Nos toca editar un mismo documento con un compañero pero no podemos estar juntos. ¿Cómo lo hacemos? Fácil, utilizando alguna de las múltiples herramientas de colaboración en línea que existen. Además de facilitarnos el trabajo en la oficina, también nos permiten almacenar todos los documentos que queramos en la nube y acceder  a ellos desde dónde y cuando queramos. Es por eso que hoy os hablaremos de Google Drive y porqué es bueno para nuestra productividad.

Google Drive es una herramienta colaborativa que funciona en la nube de Google. Apareció en 2012 y en la actualidad está disponible en 68 idiomas distintos y ya son más de 240 millones los usuarios que han escogido Google Drive para su uso diario. Esto se debe, en su mayoría de casos, a su facilidad de uso y apariencia similar a la de Microsoft Office. Además de permitir la sincronización de todos los dispositivos que cuenten con la aplicación.

¿Por qué es bueno para nuestra productividad?

Son bastantes los motivos que hacen de Google Drive una buena herramienta para nuestra productividad y por los que, cada vez más, las empresas lo incorporan a su flujo de trabajo.

  1. Unifica varias aplicaciones. Google Drive hace las veces de Word, Excel y Power Point. Todo en un solo programa. Así evitamos tener que instalar estos en cada dispositivo y perder el tiempo de pasar de uno a otro mientras trabajamos.
  2. Los documentos siempre disponibles. Podemos acceder a los archivos guardados en Drive desde cualquier dispositivo en el que tengamos acceso a Internet y no hemos de llevar constantemente encima el USB o disco duro para tener toda la información con nosotros.
  3. No necesita infraestructura. Lo único que necesitas para acceder a tus documentos desde donde quieras es una cuenta de Google. Se acabó el tener una configuración de red en la oficina, un servidor o tener que pagar por un servicio de cloud. Todo se incluye en tu cuenta de Google.
  4. Documentos muy fáciles de compartir. Según más nos interese podemos dar distintos grados de compartición de documentos: sólo lectura o lectura y edición. Simplemente tendremos que escribir el correo electrónico asociado a Google de la persona que queramos y asignarle el grado que deseemos.
  5. Edición simultanea. Varios usuarios pueden trabajar en un mismo documento a la vez sin miedo a que se estropee o que interfiera en el trabajo de los demás. Los cambios que se llevan a cabo se pueden ver en tiempo real.
  6. Variedad de formatos. Google Drive nos permite guardar los documentos en múltiples formatos, así podremos escoger el que más nos interese para cada documento. Nos ahorraremos espacio y tiempo al no tener que contar con un conversor de archivos.
  7. Seguridad. Periódicamente realiza copias de seguridad, así como almacena los documentos borrados durante un plazo de 30 días para que los podamos recuperar en caso de borrado accidental o caída del sistema. Además, en su versión para el trabajo (Google Drive for Work) cuenta con funcionalidades específicas para la seguridad, así como un equipo de soporte disponible 24/7.

Con todas las posibilidades que nos ofrece Google Drive es sorprendente ver que aun hay muchas empresas y personas que complican su productividad utilizando múltiples aplicaciones.

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