Cómo hacer multitasking y no morir en el intento

¿Tienes muchas tareas por hacer y sientes que le faltan horas al día? ¿Se te acumulan las tareas durante la jornada y no sabes cómo evitarlo? Tranquilo, no estás solo. Estas situaciones son de lo más común y, aunque pueda no parecerlo, tienen solución. Una solución que puede presentar muchos detractores pero también gente a favor. Se trata del multitasking.

Existen muchos detractores y personas que creen que hacer multitasking es perjudicial para nosotros porque nos añaden mucha presión, pero también hay estudios en los que se ha demostrado que ser multitarea puede mejorar la administración de nuestro tiempo.

El multitasking nos permite hacer dos o más tareas al mismo tiempo, pero también es un arma de doble filo. Por un lado puede ayudarnos a administrar mejor nuestro tiempo, pero también puede complicarnos nuestro día si no sabemos aplicarlo correctamente.

A continuación te mostramos algunas claves para hacer un multitasking efectivo sin que nos haga perder eficacia.

No todo es apto para el multitasking

Este es el concepto básico que todos hemos de aprender: el multitasking nos ayuda a avanzar con nuestras tareas pero no todas las tareas son aptas para hacerlas a la vez.

No es lo mismo programar contenidos para varios clientes, que preparar esa presentación tan importante. La complejidad de la tarea ha de ser un criterio que hemos de tener en cuenta para optar por la multitarea o no.

Cada uno de nosotros necesitamos más o menos concentración para resolver nuestras tareas y tenemos que saber en cuáles podemos aplicar el multitasking y en cuáles no.  Obsesionarnos con este concepto puede ser perjudicial. Por lo que hemos de comprender que hay tareas que requieren de un tiempo exclusivo y otras que pueden hacerse de forma simultánea.

Si una tarea demanda que le dediquemos atención exclusiva, hagámoslo. Porque de lo contrario puede quedarnos un resultado de baja calidad o deberemos volver a dedicarle tiempo para hacerle los ajustes necesarios y, con ello, dedicarle más tiempo del previsto.

Ha de liberar nuestros horarios

La principal ventaja del multitasking es que nos ayuda a liberar nuestros horarios. Por ejemplo, escuchamos un poadcast mientras cocinamos o nos duchamos mientras ponemos la colada. Con la multitarea estaremos ahorrando más tiempo que si dedicamos espacios exclusivos para cada una de ellas.

Pero hay que tener mucho cuidado,  pues si la manera en que aplicamos el multitasking no libera tus  horarios, o incluso los complica porque no acabas de concentrarte, es que no lo estás haciendo correctamente.

El multitasking se ha de aplicar por momentos

Hacer multitarea es algo que pueden demandarnos mucho mentalmente, por lo que no es algo que debamos hacer durante todo el día.

Teniendo en cuenta que no  todo es apto para el multitasking, lo recomendable es hacerlo en períodos de tiempo limitado. Así evitaremos cansarnos y aumentar la presión sobre nosotros mismos.

Abarcar menos y acabar más

Hay que tener en cuenta que las tareas que queramos hacer en multitasking han de ser tareas similares. No vale conducir mientras repasamos ese informe que hemos de presentar a los jefes. Esto puede causarnos unos cuantos problemas (una multa, un accidente, etc.). Es importante que las tareas que hagamos a la vez sean parecidas o requieran del mismo nivel de concentración.  

Buscar tareas similares o con niveles de concentración parecidos para llevarlas a cabo al mismo tiempo nos ayudará a acercarnos a la homogeneidad de concentración y sacarle el máximo partido al multitasking.

Alternar, un tipo de multitarea

El multitasking nos debe servir para adelantar varios pendientes y evitar la presión de que no lo hemos podido hacer. Por ejemplo: has de responder 30 emails e imprimir 5 informes de 150 páginas. Estas son dos tareas que puede hacer de manera simultánea o que puedes ir alternando.

Alternar es otra manera de hacer multitasking e ir avanzando en tareas que no requieren tu máxima concentración. Además de ayudar a infundirnos cierta tranquilidad de que no estamos descuidando una tarea por hacer solo otra.

Desarrollar la habitlidad de multitasking

Otro aspecto clave que hemos de tener en cuenta es no todas nuestras habilidades son innatas. Muchas de ellas las hemos de desarrollar con el tiempo. Por lo que si decides iniciarte en la multitarea y ves que no tienen los mejores resultados, no te agobies. No es nada malo, es solo que no has desarrollado la habilidad necesaria aún.

Lo que has de hacer para conseguirlo es practicar, practicar y practicar. Con el tiempo verás que irás cogiendo confianza, te será más fácil y obtendrás mejores resultados. Empieza con actividades y tareas sencillas, y luego puedes ir subiendo el nivel de dificultad hasta que sienta que no te cuesta tanto y te sale de forma natural.

El multitasking no es para todo el mundo

Aún intentándolo, hay personas a quien el multitasking no les sirve, sino que les perjudica. Si eres una de ellas y funcionas mejor ocupándote de una sola tarea a la vez, no te preocupes; con una gestión de tiempo adecuada verás que no supone un gran obstáculo en tu camino.

En estos artículos encontrarás distintas técnicas de productividad que te ayudarán a mejorar la gestión del tiempo y a complementar el multitasking. ¡No dudes en leerlos, te serán muy útiles!

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