Conociendo el GTD paso a paso: hacer

Llegamos al último paso de GTD, este sistema productivo tan extendido y que tan útil es para muchas personas. «Hacer» es la fase objetivo de todo el proceso, en el cual se dedican cuatro fases a planificar para llevar a cabo las acciones de la manera más productiva.

A raíz de todo lo analizado anteriormente sabemos que hay distintos tipos de acciones o tareas que hemos de realizar:

• Acciones anteriormente definidas y situadas en la carpeta próximo
• Tareas que surgen
• Repasar el sistema GTD (volver a organizar nuestras tareas)

Hemos de ser bastante rígidos respecto a las tareas que nos surgen ya que interrumpen nuestro sistema de productividad y harán que todo el trabajo de organización previo no sirva para nada.

Cómo escoger las acciones a hacer

En la tercera fase del proceso GTD, organizar, hemos determinado distintos “sitios adecuados” en los que hemos colocado todas las tareas o acciones que teníamos al iniciar el proceso. Es de aquí de donde escogeremos las acciones que hemos de hacer. Más concretamente las seleccionaremos de la lista “Próximo”, la lista de tareas que hemos de realizar inmediatamente.

¿Y cómo las escogeremos?

Muy sencillo. David Allen propone cuatros criterios que nos van a ser de gran utilizada para ello.

• Situación. Este criterio nos habla sobre la situación necesaria para poder llevar a cabo la acción. Como ya hemos comentado lo mejor es organizar las acciones por contexto, así cuando aparezca el contexto idóneo podemos localizar las acciones más fácilmente y sin necesidad de repasar toda la lista “próximo”.
• Tiempo. El tiempo que necesitamos para llevar a cabo la acción también influye al escogerla. Este viene determinado por nuestro calendario diario y los espacios que nos quedan libres en el.
• Energía. Toda acción requiere de una energía determinada y por eso también es un criterio a tener en cuenta al seleccionar la próxima acción. Las acciones que mayor energía requieren es mejor abordarlas en los momentos en que menos saturados estemos y dejar aquellas acciones más mecánicas para cuando menos energías tengamos.
• Prioridad. Otro criterio, y bastante importante, es la prioridad o “urgencia” que tenga una acción. Algo que nos ayudará a determinar este criterio es revisar la lista “Próximo” y sus contextos ajustando las prioridades.

Teniendo en cuenta estos criterios nos será más fácil establecer cuál es la acción que hemos de hacer primero. También haremos mejor nuestras elecciones cuanto más claro tengamos los objetivos de nuestro trabajo.

Nuestro consejo: cuando empieces una tarea o acción acabala antes de dar inicio a la siguiente

Con estos 5 pasos podremos empezar  a aplicar el sistema GTD a nuestro día a día y así mejorar nuestra productividad. Sabemos que empezar con un sistema nuevo no es fácil, pero con el paso de los días se nos hará más sencillo hasta llegar a hacerlo mecánicamente.

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