Después de una pausa en el blog, lo retomamos hablando del GTD. Anteriormente ya os hemos explicado las 3 primeras fases del proceso: recopilar, procesar y organizar. Hoy nos toca hablar sobre la cuarta fase, Revisar.
Esta es quizás la fase más simple de GTD, pero una de las que nos tomará más tiempo debido a su complicidad en sí misma. Revisar parece sencillo, pero en realidad es complicado pues hemos de analizar si cada elemento esta donde debe y en caso contrario volver a procesarlo y situarlo correctamente. Revisar nuestro sistema ha de convertirse en un hábito y herramienta que nos ayude a sentirnos cómodos con lo que hacemos, o lo que es lo mismo, que nos ayude a confiar en nuestro sistema.
Frecuencia de revisión
Tal como hemos ido viendo en las distintas fases del proceso contamos con distintos elementos repartidos en listas que requieren de revisión. Por ello lo más conveniente es realizar distintas revisiones para asegurarnos que todo marcha correctamente y no nos olvidamos de nada.
Revisión diaria
Tanto el calendario o sistema de recordatorios como la lista de “próximo” requieren una revisión diaria. En el caso del calendario lo mejor es revisarlo antes de comenzar la jornada para hacernos un mapa de lo que hemos de hacer. Otra opción es revisarlo el día anterior al finalizar la jornada, así ya sabemos que nos espera al día siguiente.
En el caso de la lista “próximo” es recomendable hacerlo diariamente, pues en ella incluimos las acciones que hemos de abordar en cuanto podamos y tengamos un espacio libre en nuestra jornada.
Con esta revisión conseguimos organizar un mapa de las acciones que hemos de llevar a cabo durante la jornada. Este mapa lo adaptaremos en función de las tareas y así evitaremos sentirnos agobiados al querer hacer más cosas de las que en realidad podemos. Por eso hay que ser realista a la hora de organizarlo.
Revisión semanal
Una vez por semana es conveniente revisar todo nuestro sistema GTD incluyendo todo aquello que nos haya surgido durante la semana y que este fuera de él.
Lo más acertado es dejar esta revisión para la última jornada laboral. En la planificación de esta jornada deberemos incluir algunas horas libres después de la revisión para tener tiempo de resolver dudas o acciones que haya que llevar a cabo durante o después de la revisión y así asegurarnos que el fin de semana nos queda libre de tareas.
Otros elementos que hemos de revisar semanalmente son los proyectos. Esto nos ayudará a determinar el estado de cada uno de ellos y asegurarnos cuál es la próxima acción a llevar a cabo en cada uno de ellos.
También tendremos que analizar las lista de “próximo” y “en espera” para saber que acciones hemos de eliminar al estar ya finalizadas. En el caso de la lista “algún día” puede ocurrir que las acciones y proyectos se puedan llevar a cabo y haya que organizarlas en su sitio adecuado, que aún no sea el momento de abordarlas o bien que nos aseguremos que se trata de acciones que nunca tendremos de realizar, con lo que las eliminaremos definitivamente.
En ambos tipos de revisión es importante buscar el momento adecuado para llevarlas a cabo y así asegurarnos que nuestro sistema sigue funcionando correctamente.
El equilibrio que nos ofrece GTD se basa en revisar todas nuestras tareas y acciones ya sea diaria o semanalmente. Hemos de recopilar todos los papeles que hemos ido acumulando e incluirlos en el sistemas, así no se nos pasará nada por alto.
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