Cómo gestionar varios proyectos a la vez

Gestionar varios proyectos a la vez ya no es algo excepcional en nuestro día a día, al contrario esto ya forma parte de nuestra carga de trabajo habitual y debemos ser capaces de mantener bajo control todos y cada uno de estos proyectos a la vez que realizamos el resto de nuestras responsabilidades.

¿Cómo lo conseguimos sin perder un ápice de nuestra productividad?

Para llevar a cabo una buena gestión de todos los proyectos que nos ocupan existen algunos elementos prácticos que podemos aplicar a cualquier proyecto y que nos ayudaran a mantener nuestra productividad.

Identificar el foco de los proyectos

Lo primero que debemos hacer es identificar la parte más importante de cada proyecto y tenerla clara en todo momento.

Hemos de diferenciar aquellas tareas importantes y esenciales para cumplir con nuestros objetivos. Esto nos ayudará a ser conscientes de hacia donde debemos dirigir nuestra atención a lo largo del proyecto.

Divide y vencerás

Una de las mejores técnicas para gestionar varios proyectos es la de dividir las grandes tareas en varias partes de menor envergadura y realizarlas como unidades separadas. Esta técnica nos ayudará a cumplir más fácilmente con todas y cada unas de las tareas que hemos de llevar a cabo, optimizar nuestro tiempo y a mantenernos  enfocados y motivados frente al proyecto.

Concentrarnos en la ley de Pareto

Para conseguir los resultados que nos permitirán ir cumpliendo con los objetivos y compatibilizar los distintos proyectos hemos de centrarnos en el principio de Pareto o ley del 80-20.

El principio de Pareto reza que dedicando nuestros esfuerzos sobre el 20% de las tareas obtendremos el 80% de los resultados. Al principio estos porcentajes no son exactos pero si muy próximos. Esto nos permitirá ahorrar tiempo y centrar nuestros esfuerzos en aquello realmente importante para garantizar resultados todos los días. No importa tanto el tiempo que le dediquemos a cada uno de los proyectos como si lo es conseguir resultados.

Llevar una buena planificación

Para conseguir mantener todos los proyectos al día la planificación es la parte más importante. Hemos de plasmar en un esquema todos los proyectos que nos ocupan con sus respectivos objetivos y tareas que debemos cumplir en ese período.

Cada proyecto necesita de distintos tipos de tareas, algunas requieren mayor concentración y/o creatividad y otras relacionadas con temas administrativos, de gestión, recopilación de información, etc. Identificar los tipos de tareas y combinarlos en nuestra planificación nos permitirá mantener el avance indicado.

Lo más adecuado es llevar una buena planificación diaria y semanal. En la planificación diaria lo mejor es dedicar las horas de mayor concentración y productividad a aquellas tareas más complicadas, para luego pasar a las más sencillas y así poder cumplir con los objetivos que nos marcamos.

Por otro lado, la planificación semanal nos permite evaluar los avances y progreso de cada proyecto y reajustar cualquier posible imprevisto o desajuste.

Cuando hay muchos proyectos que gestionamos al mismo tiempo hemos de hacer malabares para poder llevarlos a cabo simultáneamente. Es complicado, pero con estos pequeños consejos se nos hará más fácil cumplir con todos ellos.