Como cumplir con los requisitos legales exigidos a G Suite

Hoy en día la mayoría de empresas ven en el email no solo una herramienta de comunicación, sino también uno de los recursos de información más valiosos y completos. Por lo que es de suma importancia que se administre y proteja correctamente para evitar posibles problemas. Para ello, los departamentos de TI se enfrentan cada vez más a un mayor reto debido a una mayor complejidad, una mayor demanda de infraestructura de TI y una aumento de los requisitos legales exigidos.

Para dar respuesta a estas exigencias, existen distintas soluciones entre las que se encuentran con soluciones de correos en la nube como G Suite. Estas soluciones puede resolver algunos de estos problemas, pero supone también grandes desafíos.

Los desafíos de utilizar soluciones de email en la nube

  1. Las empresas han de cumplir los requisitos legales que obligan a almacenar de forma segura los emails a prueba de falsificaciones durante los años venideros.
  2. Deben poder buscar de forma eficiente en toda su cartera de emails si reciben peticiones de exhibición de documentos electrónicos.
  3. Los trabajadores necesitan acceder fácil y rápidamente a todos los correos electrónicos en cualquier momento.
  4. Aun habiendo migrado a G Suite los emails utilizados o almacenados anteriormente han de ser accesibles.
  5. La empresa ha de evaluar el riesgo que supone reubicar todos sus datos críticos en soluciones en la nube de las que no tienen control sin contar con una copia de seguridad local.

La mejor solución para ayudar a G Suite a cumplir los requisitos legales

Dar respuesta a estos desafíos es algo que han de tener siempre presente las empresas. Por lo que es de suma importancia que dispongan de una solución de archivado de correo electrónico que cubra todos los requisitos necesarios.

Mailstore Server es la mejor opción de archivado del email. Su facilidad de uso  y sus requisitos mínimos del sistema permiten que se pueda instalar, de forma rápida y sencilla, en cualquier ordenador.

Los beneficios de contar con Mailstore Server para archivar el correo

Mailstore Server está listo desde su configuración y reporta grandes beneficios para la empresa.

  1. Permite archivar todos los emails existentes en los buzones de Gmail
  2. Se pueden archivar buzones individuales, múltiples o todos en un único paso pudiendo automatizar el proceso.
  3. Su base de datos puede sincronizarse con la de G Suite.
  4. Mailstore Server utiliza una única cuenta del sistema central para la autenticación. Esto que permite eliminar la necesidad de almacenar las credenciales de acceso de los usuarios.
  5. Los emails se archivan directamente cuando se reciben o envían sin necesidad de configurar un buzón de correo adicional.

Adicionalmente, Mailstore Server permite archivar emails de casi todas las soluciones de correo estándar como Microsoft Exchange, Office 365, MDaemon…

Características de Mailstore Server

La característica principal de Mailstore Server es una tecnología de almacenamiento sofisticada que no necesita ningún software externo. Una única instalación de Mailstore puede administrar hasta 500 usuarios y un volumen de emails cada vez mayor de manera fácil y eficiente.

También cuenta con una gran flexibilidad del archivo de correo pudiéndolo distribuir en cualquier almacén de archivos individuales.

Requiere de menos requisitos de almacenamiento que otras soluciones de archivado ya que desduplica los emails y comprime los archivos adjuntos. Esto permite reducir los requisitos de almacenamiento hasta un 70%.

Mailstore Server encripta y almacena los emails a prueba de falsificaciones. Con una gestión integrada de los derechos y políticas de retención impide que los correos electrónicos sean eliminados del archivo.

En resumen, la tecnología integral de Mailstore Server ayuda a las empresas que trabajan con G Suite a cumplir con los requisitos legales exigidos por los países para ahorrar a las empresas posibles problemas relacionados con el email y la protección de datos.

 

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