Buenos hábitos que llevar a cabo con nuestro correo electrónico

Como ya sabemos el email ha desbancado al correo postal, el fax o incluso el teléfono  como modo de comunicación dentro y fuera de las empresas. Todos leemos y escribimos un montón de correos durante el día.

Las facilidades que ofrece junto con su atemporalidad y su rapidez de envío lo han convertido en una de las principales herramientas de uso en el mundo laboral. Convive con otros métodos de comunicación y aguanta el embate de las redes sociales o aplicaciones en la nube.

No obstante, y a pesar de ser la herramienta más utilizada, no sabemos hacer un buen uso de él. Lo hemos empezado a utilizar sin pensar en cuál es la mejor manera y esto muchas veces nos ha ocasionado problemas y pérdidas de tiempo que adquiriendo unos simples hábitos podemos evitar.

Abrir el cliente de correo muy pocas veces al día

Una de las principales ventajas del email es lo poco intrusivo que resulta frente a otros medios de comunicación como el teléfono.  Si apoyamos esta característica restándole poder conseguiremos hacer un uso más eficiente del email y que nuestro día a día sea más productivo. La mejor manera de hacerlo es abriendo el correo únicamente cuando vayamos a trabajar con él.

Eliminar las notificaciones de correos entrantes

No hay nada más molesto cuando estas realizando una tarea que recibir constantemente nuevas notificaciones de mensajes y/o emails. Eliminando los avisadores del mail conseguiremos trabajar más cómoda y centradamente.

Limitar el tiempo de procesamiento

Cuando decidas dedicar tu tiempo al correo electrónico, limita el tiempo que vas a invertir en ello. Lo mejor es establecer cada cuánto abriremos el cliente de correo y qué tiempo le dedicaremos. Normalmente con una o dos revisiones diarias es suficiente.

Reducir la extensión del email y ser claro

Hemos de intentar reducir aquello que queramos decir a 3 o 4 frases que sean claras y dejen clara la acción que esperas de tu interlocutor. Si nos enrollamos es muy posible que se pierda y no sepa con exactitud lo que queremos que haga.

Dejar únicamente los mensajes no leídos en la bandeja de entrada

Cada vez que leamos un email y llevemos a cabo una acción que derive de este lo más adecuado para trabajar correctamente con el correo electrónico es guardarlo en la carpeta que tengamos asignada y dejar lo más limpia posible la bandeja de entrada. Como bien dice su nombre es sólo para recibir los mensajes que nos entran, no para actuar a modo de almacen.

Escoger adecuadamente los destinatarios del correo

Esto es algo un tanto delicado pues muchas veces dudamos de a quien le hemos de mandar el correo.  Lo más fácil es enviárselo a aquellas personas de las que queremos obtener una acción directa y evitar incluir a gente que no tiene una implicación directa. Con eso evitaremos mandar emails que luego nos generan respuestas innecesarias.

Si quieres informar a alguien sobre el email en cuestión lo mejor es incluirlo en el “en copia” y evitar la “copia oculta”. Es algo feo y que puede conllevarnos a situaciones incomodas recibiendo “respuesta a todos” de alguien que no figura como destinatario.

Filtra y elimina las subscripciones no necesarias

Esto es fácil: utiliza filtros para esos correos que cumplen con un patrón para ser identificados y que permitan su aplicación y si ves que recibes emails que no deberías ve al correo en cuestión y busca la mejor solución – eliminar la subscripción, pedir que no te incluyan en el tema, etc…

Adquiriendo estos hábitos trabajaremos mucho mejor con nuestro correo electrónico, pero lo más importante es que tengamos siempre presente que se trata de una herramienta que nos ayuda a mejorar y no algo que nos tenga esclavizados.

 Nuestro consejo: integrar estos hábitos en nuestro día a día y no dejar que nos absorba más tiempo del necesario.