Consejo técnico: la estrategia de archivado correcta

¿Qué estrategia de archivado se adapta mejor a mi empresa? O, en otras palabras: ¿Cuál es la estrategia de archivado correcta?

MailStore Server ofrece dos opciones diferentes para archivar correos electrónicos. Antes de que una empresa comience a archivar, debe considerar qué tipo de archivado se adapta mejor a sus necesidades. La elección de la estrategia de archivado depende de:

  • la infraestructura de correo electrónico. ¿Existe un servidor de Exchange local? ¿Se está utilizando Microsoft Office 365?
  • los objetivos individuales.

La siguiente pregunta es primordial:

  • ¿Los correos electrónicos se archivan de una manera que se esfuerza en cumplir con los propósitos regulatorios?
  • Ó, ¿la estructura de carpetas creada por los empleados en el cliente de correo electrónico debe ser emulada en el archivo? (para aliviar la carga en el servidor de correo electrónico)

Estos dos métodos, conocidos como archivado de diario y buzón respectivamente, se explican a continuación. Veamos, entonces, cuál es la estrategia de archivado correcta.

Archivado tipo diario: el requisito previo para la salvaguardia legal

Este método implica archivar todos los correos electrónicos antes de que se entreguen a los usuarios. Esto se logra mediante la creación de una regla de diario en el servidor de Microsoft Exchange o en un entorno de Office 365. Con esto, todos los correos electrónicos entrantes y salientes se copian automáticamente en un buzón de correo definible individualmente. En la mayoría de los casos, se puede usar una regla para lograr el mismo resultado incluso si se está utilizando otro servidor. Una lista completa de instrucciones específicas del producto está disponible en la sección “Guías de implementación” de nuestra Ayuda de MailStore.

Ahora se puede crear el perfil de archivo adecuado y MailStore archivará todos los correos electrónicos antes de que los usuarios puedan eliminarlos o manipularlos. En lo que concierne a la compañía u organización, la integridad del archivo está garantizada, ayudándoles a cumplir con un número creciente de regulaciones sobre cumplimiento de correo electrónico, eDiscovery y otras leyes.

Archivado de buzones: estructura de carpetas en el archivo y reducción de la carga del servidor de correo electrónico

Este método archiva todos los correos electrónicos de los respectivos buzones de correo de los usuarios. Esto se puede lograr de dos maneras:

  • accediendo directamente al servidor de correo electrónico
  • archivando los clientes de correo electrónico.

La ventaja de este método es que la estructura de carpetas dada y el historial completo  se transfieren al archivo. Además, se pueden crear reglas de eliminación. Por ejemplo, todos los correos electrónicos que tengan más de dos años se eliminarán automáticamente una vez archivados. Este enfoque ayuda a reducir de forma permanente la carga del servidor de correo electrónico. Los usuarios aún pueden buscar y acceder a sus correos electrónicos a través del archivo.

Nuestras recomendaciones para archivar correos electrónicos: ¿cuál es la estrategia de archivado correcta?

En última instancia, una empresa elegirá el enfoque de archivo que mejor se adapte a sus necesidades individuales. MailStore aboga por el archivado tipo diario. También, ofrece las siguientes recomendaciones adicionales:

  • Los perfiles de archivo pueden y, por supuesto, deben ser automatizados. En el caso del archivado de diario se debe configurar el valor predeterminado de 300 segundos entre las operaciones de archivo.
  • En el caso de archivado de buzones: le recomendamos que ejecute la operación de archivado una vez al día. De ser posible, que sea en las últimas horas de la tarde o por la noche. ¿Por qué? Porque la carga en el servidor de correo electrónico es más baja.
  • Si opta por el archivo de diario, le recomendamos que ejecute un archivado de buzón al menos una vez antes. De esta forma, podrá asegurarse de que los correos electrónicos existentes se archiven y permanezcan disponibles de forma permanente. Los correos electrónicos que se han almacenado de forma descentralizada (por ejemplo, en archivos PST) también se pueden archivar durante este paso.

El siguiente video contiene información detallada para ayudarlo a elegir una estrategia de archivo:

¿Tiene alguna pregunta en particular sobre MailStore Server que le gustaría ver respondida en un video? Si es así, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

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