Conociendo el Email VII: La importancia de archivar tu correo y cumplir con la LOPD

La seguridad es un tema importante, especialmente cuando se trata de herramientas poderosas como el email, que como hemos visto, nos permite comunicar y organizarnos de una manera sencilla, dinámica y audaz. Además, cabe destacar, se ha convertido en uno de los medios oficiales de colaboración y trabajo más usados en el mundo.

Situación que nos exige asegurar y proteger nuestra información en todo momento de la mejor manera posible.

Y precisamente es aquí donde entra la importancia de la seguridad en nuestro email.

Imagina que pierdes o que necesitas contar con determinado correo, lo ideal sería que lo tuvieras guardado y clasificado en tu ordenador de manera que pudieras usarlo en cualquier momento, incluso desde cualquier lugar, ¿cierto?

En otras palabras, hablamos de archivar nuestro correo electrónico, de organizar y mantener siempre almacenados nuestros emails, de manera fiable y segura, para usarlos, siempre que se requiera, con gran velocidad, control y eficacia.

Sin embargo, no es la única razón para archivar nuestro correo. De aquí se deriva la seguridad legal que habla sobre como diferentes países, han establecido leyes que exigen que las empresas, archiven su correo electrónico para posibles futuros procedimientos legales. Da igual si son pequeños o grandes negocios, todos deben cumplir con esta seguridad legal.

Un ejemplo claro es la Ley Orgánica de Protección de Datos o LOPD en España. Una ley, que tiene como objetivo garantizar y proteger los datos de las personas para que no se usen en su contra, una manera de regularizar la información de usuarios para evitar la delincuencia y los delitos en internet, y en este caso especialmente, vinculado al Email.

Así mismo, dependiendo de lo importantes que sean nuestros mensajes, deberemos tener ciertas reglas estrictas para poder proteger la información que contengan, los usuarios o los contactos.

Por ejemplo, si la información con la que trabajamos son datos personales, (RRHH, abogados, notarios, hospitales …) será necesario un control muy alto de seguridad en los cambios realizados en esos archivos, para saber quien accede, cuando, realización de auditorías y cifrado, que impidan que los emails sean leídos por personas diferentes al destinatario.

Estos correos que archivemos deben ser resguardados de forma privada, durante el tiempo que la Ley obligue según la actividad de la empresa, para que solo las personas involucradas tengan conocimiento de su información y puedan consultarla, y así se mantenga su privacidad en todo momento frente a cualquier necesidad.

Beneficios al archivar nuestro Email

¿Qué gano archivando mi correo electrónico?

– Seguridad personal, podrás tener un respaldo de tus correos siempre.

– Cumplimiento legal, en caso de vernos involucrados en algún procedimiento judicial, deberemos presentar esta documentación como pruebas, o a la hora de tener alguna inspección laboral o de hacienda.

– Mayor productividad al acceder con eficacia a todos nuestros mensajes de correo electrónico. Búsquedas personalizada, por nombre o por fecha, y desde el ordenador de cada usuario, agilizando así las búsquedas eternas de Emails a los que, actualmente, se ven sometidos algunos departamentos técnicos.

– Protección contra pérdida de datos. No importa qué suceda, podemos contar con los mensajes que hemos enviado y que hemos recibido, así como la información de nuestros contactos.

– Refleja una manera profesional de trabajar. Podrás encontrar la documentación que te pida un cliente y enviársela en muy poco tiempo.

Para hacer todo esto posible será necesario contar con un buen sistema de archivo de email, que nos permita decidir que mensajes deben ser archivados, y cuales no, para que estos datos no sean manipulados. Estos programas funcionan a través de un sistema de copias de seguridad de nuestro correo electrónico. Estas copias, se realizan automáticamente cada cierto tiempo (se programan), para que tú solo debas preocuparte de buscar lo que necesitas.

Características de un buen servicio de archivo de email

– Los Emails no se borran nunca. Al contrario que los .pst de toda la vida que cada cierto tiempo se van borrando para dar paso a unos nuevos, un buen sistema de archivado de correo, lo guarda todo durante años.

– Capacidad de búsqueda ágil y sencilla. Un buscador en la barra de herramientas de tu cliente de correo y podrás encontrar el email o documentos que necesites.

– Archivados automáticos cada minuto, horas, semana o meses. Programable, según las necesidades de cada empresa.

– Configuración de archivado personalizado. Escoges qué información y que emails son importantes guardar, pero no verlos en tu bandeja de entrada,  y cuales prefieres que se queden a la vista, pase el tiempo que pase.

– Controlas quien puede tener acceso a estos archivos. Permisos para acceso a usuarios restringido, de lectura, edición o total.

El email es una herramienta digital que hace todo más fácil, nos permite estar comunicados a grandes distancias y trabajar con una infinidad de usuarios de todo el mundo en cuestión de segundos por lo que es necesario mantener seguros nuestros mensajes ante cualquier circunstancia. Ya sea porque necesitamos cierta información, o simplemente para cumplir con la ley, contar con un buen servicio de archivado es fundamental, y es importante analizar quienes ofrecen estas características para asegurarnos de seguir sacando provecho de esta gran forma de comunicación que ahora se ha convertido en el sustituto de la documentación legal.

Interbel, junto con derecho.com ha elaborado un informe legal, totalmente GRATUITO, sobre la LOPD y el archivo del correo electrónico, donde te contamos todo lo que necesitas saber para resguardar toda la información de tu empresa, que reside en tu Email.

1. El email puede constituir en sí mismo un fichero de datos personales completo estando plenamente sujeto a la normativa de protección de datos.