Cloud: Correo Cloud, ¿Vale la pena una solución de continuidad y archivado de datos?

¿Vale la pena una solución de continuidad y archivado de datos?

El correo electrónico es un elemento vital en la mayoría de las empresas, ya que prácticamente todas lo utilizan para conectar a sus trabajadores y desarrollar procesos de negocio, como gestionar cuentas comerciales o cerrar ventas.

Es tal la importancia del correo, que las empresas no pueden permitirse la no disponibilidad de este preciado servicio en ningún momento, y mucho menos la perdida de información.

Podemos definir entonces a la continuidad en el acceso y recepción, el almacenamiento de copias de seguridad y la rápida recuperación en casos de desastres como requisitos que todo sistema integrado de mail debe cumplir en el ámbito de los negocios.

Las soluciones Cloud de correo necesitan ser complementadas para cumplir requisitos legales y ofrecer completa disponibilidad.

Hay varios factores que las soluciones cloud, intentan satisfacer pero donde no logran dar una solución completa que garantice la disponibilidad de datos.
Es precisamente la continuidad uno de los puntos más promocionados, ya que generalmente garantizan al menos un 99.9% de Uptime, y sin embargo en la práctica sobran ejemplos en los cuales ocurren problemas que impiden el acceso, y ni que hablar que suelen suceder en los momentos menos indicados.
También suelen ser deficientes las copias de seguridad online como estrategia única, ya que si bien estos sistemas suelen proveer algún mecanismo de recuperación en caso de problemas, suelen ser muy limitadas y por otro lado si el sistema de correo es online, sería un error confiar en un sistema de recuperación que también dependa de conexión a Internet, porque justamente es probable que cuando lo necesitemos no esté disponible por formar parte de una misma plataforma, o bien que si lo esté pero el volumen de datos a recuperar lo conviertan en una alternativa lenta, cuando no inviable debido a los grandes volúmenes de datos manejados por las empresas.
Lo mismo sucede en caso de necesitar acceso rápido a la información en caso de un requerimiento que implique recuperar información antigua o de usuarios que ya no estén activos ya que los sistemas de correo no suelen estar preparados para realizar auditorías o traspasos masivos de información entre cuentas en caso que surja un problema.
Es la propia arquitectura de internet, la que termina siendo un limitante en estos casos, y donde las empresas, para poder aprovechar todas sus ventajas debe también estar respaldadas por un sistema de archivado de correos, preferentemente offline, para tener un verdadero plan integral de contingencias para el correo electrónico y garantizar la seguridad, integridad y acceso a la información.
Un sistema de archivado fuera de línea, podrá ser rápidamente accedido por los usuarios según su nivel de acceso para obtener copias de los correos enviados /recibido mediante potentes motores de búsqueda e indexación. De la misma forma, podrá garantizar el acceso a los datos a personas que deban reemplazar a trabajadores en caso de baja o vacaciones.

Y la recuperación de elementos borrados y la auditoría del uso del correo electrónico son una verdadera garantía para la disponibilidad total de datos que permiten a las empresas preservar la información, siendo independientes de su proveedor de correo e internet y siendo los verdaderos dueños de la misma.