El Estudio Enterprise Mobility 2015 arroja datos sobre la movilidad empresarial desde una perspectiva de gestión de recursos humanos: de acuerdo con esta investigación de mercado de tecnología por parte del Instituto TechConsult, la movilidad empresarial continúa en desarrollo y cada vez toma un papel más importante en los cambios de procesos de trabajo…

“La mayoría de los expertos en recursos humanos que participaron en el estudio utilizaban su móvil, tableta u otros dispositivos para conducir la productividad”. El 64%  de los representantes de recursos humanos de la encuesta cree que menos proyectos o tareas fracasarían si los participantes pudieran hacer el trabajo de manera móvil y si las condiciones de trabajo promovieran este tipo de compromisos. Mientras que el 66% ve el trabajo flexible como la representación de una ventaja a largo plazo y el 7% considera que el trabajo móvil es un factor básico para garantizar el ahorro de tiempo para completar con los proyectos de la empresa.

No cabe duda de que el correo electrónico es uno de los métodos más importantes de la comunicación en los negocios. Por esta razón todos los correos creados o procesados por empresas particulares deben estar sujetos a las obligaciones de cumplimiento por ley. Una ventaja del software de administración es el archivado de correo electrónico para que gerentes de pequeñas y medianas empresas puedan garantizar la compatibilidad y protección de un buen archivado. Además, se debe considerar que los empleados pasan grandes partes del día en el camino, ya sean representantes de ventas o encargados de finanzas, todos pueden utilizar MailStore Server para archivar sus correos electrónicos en sus dispositivos móviles.

Lars Talaschus, ingeniero en sistemas de MailStore explica como todo funciona:
MailStore Server proporciona a los empleados un gran número de formas diferentes de acceder al archivado, incluyendo la interfaz nativa para el cliente de MailStore, el complemento, la interfaz web de Outlook y el servidor IMAP integrado. Todas estas interfaces también se pueden utilizar para acceder al archivo en un dispositivo móvil”.

Hoy en día, MailStore puede ser usado mediante LAN interna, con una serie de medias en marcha para permitir a los empleados estar conectados al archivado, a través de la configuración de puertos, en compañía de MailStore Server con las funciones de reenvío de puertos como Port Forwarding, NAT Destination o DNAT, así como usando proxys inversos donde se encuentra la instalación.

Algunas recomendaciones incluyen evitar que los usuarios posean dos direcciones IP o nombres de host para acceder a los archivos, ya que es preferible acceder al archivado con un único nombre de host. De esta manera el servidor DSN resuelve el nombre de host en la dirección IP de la LAN interna y externa. También es posible usar un servicio DynDNS si no se cuenta con un dominio de para resolver direcciones.

Otro punto importante, es que si los empleados están conectados a la LAN mediante un túnel VPN no se requieren configuraciones adicionales y se les permite acceder a los correos desde sus móviles. Cuando el usuario no tiene acceso a Internet, el administrador MailStore o un usuario con autorización de exportación pueden exportar el archivo relevante como un archivo PST y enlazar este archivo con perfil de la perspectiva del empleado, lo que permite que el empleado para acceder al archivo de correo electrónico, incluso sin Acceso a Internet.

Al exportar los archivos PST, es importante tomar las limitaciones de tamaño normal PST en cuenta. Hay nuevas versiones de Outlook, el límite es o bien 20 GB o 50 GB. Si otro cliente de correo electrónico está siendo utilizado como Outlook, el archivo también puede ser exportada en forma de archivos EML. Si esta exportación se lleva a cabo en un directorio indexado por la búsqueda de Windows, el usuario simplemente puede encontrar los mensajes de correo electrónico utilizando la función de búsqueda integrada en el menú Inicio.

Definitivamente la movilidad empresarial afecta directamente en la eficiencia y productividad en pequeñas y medianas empresas, por lo que es conveniente adoptar medias que promueven y aseguren un uso eficiente de herramientas como el archivado que muchas veces pueden sacarnos de un apuro.

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