Al enviar o recibir un correo electrónico, estamos estableciendo una comunicación con uno o más interlocutores.
Realizamos un traspaso de información que es relevante para esa relación en aquel momento particular, ya sea personal, laboral o administrativa. A esta relevancia se suma la importancia que tiene la acumulación de mensajes como registro de la historia de las relaciones del dueño de esa cuenta de correos con otras personas e instituciones. Estas relaciones tienen una gran importancia en el caso de una empresa.
Dada la alta importancia del correo electrónico como herramienta laboral, el tener el registro del conjunto de los intercambios de todos los usuarios en sus buzones de correo, es como tener la historia del crecimiento de la empresa. Detalles de negociaciones realizadas, informaciones enviadas o recibidas, metas alcanzadas, en fin, estas comunicaciones revelan parte fundamental de la identidad de una empresa y por esta razón, es muy importante protegerlas. Su pérdida o filtración puede significar un gran daño por lo que deben permanecer guardadas bajo seguridad y no ser reveladas sin el consentimiento de los responsables.
Por esta razón es importante entender bien cuál es la mejor forma de guardarlos y en que consisten los servicios disponibles.
La copia de seguridad
Cuando se necesita respaldar la información del ordenador o disco duro se piensa inmediatamente en hacer una copia de seguridad o backup. Esto consiste en hacer una o varias copias de los datos existentes para que estos puedan ser recuperados en caso de que haya alguna pérdida de información. Es un sistema diseñado para recuperación de desastres y en el caso de uso de grande cantidades de información (como en una empresa), se han llegado a crear servicios completos que permiten la organización, selección y manipulación de los datos almacenados para optimizar las condiciones de almacenamiento. Este tipo de sistemas surgió junto con el crecimiento del uso del ordenador. Se especializó en diferentes formas para dar origen, en el año 1997 al primer sistema comercial de archivado de email, una forma de respaldo de datos diseñada especialmente para la protección de la información de los correos electrónicos.
¿En qué consiste el archivado de emails?
El archivado de correos electrónicos es el proceso de capturar, preservar y hacer fácilmente ubicable todo el trafico de correos hacia y desde un individuo, organización o servicio determinado. La soluciones de archivado de correos capturan el correo ya sea directamente desde el servidor de correos o durante el tránsito del mensaje.
El archivo de correos puede ser almacenado en cinta magnética, un conjunto de discos y, cada vez más frecuente, en el Cloud.
Independientemente de la ubicación del archivo de correo, éste es indexado para acelerar futuras búsquedas de información y la mayoría de los vendedores de sistemas de archivados ofrecen una interfaz amigable para facilitar la accesibilidad del usuario.
¿Cuáles son las ventajas del archivado de correos respecto a la copia de seguridad?
Ventajas legales
El archivado de emails ayuda a la compañía a cumplir con una serie regulaciones de correos electrónicos, eDiscovery y otras legislaciones. Estas condiciones van a variar dependiendo del país en el que se encuentre la compañía y están constantemente creciendo. Por esta razón, es importante contar con un sistema de archivado de correo que esté actualizado con respecto a las regulaciones locales y las aplique al almacenar los datos. El contar con este tipo de funcionalidades permite estar protegido contra potencial riesgo de problemas legales o quejas de clientes.
Ventajas Financieras
Un sistema de archivado que funcione bien puede incrementar notoriamente la productividad de los empleados al ofrecerles un acceso rápido y sencillo al 100% del inventario de correos electrónicos, y eliminar la necesidad de que los empleados utilicen su tiempo en la larga tarea de organizar sus buzones de correo.
El almacenamiento inmediato hace también que la pérdida de datos, y los daños financieros y de reputación que éstas significan para una compañía, puedan prevenirse. Los empleados ya no pueden borrar correos accidental o intencionalmente (por ejemplo al dejar la compañía) ya que los mensajes son archivados antes de ser recibidos por los usuarios.
Ventajas Técnicas
Los requerimientos y costes de almacenamiento son reducidos de forma permanente al reubicar los correos en un archivo. Los usuarios pueden recuperar correos perdidos por su cuenta, sin necesidad de acudir al equipo de IT para hacerlo. Los procesos de respaldo y restauración para el servidor de correos son simplificados notoriamente. Al reducir los costes de informática, el retorno de la inversión se puede lograr en poco tiempo.
La infraestructura del departamento de informática de una compañía debe incluir estrategias tanto de copias de seguridad de sus datos como de archivado de correos. Son dos servicios que se complementan y juntos ofrecen la seguridad de base necesaria para la óptima protección de la propiedad intelectual de la empresa.
