Cómo administrar los archivos PST correctamente

Ya sea en el trabajo o en nuestra vida personal, día a día utilizamos el cliente de correo como método de comunicación. Por lo que los principales sistemas informáticos cuentan con sus propios gestores de correo electrónico. En el caso de Microsoft, dicho gestor es Outlook, quien se encarga de gestionar los emails en archivos PST.

Este sistema, además de utilizarse como una aplicación de correo electrónico, también se puede utilizar como organizador de contactos, calendario, administrador de tareas. A su vez nos permite tomar notas, escribir diarios y navegar por la web; lo que lo convierte en una de las herramientas más utilizadas en el mundo tanto para empresas como para particulares.

LOS ARCHIVOS PST, ¿QUÉ SON?

Los archivos PST de Outlook son archivos de carpetas personales que contienen datos que almacenan sus mensajes, notas, citas de calendario, contactos e información personal.  Estos archivos no se almacenan de forma centralizada si no que se distribuyen en una gran variedad de ubicaciones en las máquinas de los usuarios. Esta descentralización de ubicación puede generar grandes inconvenientes como los siguientes.

COPIAS DE SEGURIDAD QUE CONSUMEN TIEMPO

La deslocalización de archivos dificulta la copia de seguridad de los archivos de correo, además de causar una posible pérdida de datos. Esto puede llevar generar sanciones dado que no se cumplen los requisitos legales de retención o disponibilidad de datos.

FORMATO DE ARCHIVO PROPENSO A ERRORES

Los formatos de archivos PST más antiguos a menudo se dañan porque han excedido el tamaño de archivo de 2GB. Pero no son los únicos que pueden sufrir daños ya que los archivos más recientes tampoco son inmunes a la corrupción del archivo. En particular, el uso de archivos PST que no se almacenan de forma local en la estación de trabajo está cargado de riesgos.

NO SE PUEDEN CUMPLIR LOS REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO

Aunque no hay un estándar en los periodos de retención de correo electrónico, la mayoría de empresas están sujetas a algún tipo de requisito legal que rige la retención y el manejo del correo electrónico. Sin embargo, los archivos PST se encuentran fuera del control del departamento de IT, por lo que pueden causar que no se cumpla al 100% dichos requisitos.

LOS CORREOS ELECTRÓNICOS NO SE PUEDEN ENCONTRAR RÁPIDAMENTE

Los correos electrónicos pueden ser utilizados en ocasiones como pruebas en disputas legales por contener información clave para la empresa. Pero si no se pueden encontrar porque no han estado archivados de forma centralizada, puede que se lleguen a inutilizar como argumentos clave en los tribunales.

Para evitar situaciones como estas, se recomienda a las empresas prescindir del uso de este tipo de archivos y almacenar sus correos electrónicos en un archivo seguro y centralizado.

MÁS TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE IT

Los archivos PST generan continuamente cargas de trabajo para los administradores de IT. Un ejemplo de ello es la restauración de datos perdidos en copias de seguridad o la reparación de archivos dañados a solicitud de los usuarios. Además, si dichos archivos se almacenan de forma centralizada, imponen una gran demanda de almacenamiento y copia de seguridad.

La solución a sus inconvenientes: transferir los archivos PST a un archivo central

La mejor forma de evitar los inconvenientes que generan los archivos PST es prescindir de ellos y almacenar todos los correos electrónicos en un archivo central. Una vez tomada esta decisión, Mailstore Server puede ayudaros a producir la transición sin problemas.

Mailstore Server puede archivar todos los archivos PST de forma centralizada integrándose en Microsoft Outlook para que los usuarios puedan continuar accediendo a sus correos electrónicos como antes. También puede buscarlos de forma rápida y, cuando se considere oportuno, restaurar correos electrónicos desde un archivo con un solo clic liberando al departamento de IT de la tarea de recuperar correos electrónicos perdidos.

Introducir una solución de archivado en nuestro Outlook hace que los archivos PST sean superfluos como una solución provisional para eludir las cuotas de buzones de una vez por todas. Con la ayuda de reglas de eliminación configurables de forma individual, Mailstore Server puede eliminar correos electrónicos después de ser archivados, manteniendo así el volumen de datos en el servidor de correo a un nivel bajo de forma permanente. Por lo que las cuotas de buzón ya no serán necesarias.

mailstore

Qué soluciones te ofrece Mailstore:

– Protege y archiva los correos de Exchange, Office365, Gmail, MDaemon, .pst y otros…
– Nunca más perderás correos, incluso de cuentas que ya no existen o deben borrarse.
– Encuentra y comparte mails antiguos extremadamente rápido.
– El correo funcionará más rápido y liviano. Ahorrarás espacio.

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