Gestionar las reuniones de tus equipos deslocalizados sin perder energía

El tiempo es oro y como líder de tu equipo conoces bien esa premisa. Contar con un equipo que sepa administrar bien su tiempo es clave para mejorar la productividad. Y más aún cuando se trata de equipos formados por miembros de todo el mundo que trabajan telemáticamente.

Coordinar equipos no es una tarea fácil. Y que estos equipos trabajen en distintos usos horarios complica un poco más tus tareas, ya de por sí abundantes. Reuniones en Zoom, dirigir la estrategia de participación, tratar de realizar tareas propias… Todas estas actividades requieren tiempo y energía. Por eso hoy queremos daros algunos consejos sobre cómo gestionar las reuniones de tu equipo sin que pierdas tu energía.

1.      Utiliza tu energía conscientemente

Como líder de tu equipo, es posible que intentes estar presente en todas las reuniones de las diferentes zonas horarias de los miembros de tu equipo. Esto es caldo de cultivo para tu agotamiento.

Procura asistir a aquellas reuniones que sean clave y aprende a delegar responsabilidades a los miembros locales de tus equipos que sepas que llevaran a cabo el trabajo. Hay proyectos que requieren mayor atención y que sí necesitan tu energía y tiempo. Es en estos proyectos en los que más has de invertir. Para el resto de proyectos puedes mantener una comunicación asincrónica a medida que avanza el proyecto.

Al priorizar las reuniones donde tu participación es necesaria, tendrás más energía para enfocarte en las oportunidades y desafíos que te permitan generar mayor impacto. Y, además, demostrarás a los miembros de tu equipo que confías en ellos y en su capacidad para llevar a cabo el trabajo de forma autónoma.

2.      Conoce bien las zonas horarias de tu equipo para gestionar las reuniones

En todo equipo hay reuniones de trabajo y se debe coordinar a todos los miembros que deban asistir. En el caso de los equipos deslocalizados, se debe prestar especial atención a sus distintas zonas horarias, pues hay zonas horarias que no coinciden y eso dificulta realizar reuniones con todos los miembros.

Conocer bien las zonas horarias de tu equipo te permitirá gestionar las reuniones de forma más fácil y hacer una mejor gestión del tiempo. Es importante evitar poner reuniones en una franja ideal para los miembros de un país y no tener en cuenta al resto. Por lo que os recomendamos coordinar las reuniones en franjas horarias que no sean muy temprano para unos y muy tarde para otros.

Otro aspecto importante para sacar el máximo partido de las reuniones es la agenda de reunión. ¿Cuántas veces os ha ocurrido que asistís a una reunión sin agenda y esta se alarga horas? Para evitar que esto ocurra es imprescindible que todas las reuniones tengan una agenda a seguir y ceñirse a ella. De esta forma se sacará el máximo partido a la reunión y se perderá la mínima energía de todos los asistentes.

3.      Moldea tu horario

Si trabajas con personas de todo el mundo, es probable que los horarios de trabajo no coincidan. Por eso es adecuado que tu horario de trabajo cambie. Seguro que algunos días necesitarás trabajar por las mañanas para coordinarte con parte de tu equipo y otros días por la tarde (o incluso la noche) para coincidir con otros miembros del equipo.

Para que tu horario no sea un descontrol, te recomendamos que establezcas qué días harás un horario u otro y que se lo comuniques a tu equipo. Inclúyelo en tu agenda y agrégalo a tu calendario. Así, los miembros de tu equipo sabrán cuando pueden contactar contigo y evitarás trabajar horas de más.

4.      Busca alternativas a la presencialidad

Aunque el factor humano es clave para el buen desarrollo y sintonía del equipo, no todo ha de hacerse en directo. Como hemos visto, trabajar con personas de distintas regiones hace más complicada la coordinación de horarios. Por eso debes buscar alternativas a la presencialidad.

Una manera de hacerlo es valerse de vídeos para gestionar aquellas reuniones donde no hay que tomar decisiones. Por ejemplo,  en la reunión semanal para conocer qué harán los miembros del equipo durante la semana no es imprescindible que acudan todos. Si bien hay que buscar el horario que se adapte a un mayor nombre de miembros del equipo (siempre que sea necesario), aquellos que no puedan asistir presencialmente pueden hacerlo a través de un vídeo grabado previamente.

5.      Mantén una comunicación activa

Si bien es necesario llevar a cabo determinadas reuniones, no es imprescindible que todo se trate en ellas. Eso sí, mantener una comunicación activa con los miembros de tus equipos es importante para conocer sus necesidades y el desarrollo de sus tareas.

Existen múltiples herramientas que nos permiten conocer el desarrollo de los distintos proyectos y tareas que se están llevando a cabo y, a la vez, poder mantener conversaciones. Estas herramientas son especialmente interesantes para aquellos proyectos que no requieren de una atención muy especial.

Un ejemplo de estas herramientas que funciona muy bien es Asana. Con Asana puedes conocer el desarrollo de los distintos proyectos y tareas que se están llevando a cabo, quien realiza cada una de ellas y mantener la comunicación con los miembros responsables. Todo en un único lugar, lo que evita que pierdas una energía innecesaria por tener que ver el desarrollo de tus equipos y proyectos mediante distintas herramientas.

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