A la hora de comenzar un nuevo proyecto, no alcanza sólo con la emoción y las buenas intenciones. Aunque tú y tu equipo de trabajo estén motivados, hace falta que todo esté correctamente establecido y organizado para que las cosas marchen y se puedan ir alcanzando los objetivos planteados. De lo contrario, todo puede devenir en un caos del que será imposible salir, y lograr algo en medio de esa situación no será posible. Por eso, hoy queremos hablarte del briefing, o resumen del proyecto, y explicarte la manera correcta de aplicarlo en tu empresa. ¡Manos a la obra!
Tabla de Contenidos.
Briefing: ¿Qué significa esta palabra?
Empecemos por lo básico. Briefing es un término en inglés que proviene de brief que, basicamente, significa resumir. En este caso, y aplicado al asunto que nos involucra, Briefing hace referencia a escribir un resumen del proyecto. Veamos qué es esto.
Un resumen del proyecto es un documento que describe los objetivos, el alcance, el cronograma y los entregables de un proyecto. Por lo general, lo crea un gerente de proyecto o un líder de equipo y sirve como guía de referencia para todas las partes interesadas involucradas en el proyecto. El propósito de un resumen del proyecto es garantizar que todos entiendan los objetivos del proyecto y cómo se ejecutará. Puede incluir detalles como el presupuesto del proyecto, los miembros del equipo, las funciones y responsabilidades, los riesgos del proyecto y los hitos clave.
Entonces, podemos decir que un resumen del proyecto es una herramienta esencial para la planificación y gestión de proyectos, que ayuda a garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y para satisfacción de todas las partes interesadas.
¿Cuál es la utilidad del Briefing?
El resumen del proyecto hace más que enmarcar el proyecto, también actúa como una herramienta de comunicación eficaz. Un informe de proyecto sólido ayuda a las partes interesadas, los equipos, los diseñadores y cualquier persona involucrada en el proyecto a comprender sus requisitos y objetivos. Es un documento clave al inicio de un proyecto, ya que reúne a todos para servir a un fin común.
No es una exageración decir que el resumen del proyecto es el documento más crucial para liderar un proyecto exitoso. Es aquí donde define el alcance del proyecto y abre la puerta a una conversación entre todas las partes involucradas para llegar a la meta de la manera más eficiente.
En términos prácticos, el resumen del proyecto dejará en claro cuáles son los objetivos de tu cliente, quién es el público objetivo o el mercado para el producto o servicio, e incluso los principales competidores en ese espacio.
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Cómo hacer un buen Briefing.
Para hacer un buen resumen del proyecto, considera los siguientes componentes clave:
1-Objetivos: Indica claramente las metas y objetivos del proyecto, incluido lo que debe lograrse y por qué.
2-Alcance: Define los límites del proyecto y lo que se incluye o excluye del alcance del proyecto.
3-Entregables: especifica los resultados esperados, como informes, productos o servicios, que producirá el proyecto.
4-Cronograma: establece el cronograma del proyecto, incluidos los hitos clave, los plazos y las dependencias.
5-Presupuesto: define el presupuesto del proyecto, incluidas las restricciones o limitaciones que puedan afectar el alcance o el cronograma del mismo.
6-Recursos: identifica los recursos necesarios para el proyecto, como personal, equipos y materiales.
7-Riesgos: identifica los riesgos y desafíos potenciales que pueden afectar el proyecto y proporciona estrategias para mitigarlos.
8-Partes interesadas: identifica a todas las partes interesadas involucradas en el proyecto y describe sus roles y responsabilidades.
9-Plan de comunicación: desarrolla un plan para comunicar las actualizaciones del proyecto, el progreso y cualquier cambio a las partes interesadas.
10-Aprobación: obtén la aprobación de todas las partes interesadas relevantes antes de continuar con el proyecto.
En general, un buen resumen del proyecto debe ser conciso, claro y procesable. Debe proporcionar una hoja de ruta para el proyecto que todos los interesados puedan entender y seguir fácilmente.
Partes interesadas: Descubre qué tan eficiente es tu equipo con Smart Performance Indicator.
¿Quién es el encargado de hacer el Briefing?
La persona principal a cargo de la creación de este resumen es el director del proyecto, debido a que la naturaleza del documento es una parte fundamental de la fase de inicio del ciclo de vida de un proyecto .
Al crear el resumen del proyecto, los gerentes de proyecto también reciben ayuda en la creación de otros documentos que son responsables de crear, como el plan del proyecto, el cronograma del proyecto y la administración de recursos.
Dado que el resumen del proyecto gira en torno al alcance del proyecto y los objetivos que se espera lograr al finalizar el mismo, los gerentes de proyecto recurrirán a las partes interesadas y los clientes para obtener la información necesaria para crear el documento.
Por lo tanto, mientras el jefe de proyecto es el encargado de formular este documento, no trabaja solo e involucra y se refiere a otras personas importantes que están involucradas en el proyecto, como el equipo que trabajará en él.
Cuanta más investigación se ponga en la creación de dicho documento y la preparación necesaria para hacer el resumen, más eficaz será y más probable será que se vuelva a consultar a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Briefing: palabras de cierre.
Como has podido ver, el Briefing o Resumen del proyecto es una herramienta indispensable y, por lo tanto, debe estar hecho a conciencia. Un buen cimiento es esencial para que una casa se venga abajo, y el Briefing constituye los cimientos de cualquier proyecto.
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