Los 5 beneficios del archivado de correo electrónico

Una buena forma de ponernos al día durante estos días de confinamiento que estamos viviendo y que han alterado nuestras rutinas es protegiendo y gestionando nuestros correos electrónicos, ya sean personales o de empresa. Hoy os queremos hablar del los beneficios del archivado de nuestro correo y cómo nos puede ayudar a proteger nuestros emails.

El archivado de correo es igual de importante que las copias de seguridad

El correo electrónico es (y más en estos días) la principal fuente de comunicación para empresas y particulares.  A través de él enviamos mucha información confidencial y que necesita ser protegida. Por eso es de vital importancia que contemos con una solución para hacer copias de seguridad, pero también de archivado del correo.

Una copia de seguridad nos permite restaurar nuestros datos ante un posible desastre como un ataque de randsomware, un ataque de phishing, etc. Si bien tienen un enfoque a corto plazo, pues se almacenan una imagen estática de los datos durante un plazo de 30 a 90 días generalmente. Mientras que el archivado de correo nos permite preservar los datos en su forma original  para mantenerlos disponibles y recuperables en cualquier momento y durante largos períodos de tiempo (meses e, incluso, años).

El archivado de correo consiste en guardar de forma automática una copia de todos nuestros correos en una ubicación segura, generalmente un archivo distinto al servicio de correo en sí mismo. Así, nuestros correos estarán guardados y podremos liberar espacio en nuestro email, además de estar protegidos y disponibles en todo momento.

En nuestro artículo Proteger datos críticos: archivado de correo vs. copia de seguridad os contamos las principales diferencias entre los dos tipos de solución y porque es importante contar con los dos.

¿Quién disfruta de los beneficios del archivado de correo?

La respuesta a esta pregunta es sencilla. TODOS. Ya sea porque buscamos un dato concreto o porque tenemos un litigio en el que necesitamos aportar pruebas, todos podemos ser beneficiados por el archivado de correo.

Algunas de las situaciones más habituales en las que podemos necesitar obtener beneficios del archivado de correo son:

  • Un proveedor nos pregunta sobre un contrato que hicimos con ellos.
  • Un vendedor necesita encontrar toda la información cuando un cliente tiene una consulta/queja sobre un pedido.
  • Se ha eliminado o movido accidentalmente un email de nuestro buzón.
  • Necesitamos encontrar un correo electrónico que no está disponible en el servidor de correo y tampoco está presente en la última copia de seguridad.
  • Hemos de saber si la empresa cumple con el RGPD u otras obligaciones de cumplimiento.

Los 5 beneficios del archivado de correo

¿Qué beneficios nos aporta contar con una solución de archivado si tenemos todos los correos disponibles en nuestro buzón? Esta es una de las preguntas que más solemos recibir en Interbel S) de aquellas empresas (todavía muchas) que se plantean implantar este tipo de soluciones.

Antes que nada, decir que contar con un buzón de correo electrónico no significa que este archive automáticamente tus emails. Muchas soluciones de correo ofrecen una solución de comunicación y colaboración solida, pero no de archivado del email. Esto no quiere decir que no ofrezcan ninguna opción de archivado, pero seguramente no sea completa. Por eso es importante (principalmente para las empresas) contar con una solución de archivado de correo independiente.

1.      Nos ayuda a cumplir con la ley

Este es quizás uno de los motivos más importantes para adquirid una solución de archivado de correo. Las regulaciones estatales y europeas cada vez son más estrictas con el cumplimiento de correo electrónico. Por eso contar con una solución de archivado que se actualice constantemente nos permitirá estar al día con el reglamento.

2.      Proteger los correos electrónicos

Los usuarios pueden eliminar de forma accidental (o no tanto) correos electrónicos, lo que puede ocasionar pérdidas importantes para la empresa.

Contar con una solución de archivado de correo nos permite asegurar dichos datos pues los emails pueden ser guardados por completo y de forma permanente sin necesidad de utilizar políticas de retención.

3.      Acceso rápido a la información

El archivado de correo permite indexar una mayor cantidad de tipos de archivo de forma centralizada. Esto nos evitará tener que llevar a cabo una difícil y lenta búsqueda para encontrar la información que necesitamos.

Se acabó estar 10 minutos para localizar un email. Con una solución de archivado de correo encontraremos lo que buscamos con un solo clic. Lo que nos ayudará a reducir el tiempo de búsqueda y ser más productivos.

4.      Evitar datos redundantes y duplicados

Realizar múltiples copias de un mismo documento que ha sido enviado a distintos usuarios, así como las distintas versiones, hacen que el espacio necesario para almacenar dichas copias sea mayor.

Con una única copia del documento y centralizando todos los registros en un único lugar, el archivado del email, permite evitar deduplicaciones y ayudará a reducir el tamaño de nuestros buzones al borrar aquellas carpetas que no sean necesarias ya que el email no desaparece al quedar guardado en el archivo.

5.      Reduce costes y gastos en IT

Servidores sobrecargados, aumento del tamaño de los buzones, copias de seguridad más grandes… esto no hace más que aumentar la presión y presupuestos del departamento de IT.

Contar con un archivado de correo nos ayudará a reducir dichos gastos y costes. Aglutinar todos los correos electrónicos en un archivo nos permite ahorrar espacio en nuestro equipo y agilizar todos los procesos relacionados con las actualizaciones, copias de seguridad, mantenimiento, etc.

Desde Interbel s) os recomendamos Mailstore Server, la solución líder independiente para archivar y preservar vuestros correos.

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