Hubo una época en la que archivar el correo electrónico para cumplir la normativa era algo de lo que solo debían preocuparse las empresas que trabajaban en servicios financieros y legales. Hoy en día, gracias a GDPR, esto ha cambiado y se está convirtiendo en algo que los negocios de todos los tamaños deben considerar.En esta publicación, te mostraremos cómo hacer un Backup de Office 365 con MailStore Server para proporcionar un archivo hermético que satisfaga todos los requisitos normativos que probablemente encuentres.

¿Qué es el servidor de MailStore?

Si esta es la primera vez que te topas con MailStore, básicamente se trata de un backup de Office 365, que regularmente recopila una copia perfecta de todo el correo de Office 365.

El resultado final es un repositorio externo único, sin duplicados y cifrado de todos los correos electrónicos relacionados con tu negocio, de fácil acceso para los usuarios desde dentro de Outlook, desde un cliente web o un dispositivo móvil.

¿Puedo usar el Backup de Office 365?

Sí, naturalmente que podrías. Como usuario de Office365, tienes acceso a las funciones de archivo, pero para obtener algo más que almacenamiento muy básico, necesitas pagar por un complemento Premium o elegir uno de los planes Enterprise más caros.

Es importante destacar que el archivo con un producto de terceros como MailStore ofrece una serie de ventajas distintas que Office365 no puede, incluyendo:

• Cero coste para mantener los datos de ex empleados

• Protección contra la eliminación accidental o maliciosa de mensajes

• Acceder a tu correo electrónico durante las interrupciones de Office365

• Mejor protección contra la pérdida de datos

• Sin límites de almacenamiento

¿Qué implica backup de Office 365 con MailStore?

Aunque Exchange Journaling en Office365 no soporta los buzones locales de Office365 como destino para el correo electrónico registrado a diario, es posible configurar un proceso similar utilizando reglas de mensajes de Exchange.

Vale la pena señalar que este método no utiliza el diario de sobres de Exchange, por lo que el correo electrónico resultante no siempre se puede enrutar al archivo correcto del usuario de la Tienda de correo, pero se archivará y, por lo tanto, cumple con la mayoría de las normativas.

¿Cómo configurarlo?

Configurar reglas de transporte de mensajes

El primer paso es abrir el menú de administración de Office365 y navegar hasta el ‘Centro de administración de Exchange’.

Aquí puede seleccionar la sección Flujo de correo> Reglas para crear una nueva regla de mensaje …

La regla se aplica a ‘Todos los mensajes’ y crea un ‘CCO’ (Copia ciega de carbón) del mensaje que se enviará a una cuenta de Office365 específica.

En este ejemplo, hemos creado una nueva cuenta de Office365 llamada ‘Catchall’, pero puedes usar cualquier buzón de Office365 gratuito, como una cuenta de administrador. ¡Solo asegúrate de que no haya nadie más usando este buzón, ya que contendrá una copia de todos los correos electrónicos del dominio!

Eso es todo lo que se necesita hacer en Office365, luego tenemos que configurar un trabajo de archivado correspondiente en el servidor de MailStore.

Configurando el trabajo en MailStore

Para crear una tarea que no genere ningún error (como sucedería si usáramos la opción de diario), necesitamos usar un tipo diferente de trabajo de diario más genérico.

Por lo tanto, elija archivar un ‘Otro servidor a través de IMAP / POP3’ …

… y seleccione el tipo de trabajo ‘Buzón Multidrop’.

Esta tarea se conectará a Office365 a través de IMAP-SSL, por lo que necesitaremos agregar el host ‘outlook.office365.com’ …

El nombre de usuario y la contraseña serán los de la cuenta que especificó antes en la regla de Exchange.

En ‘Carpetas de destino’, es mejor cambiar las carpetas de destino para simular un trabajo de diario de intercambio.

En este ejemplo, estamos enviando un correo electrónico desconocido a una carpeta de archivo @catchall. Solo los administradores de MailStore podrán acceder a este archivo, pero puedes elegir una ubicación diferente para esta carpeta si deseas asignarlo a un usuario específico de MailStore, por ejemplo.

Elegimos eliminar los mensajes en el buzón de correo catchall tan pronto como se archivan, ya que no queremos que este buzón de Office365 se llene a lo largo del tiempo.

Finalmente, sincronizo a los usuarios con Service Directory para que se puedan agregar nuevas cuentas de Office365. Esta tarea actualiza la lista de usuarios de MailStore primero permitiéndole que coincida con los correos electrónicos de los nuevos usuarios, si es que existen.

Entonces, ahora que ejecutamos este trabajo, todos los correos electrónicos recopilados de nuestro buzón de correo se clasificarán en función de las direcciones de correo electrónico del usuario y se colocarán en una carpeta ‘Diario entrante’ o ‘Diario saliente’ …

Por qué lo hacemos de esta manera

Hay otras maneras en las que se puede hacer un backup de Office 365 con MailStore, pero si el requisito es cumplir con la normativa, elegimos ‘reglas de transporte’ porque los otros métodos tienen limitaciones …

1) Conectando directamente a los buzones

El enfoque de trabajo de recopilación de buzones estándar recomendado en la guía de instalación de MailStore  sigue siendo absolutamente correcto, pero solo si no se requiere conformidad.

Debido a que está archivando desde un buzón en vivo, en teoría, hay una pequeña ventana donde un usuario puede eliminar un mensaje antes de que se archive. Si no puedes estar absolutamente seguro de que tiene todo, no puede considerarse compatible.

2) Diario en una cuenta externa

Es posible que estés familiarizado con la función de diario que se encuentra en las versiones locales de Exchange, que designa un buzón / cuenta adicional donde se guarda una copia de todo lo que entra y sale del servidor.

Office 365 también ofrece esta opción, pero no a otro buzón de Office 365 en el servicio, lo que significa que si desea hacer un backup de Office 365, deberá hacerlo a un buzón IMAP o POP externo.

Si tienes tu propia plataforma de correo, esta podría ser una buena opción. Sin embargo, si tu única opción es registrar datos en una cuenta de terceros con otro host, es posible que la seguridad sea un problema, además de que puede ser un poco «complicado» configurarlo y administrarlo de forma continua.

¿Hay alguna limitación en el enfoque de «reglas de transporte»?

Hay una limitación, pero solo una pequeña. Cualquier correo electrónico que llegue a un buzón de Office365 que no tenga un encabezado ‘A:’ no podrá clasificarse en el archivo del usuario final relevante cuando lo archive MailStore, y esto incluye cualquier destinatario que aparezca en el campo BCC.

En realidad, el peor de los casos aquí sería si un usuario borrara un mensaje que llegara a través de BCC, entonces no aparecería en tu carpeta de correo electrónico archivada. Sin embargo, aún estaría disponible para un auditor o administrador si fuera necesario porque habría una copia en la carpeta ‘correo electrónico desconocido’.

Qué soluciones te ofrece Mailstore:

– Protege y archiva los correos de Exchange, Office365, Gmail, MDaemon, .pst y otros…
– Nunca más perderás correos, incluso de cuentas que ya no existen o deben borrarse.
– Encuentra y comparte mails antiguos extremadamente rápido.
– El correo funcionará más rápido y liviano. Ahorrarás espacio.