Como conseguir un Inbox Zero

Demasiado correos en el Inbox.

Hoy en día, contamos con más herramientas para comunicarnos que tiempo disponible para utilizarlas. En el caso del correo electrónico, este nos ofrece la posibilidad de contener volúmenes de mensajes enormes y velocidad para enviar y recibirlos que nunca hubiéramos imaginado hace apenas unos veinte años. Este logro de la tecnología nos ha abierto infinitas posibilidades de  conexión con personas alrededor de todo el mundo, tanto en el área personal como profesional.

Sin embargo, la aparición de estas posibilidades viene de la mano con un problema, nuestra capacidad como seres humanos de asimilar y utilizar eficientemente toda esa información, es limitada.

Por eso, es importante saber hacer uso de estas tecnologías utilizando estrategias que impidan que su intensidad nos abrume y estas se conviertan en un obstáculo en lugar de una ventaja.

Son muchos los estudios de especialistas en el tema que muestran cómo el flujo de información que debemos enfrentar día a día se ha convertido en un problema.

-En Diciembre de 2007 un post del blog del New York Times (http://bits.blogs.nytimes.com/2007/12/20/is-information-overload-a-650-billion-drag-on-the-economy/?_r=0)  habló del exceso de información como “carga de 650 billones de solares en la economía”.

 -GigaOm (https://gigaom.com/2010/09/22/is-email-a-curse-or-a-boon/) publicó un articulo en Septiembre del 2010 mostrando estudios que decían que el 57% de los trabajadores del conocimiento estaban abrumados por la cantidad de correos electrónicos recibidos cada día.

-En Octubre 2010, la CNN (http://edition.cnn.com/2010/TECH/web/10/20/information.overload.day/) publicó un articulo llamado “Feliz día de la sobrecarga de información” que agrupaba investigaciones de sobrecarga de correos electrónicos de compañías de informática y expertos de productividad.

Un principio conocido en el área de la informática y optimización de la productividad del correo electrónico que busca solucionar este problema es el del Inbox Zero (http://grupo.interbel.es/productividad-del-email-inbox-zero/).

Consiste en lograr que el buzón de correos se mantenga casi vacío para minimizar la cantidad de información que visualizamos en la pantalla de nuestro ordenador, y así poder enfocarnos en los mensajes seleccionados que realmente requieren nuestra atención. Esto nos permite lograr una eficiencia mayor, invertimos nuestras energías en las tareas realmente importantes y no en cosas secundarias, que nos dejan con una sensación de pérdida de tiempo negativa para nuestro desempeño y ánimo.

A continuación, recomendamos algunos consejos prácticos que pueden ayudar a reducir los volúmenes de correo del y lograr el Inbox Zero:

1- Comenzar a revisar los correos en momentos de baja actividad.

Aquellos momentos del día entre actividades en los que su atención está libre, como por ejemplo, tomado el transporte público, haciendo cola en el supermercado, esperando en la consulta de un doctor, etc., son perfectos para hacer una revisión inicial de sus correos. Aquí, puede eliminar de su buzón todos los correos que no le interesen como promociones, ofertas, listas de noticias. Este proceso no requiere de mucha concentración de su parte y le permite dar un primer paso en la limpieza de su buzón.

2- Crear etiquetas con funciones

Las etiquetas o carpetas pueden detener, rápidamente, la acumulación de correo basura en su inbox. Recomendamos crear carpetas con nombre como “compras”, “eventos”, “viajes”. Así, si tiene por ejemplo un viaje programado y recibió un correo de confirmación del billete, lo primero que debe hacer es agregarlo a su calendario para después archivar el email en la carpeta viajes. Si necesita acceder a él en el futuro, simplemente escribe en el buscador del correo el nombre del destino y lo encontrará. Así, evitará utilizar espacio valioso en su inbox principal con mensajes que no son indispensables.

3- El botón de archivado

Suele suceder, que por miedo a perder un correo que podría llegar a ser importante en el futuro, mucha gente evita borrarlos y guarda en su bandeja de entrada correos no necesarios. Para evitar esto, se utiliza el botón de archivado. Una vez que se haya leído un correo y tomado la acción necesaria que éste requiere, el botón de archivado permite almacenar los correos en un archivo, sin tenerlos a la vista y pudiendo acceder a ellos si necesario.

4- Precaución al abrir los correos

Una forma de eliminar volumen innecesario de correos y, al mismo tiempo, evitar problemas de potenciales infecciones o ataques, es evitar abrir correos que provengan de remitentes desconocidos o que no contengan su nombre en las primera lineas del texto. El borrar directamente este tipo de correos suele evitar problemas.

5- Buscar el apoyo de una aplicación

Existen diferentes aplicaciones en el mercado que ayudan a mantener el volumen de correos de la bandeja de entrada lo más bajos posibles. Ofrecen funcionalidades como la postergación automática de correos no importantes a una carpeta secundaria, o limitar la cantidad de correos permitidos en el inbox a un numero determinado.

Para lograr utilizar de forma eficiente el flujo de correos electrónicos que recibimos día a día es indispensable adoptar ciertos hábitos, como por ejemplo los mencionados aquí y aplicarlos día a día. Son pequeñas modificaciones a nuestra rutina, que en la medida que se apliquen con constancia y disciplina, pueden generar cambios importantes en nuestra productividad y satisfacción con nuestro desempeño profesional y personal.