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas en el mundo. Por su rapidez y efectividad representa un medio de comunicación oficial que impacta la vida de millones de personas y usuarios.

Tal es la importancia de este medio que se han implementados formas, y normas, para proteger la seguridad de los datos que se envían o reciben, ya que dependiendo de cada empresa, trabaja con información sensible tales como nombres, fechas, contactos, direcciones o cuentas bancarias que puedan poner en riesgo la seguridad y la privacidad de los usuarios, así como de la compañía.

La seguridad legal habla sobre cómo distintos países han establecido leyes que exigen que empresas archiven su correo electrónico para posibles futuros procedimientos legales, ya sea si se trata de pequeños o grandes negocios, todos deben cumplir con esta seguridad legal.

Un ejemplo claro es la Ley Orgánica de Protección de Datos o LOPD en España, una ley que tiene como objetivo garantizar y proteger los datos de las personas para que no se usen en su contra, y como una manera de regularizar la información de usuarios para evitar la delincuencia y los delitos en internet, en este caso especialmente para el email.

Así mismo, dependiendo de la importancia de los mensajes, se deben seguir una serie de normas y reglas para poder proteger la información de los usuarios, por ejemplo si la información con la que se trabaja es muy importante será necesario un alto control de seguridad como cambios realizados, control de acceso,  auditorías y  cifrado, elementos que aseguran la confiabilidad de la información.

Normas de LOPD
Para cumplir con la LOPD de manera general es necesario seguir estas instrucciones:

I. La realización de copias de seguridad del correo electrónico mínimo de manera semanal.
II. Conservar copias de respaldos y recuperación en distintos lugares de donde se encuentran como procedimiento y medida de que la información estará disponible aunque se pierda la fuente.
III. Usar cifrado de datos para enviar y abrir el correo electrónico para que la información no pueda ser manipulada o usada por terceros.

Todo esto como garantía de la conservación, localización y consulta de la información de los correos electrónicos,  y así evitar multas de 40.001 hasta 300.000 euros por el incumplimiento de estos procedimientos.

¿Por qué asegurarse de realizar copias de seguridad correctas?             
Respecto a las copias de seguridad es común que surjan detalles y problemas que generan problemas al usar las copias de seguridad: se pierden las copias de los correos electrónicos borrados entre cada copia, se sobrescribe una copia sobre la anterior y por ende se pierde, vulnerabilidad de la información, robo de datos y por la cuestión de la falta de control de permisos de datos usados por la empresa.

Estos correos que archivemos deben ser resguardados de forma privada para que puedan ser las personas involucradas tengan conocimiento de su información, puedan consultarla y así se mantenga su privacidad en todo momento frente a cualquier necesidad.

Para evitar problemas y estas multas es vital contar con un sistema de archivo y control, y así cumplir con los requerimientos respecto a la seguridad del correo electrónico:
Copias automáticas, copia de correos entrantes y salientes con reducción de espacio de archivos adjuntos, sistema para evitar la manipulación y control de permisos de alta seguridad. 

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Interbel, junto el asesoramiento de los mejores bufetes de abogados, hemos elaborado un informe legal, GRATUITO, que pensamos pueden ayudarte a entender todos los requerimientos legales que hay sobre el archivo del email y sus adjuntos, y cumplir con la LOPD, ya seas una empresa privada o pública.

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