riesgos-emailEl correo electrónico es una valiosa herramienta de trabajo para las comunicaciones de una empresa. Ofrece posibilidades de conexión instantánea con el mundo que eran impensables hace apenas unos veinte años. Así como tiene muchos beneficios, también viene acompañado de ciertos riesgos que es importante considerar y prevenir para evitar que se convierta en un elemento negativo para el funcionamiento de la compañía.

La persona encargada de la administración de la plataforma de correo y su buen desempeño debe estar alerta a los diferentes tipos de riesgos que ésta enfrenta.

 

Responsabilidad legal

 El empresario suele tener la responsabilidad legal sobre toda la información transmitida en, y desde sus sistemas. Esto significa que puede verse enfrentado a un proceso legal en su contra si algún empleado o cliente se muestra ofendido por contenido inapropiado que se transmita en sus redes. Por esta razón, el envío de correos electrónicos con contenido inapropiado puede resultar en altas multas (incluso millonarias) para la compañía y es algo que debe controlarse con un mecanismo de supervisión como los que ofrecen algunos sistemas de seguridad de email.

Conformidad regulatoria

Existen reglamentos específicos para diferentes tipos de industrias que apuntan todos al mismo principio de base. Esto es, que obligan a las compañías a guardar un registro de sus correos electrónicos de forma segura, para así proteger el contenido de las comunicaciones y la privacidad de sus clientes. El no cumplimiento de estos reglamentos también puede significar a la compañía multas que alcanzan cifras millonarias, cosa que un buen sistema de almacenamiento y copia de seguridad de correos electrónicos puede ayudar a evitar. 

 

Pérdida de productividad

El correo también puede ser una herramienta que juegue en contra de la productividad de la empresa cuando éste es utilizado por sus empleados para el envío de correos personales. Este tipo de comportamiento no solo distrae la atención del usuario de sus asuntos de trabajo sino que almacena en el servidor contenido que no pertenece a los asuntos de la empresa. También la costumbre de revisar los correos spam, se presta para que el empleado disperse su atención en asuntos no importantes para los objetivos de su trabajo. Estos temas deben trabajarse por medio de la educación y control de los empleados en sus hábitos de uso de su buzón de correo en el trabajo.

 

Violaciones de la confidencialidad

La mayoría de la violaciones de confidencialidad ocurren dentro de una compañía. Éstas suceden cuando documentos o informaciones confidenciales llegan a destino no apropiados, lo que se conoce también como una fuga de datos. Pueden suceder tanto de forma intencional como por accidente, de cualquier manera, la empresa debe implementar mecanismos de control para minimizar este tipo de situación y poder controlarla en el caso que suceda. 

 

Daño a la reputación de la empresa

Un correo electrónico mal escrito o que contenga comentarios no profesionales darán al destinatario una mala impresión de la compañía que el remitente está representando. Este tipo de imagen negativa puede tener un alto coste a largo plazo para las relaciones de la empresa con sus clientes. Por lo tanto, se debe asegurar que los usuarios del correo de la empresa manejen un mínimo de protocolo establecido sobre la forma en la que deben comunicarse como representantes de la imagen de la empresa.

 

El aumento de la necesidades de ancho de banda y almacenamiento

El uso y tamaño de los datos adjunto es cada vez más común en el envío de correos. A pesar de que el costo del almacenamiento ha reducido, mientras más grande sea el mensaje, mayor administración requiere y más tiempo toma restaurarlos después de una caída del servidor. Este tiempo adicional en el manejo del contenido significa también un costo innecesario que puede reducirse educando a sus empleados sobre la necesidad de minimizar siempre el tamaño de los mensajes enviados.

 

El conocimiento y adecuado manejo de estos puntos puede reducir notoriamente las posibilidades de daño a la empresa por causa uso no adecuado de su sistema de correos. Es importante tener un equipo administrador capacitado que se encargue de esto, equipado con las herramientas de control necesarias para evitar a la empresa perdidas innecesarias  en tiempo y dinero.

 

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