No hay duda de que el correo electrónico es el medio de comunicación más utilizado en el entorno empresarial. En 2015 se enviaron alrededor de 112 500 000 000 correos electrónicos de negocios en todo el mundo, datos de The Radicati Group. La firma internacional de investigación del mercado de tecnología predice un aumento en ganancias de 128,8 millones de dólares en 2019 dentro de este sector. De esta manera el mantener estos correos ya sea por seguridad, legalización o privacidad, mediante el archivado de correo, te permitirá mantenerte dentro de este margen de beneficio.
Respecto a la legalización, la conservación de estos correos electrónicos está regulada por las leyes alrededor del mundo. En ellas se establecen los requisitos legales para el archivado de correo electrónico en las empresas establecidas para procesos legales que puedan requerirse, ya que de otra manera se obtiene una costosa lección. De esta manera, es esencial que se conserve la correspondencia electrónica mediante la preparación de una estrategia en el negocio, considerando el manejo, mantenimiento y almacenamiento total de la información y los mensajes utilizados. Esto incluye facturas, pedidos, cartas de queja, documentos de pago y contratos que se envían por correo electrónico. Básicamente todos los correos electrónicos relevantes y sus archivos adjuntos deben mantenerse completamente a prueba de falsificaciones y disponibles en todo momento. Por otra parte, los datos serán evaluados de forma electrónica ya que una copia en papel ya no es suficiente porque no cumple con los requisitos para cualquier legibilidad en el tiempo.
Problemas de archivado de correo y datos de protección
Las empresas tratan de ser suficientes al archivar todo el tráfico de su correo electrónico y almacenar de manera que la ley de protección de datos no los deje en la cuerda floja debido a los requisitos legales: Se permite a los trabajadores, por ejemplo, el uso del correo electrónico personal, sin perjuicio al empleador como proveedor de telecomunicaciones a la Ley de Protección de Datos Federal (Ley) y la ley de telecomunicaciones (TKG). Para solucionar este problema, es conveniente prohibir el uso del correo electrónico privado o prescribir el uso exclusivo de los servicios externos de correo electrónico. Con el fin de mantenerse legalmente en el lado seguro, debe quedar por escrito, y controlarse estrictamente. La aclaración escrita, así, puede, por ejemplo, establecerse en las Directivas sobre el uso de la infraestructura de TI de empresa, llevada a cabo en convenio, un consentimiento de la fuerza de trabajo o en su contrato individual, para evitar así problemas con la protección y cumplimiento de los datos.
Software para el archivado: reducción de costes y mejora en la continuidad de operaciones
Al hacer uso de administradores vía software de archivo de correo electrónico se pueden generar copias de todos los correos electrónicos y almacenarlos en posiciones centrales, protegiendo mediante cifrado el archivado. Esto contribuye a la garantía de inmutabilidad, la seguridad y la disponibilidad de cualquier cantidad de datos a través de muchos años.
Además, es posible que los usuarios mantengan el acceso a través de Microsoft Outlook, Web Access o móvil a través de tabletas y teléfonos inteligentes para acceder a sus correos electrónicos y navegarlos rápidamente. Otras ventajas incluyen: evitar la duplicación de archivos y compresión para alivianar el archivado de correo electrónico, así se consigue una clara reducción en los requisitos de almacenamiento hasta en un 70%. Al mismo tiempo, el coste de cada copia de seguridad y restauración se reduce considerablemente.
En estos tiempos, si queremos asegurar la seguridad legal y privacidad de nuestra empresa debemos contar con una estrategia para mantener el control el flujo y almacenamiento los correos electrónicos prescindibles de nuestra empresa. De esta manera, una solución profesional para el archivado de correo electrónico ofrece también una gran contribución a la continuidad del negocio y éxito de todo negocio. Convierte este desafío en seguridad y conoce más sobre software de archivado.
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