Problemas que nos encontramos como usuarios cuando el Outlook se queda “colgado” o no responde.

El Outlook es el equivalente a un buzón de correo, agenda y calendario en una plataforma única. Se utiliza principalmente para el envío, recepción, y administración de correos electrónicos.

Outlook, permite administrar el calendario, contactos y compartirlos tanto con amigos como con colegas a través de Internet. Es un programa muy utilizando ya que funciona tanto de forma independiente, como en red para múltiples usuarios en una organización, permitiendo compartir buzones de correos, agendas y documentos al ser utilizando con el Servidor Microsoft Exchange o Microsoft SharePoint.

La posibilidad de sincronizar estas tareas entre un numero de empleados determinado ofrece una alta eficiencia para coordinar tareas y manejo de información.

El Outlook está lento, la eficiencia disminuye. ¿Porqué sucede ésto?

Un problema recurrente es que el rendimiento de Outlook se vuelve lento una vez pasado un tiempo de su utilización por un mismo usuario. La razón de esto suele ser la falta de optimización de la información de correos que satura la capacidad del programa y no le permite funcionar adecuadamente.

Outlook almacena toda la información del usuario, desde correos electrónicos hasta agendas, citas, notas etc. en un archivo cuyo nombre es la cuenta de correo electrónico correspondiente con la extensión .pst (nombre_correo@dominio.pst). Este archivo es el equivalente a un cajón donde se guardan los datos de todo lo que sucede en la oficina. Una vez pasado el tiempo, si el cajón está demasiado lleno, el almacenamiento se vuelve torpe y es necesario reorganizar. Lo mismo sucede con el archivo .pst, después de un tiempo de acumular información día a día, la cantidad excede la permitida por el programa y esto dificulta su funcionamiento. El tamaño máximo que debe tener este archivo es de 2 GB. Una vez superado este número, comenzará a haber problemas de velocidad e incluso puede ocurrir un proceso de borrado de archivos de forma automática.

¿Cansado de estar horas archivando Emails?

Olvídate de los pst* con MailStore

 

 

 

¿Cómo puedo optimizar mi Outlook?

Una forma de prevenir este tipo de problemas es tomar la costumbre de borrar correos y datos no necesarios día a día. Una vez que el archivo ya ha llegado a su limite, hay varias soluciones posibles:

1. Compactar el archivo
Existe una herramienta incorporada al programa que reordena y optimiza el espacio que ocupan los diferentes elementos dentro del archivo pst.

Los pasos para acceder a esta función son:

  • Hacer clic en el botón derecho del ratón sobre Carpetas personales (para Outlook 2003-2007) o sobre el nombre de correo (para Outlook 2010-2013)
  • Opción – Propiedades de ‘Carpetas personales
  • Opción – Avanzadas
  • Opción – Compactar ahora

2. Utilizar “Limpieza de Buzón”

Por ultimo se puede utilizar la herramienta de limpieza de buzón disponible en el menú Herramientas / Limpieza de buzón (para Outlook 2007), o bien desde Archivo / Información / Herramientas de limpieza (para 2010 o 2013).

3. Utilizar “Autoarchivar”

Esta opción permite redistribuir la información de un archivo .pst en diferentes archivos más pequeños según ciertos parámetros. Por ejemplo, podemos pedir que todos los correos anteriores a cierta fecha se guarden en otro archivo (llamado archive.pst) Este archivo puede guardar múltiples subcarpetas e incluso puede ser configurado para reorganizar ciertos datos periódicamente.

Para realizarlo debemos ir a Archivo / Opciones / Avanzado: hacer click en “Configuración de autoarchivar…”
Este menú ofrece las opciones de configuración para a esta función.

4. Desactivar la RSS
Outlook está conectado automáticamente a los canales RSS (lector de feeds) de internet. Su desactivación puede ayudar a reducir la cantidad de datos procesados.
Se puede desactivar en el menú: Archivo / Opciones / Avanzado

5. Archivado Corporativo
Un archivado corporativo me permite guardar y archivar todo mi correo electrónico, y archivos adjuntos, ayudando a disminuir la carga de nuestro servidor.

Siguiendo estas pautas, podemos hacer que nuestro Outlook funcione mejor y mejoremos nuestro rendimiento aumentando, así, nuestra productividad.

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