Como mantener la Privacidad en mi correo electrónico

La confidencialidad de mis correos

Al enviar un mensaje de correo electrónico a una o varias personas, se asume que su contenido permanecerá reservado a ese grupo y no será accesible a terceros.

En principio este es el caso pero siempre existe la posibilidad de que ocurran fallos en los mecanismos de protección del mensaje y la información llegue a destinatarios no deseados.

Este tipo de filtraciones de información pueden deberse tanto a factores que están en manos de los usuarios, como a circunstancias externas que no están en su control.

Es importante entender bien cuales son todas las variables que influyen en la confidencialidad de los mensajes antes de trabajar con un servicio de correo electrónico, sobre todo cuando se manejan datos cuya confidencialidad es importante.

Las precauciones del usuario

El sistema principal para proteger la información en un buzón de correos es el uso de la contraseña para acceder a los mensajes. Esta debe ser segura, es decir debe seguir ciertos criterios que la protegen contra hackers y software malintencionado.

Alguno de estos criterios son:

1. Que tenga ocho caracteres como mínimo.

2. Que no contenga el nombre del usuario o de la empresa

3. Que no contenga una palabra completa

4. Que sea significativamente diferente de contraseñas anteriores.

4. Que contenga letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos del teclado.

La contraseña debe cambiarse periódicamente y no debe compartirse con otras personas. No debe enviarse jamás por correo electrónico ni por sms o whatsapp. Igual que el cuidado que tendríamos con la llave de nuestra casa que protege nuestras pertenencias, debemos tener cuidado con nuestras contraseñas que protegen nuestro trabajo e informaciones personales.

Los factores externos

Podemos visualizar el contenido de nuestros buzón de correos por medio de la interfaz de nuestro cliente de correo. A su vez, este contenido es almacenado en archivos que son necesarios para guardar la información acumulada a lo largo del tiempo. Estos archivos suelen estar regidos bajo ciertas leyes de privacidad que otorgan acceso a la información a algunas personas bajo determinadas circunstancias. Es importante entender cuales son las condiciones bajo las cuales funciona su sistema de correos para estar consiente de los riesgos a los cuales su confidencialidad esta expuesta.

Existen mecanismos de control que supervisan el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos. Un ejemplo es el caso del sitio web megaupload.com que ofrecía servicios para transferir y almacenar archivos en linea. Éste fue acusado de infringir leyes de copyright de contenido y fue cerrado por el Departamento de Justicia Estadounidense en Enero del 2012. Los archivos almacenados ahí por millones de usuarios fueron retenidos en los servidores de la compañía y los usuarios perdieron su acceso. Se dijo que la compañía había prevenido a los usuarios de que debían guardar copias de todos los archivos subidos a su sitio, por lo que no se hicieron responsables de pérdidas de información.

Es importante entender este tipo condiciones y lo que pueden significar para la seguridad de nuestra datos en el caso de incidentes de este tipo.

Las soluciones

Existen diferentes soluciones disponibles para maximizar la protección de nuestros datos almacenados. Por ejemplo, un servicio que nos permite respaldar y guardar nuestra información en seguridad, es el sistema de almacenamiento de correos electrónicos Mailstore. Este sistema ofrece protección total contra la pérdida de datos, permite acceso a los correos aún en caso de caída del servidor, impide que los usuarios borren los correos electrónicos, guardando siempre una copia de los mensajes enviados. También tiene un sistema rápido de búsqueda de correos almacenados en forma local, sin depender de servidores externos a la compañía que significan un riesgo adicional la confidencialidad de la información.

Éste y otros sistemas ofrecen a la empresas formas eficientes para aumentar la seguridad de sus datos.

Dada la gran cantidad de información que suele manejarse en estos archivos, siempre habrá un cierto nivel de incertidumbre, aunque ésta puede disminuirse considerablemente estando informado sobre condiciones legales bajo las cuales se trabaja y buscando el apoyo de especialistas en el almacenamiento y protección de datos.