7 formas de mejorar nuestra organización en el trabajo

Todos sabemos que es necesario estar organizados en el trabajo y las personas que mejor rinden saben que menos es más. Para muchos es un problema constante en su día a día, pero aunque no lo crean, ser organizado no es tan abrumador como parece. La clave está en marcarnos unas pautas a lo largo de la jornada que nos ayuden  a mejorar nuestra organización y nos permitan rendir más.

En ocasiones nos cuesta un poco más de lo que esperamos y necesitamos que nos ayuden un poco. Por eso hoy os queremos hablar sobre algunos tips que nos ayudaran a mejorar nuestra organización.

1.      Hazte un horario en papel

Puede parecer algo simple e, incluso, absurdo. Sin embargo, es algo que nos ayudará. A lo largo de la jornada llevamos a cabo múltiples actividades y eso nos puede ocasionar algún conflicto interno respecto a l tiempo que le dedicamos a cada una.

Por ello, es muy útil crear un horario semanal donde plasmaremos cuantas horas le dedicaremos a cada actividad durante la jornada.

¿Parece sencillo no? Lo es. Pero no basta con tener el horario. Hemos de tenerlo impreso en papel y en algún lugar fácil de ver en nuestro puesto de trabajo.

Por supuesto, no se trata de tenerlo solo a la vista sino que tenemos que cumplirlo. Hay quien con verlo tiene suficiente para seguirlo y marcarse sus tiempos, pero para otras personas no es suficiente. Si ese es tu caso, no te preocupes. Ayúdate de un cronometro, un despertador o las alarmas del móvil. Programa una alarma para cada bloque de tiempo. Es algo realmente útil y que nos ayudará a cambiar de tarea cada vez que nos corresponda.

2.      Busca cuáles son tus mayores distracciones

Es muy habitual que durante la jornada nos distraigamos en muchas ocasiones. Algunos estudios demuestran que perdemos una media de 86 minutos de nuestra jornada debido a las distracciones.

Para evitar eso, algo que nos ayudará a tener mayor control de nuestro tiempo y mejorar nuestra organización es detectara qué es lo que nos distrae. Una forma sencilla de saberlo es dedicar un par de jornadas laborales a anotar aquellas cosas que nos han distraído durante más de un minuto. También tendremos que anotar cuando se ha producido y cuál ha sido la duración de la distracción.

Una vez tengamos claro que nos distrae, lo mejor que podemos hacer es marcarnos límites para evitar esas distracciones. Para ello elaboraremos una breve lista de “prohibiciones” donde incluiremos todo aquello que hemos de evitar durante la jornada. Tiene que ser clara y concisa, pues nos servirá para tener claro hasta donde podemos llegar.

3.      Identifica tus horas de mayor productividad

No todos rendimos en las mismas horas y al mismo ritmo. Algunos rinden más por la mañana, otros por la tarde, otros en la hora de la comida… Es probable que ya tengas una idea de las horas del día en las que más rindes tu. Por eso, acabar de identificarlas bien es fundamental.

Dedicar esas horas a aquellas tareas que requieren de mayor concentración o que han de ser realizadas en poco tiempo nos ayudará a rendir más y sacar mayor partido a nuestra productividad.

4.      Organiza las tareas según su prioridad

Todos sabemos que algunas tareas tienen más importancia que otras, pero no siempre les damos la prioridad que merecen. El motivo de eso da igual y tenemos que aceptar que eso no nos ayuda a mejorar nuestra organización. Al contrario, la perjudica.

Por eso nos interesa es saber qué prioridad tiene cada una de las tareas que debemos realizar durante la jornada y para ello marcaremos una escala de prioridad. Esta escala nos ayudará a clasificar las tareas y tiene que ser una escala sincera y flexible que pueda adaptarse a nuestro día a día.

Para crear la escala de prioridad es importante que tengas en cuenta la complejidad de la tarea, el tiempo que necesita y cuál es su plazo de entrega (si lo tiene).

Asimismo, si no estás seguro de la importancia de una tarea, consúltalo con la persona que te haya encomendado esa tarea para aclararlo.

5.      Agrupa tareas similares en un solo bloque

A lo largo de la jornada tenemos distintas tareas que son muy parecidas entre sí y que solemos realizar en distintos momentos del día. Lo que nos perjudica ya que, como todos sabemos, no estamos igual de concentrados durante la jornada y a veces tener las tareas diseminadas nos dificulta su realización.

Para mejorar nuestro flujo de trabajo y evitar mayores distracciones es mejorar que agrupemos en un mismo momento de la jornada laboral aquellas tareas que sean similares. Así nos será más fácil hacerlas, pues una vez has empezado con algo cuesta menos esfuerzo acabar que si, por el contrario, están separadas entre sí en nuestro horario laboral.

6.      Divide la jornada en metas

Otra forma de agilizar el ritmo de trabajo y ver que hay un progreso durante la jornada es tener referencias temporales claras de lo que tenemos que conseguir. Es decir, marcarnos varias metas temporales durante la jornada. Así veremos un progreso real y evitaremos que todo el trabajo se acumule para las últimas horas del día.

Marcarnos unas metas realistas nos ayudará a conseguirlo. Por ejemplo: marcarnos una primera meta a la hora de comer para aquello que queramos tener listo durante la mañana y una segunda meta para el momento en que queden un par de horas de trabajo. Así tendremos un margen de tiempo para cerrar nuestra jornada y prepararnos la siguiente.

7.      Hazte con una herramienta de Work Management

Disponer de herramientas que nos ayuden a mejorar es esencial. Y más si se trata de herramientas que nos ayudan a administrar nuestro día a día y el trabajo en equipo. Estas herramientas de Work Management nos ayudaran a mejorar nuestra productividad de manera significativa, pues aportan grandes ventajas.

Existen varias herramientas que facilitan la organización de las tareas y la comunicación entre equipos, además de definir y marcar plazos para nuestras tareas. Desde Interbel s) os recomendamos Asana, una herramienta que nos ayudará a no perdernos ningún detalle del día a día y a mejorar nuestra organización.

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