15 consejos para dominar el correo electrónico en tiempos de teletrabajo

Ahora que la vuelta a la rutina está marcada por el teletrabajo, son muchos los empleados que tienen aún más emails en su bandeja de entrada que antes. Esto puede causar que se sientan agobiados y frustrados porque no saben cómo dominar el correo electrónico.

Para muchos empleados el email es un agujero negro para su productividad y notan que les quita mucho tiempo para poder hacer trabajo de verdad. Al contrario de lo que piensa la mayoría, el correo electrónico no es su trabajo; tan solo es otro de los tantos canales de comunicación de que disponemos.

Para ayudaros a evitar que vuestro email os consuma gran parte de vuestro tiempo hoy os queremos presentar estos 15 consejos para dominar el correo electrónico.

1. No tengas abierto el correo durante toda tu jornada

Muchos de los empleados tienen la costumbre de dejar el email abierto durante toda la jornada y consultarlo de forma obsesiva.

Estar siempre pendientes del correo electrónico hace que se pierda el foco de las otras tareas que se han de realizar durante la jornada y se sienta que se ha perdido el tiempo.

Crear rutinas de tiempo para consultar el email ayudará a estar más concentrados en las tareas que se lleven a cabo y aumentar la productividad.

Establecer de 2 a 4 momentos del día para gestionar el correo electrónico, evitando que sea lo primero y último que se hace en la jornada hará que el empleado se organice mejor y no se vea constantemente interrumpido por las tediosas notificaciones.

Pero ¿Y si hay algún email urgente? No te preocupes, si alguien te envía un email realmente urgente que no puede esperar y ve que no contestas contactará contigo por otro canal.

2. Apaga las notificaciones

Los clientes de correo electrónico tienen por defecto enviar una notificación cada vez que llega un email, pero ¿es realmente necesario?

Siguiendo el consejo anterior, se puede decir que no. No es necesario recibir las notificaciones del email. Estas lo único que hacen es interrumpir mientras se realizan otras tareas. Por lo que, además de cerrar el email, también os aconsejamos desactivar las notificaciones.

3. Automatiza tu correo electrónico. Usa filtros y reglas

Para todos, la gestión del tiempo es muy importante y por eso es muy útil el uso de filtros y reglas para el correo electrónico.

Con ordenadores cada vez más potentes, es fácil automatizar procesos y esto ayuda con la gestión del email. Aplicar reglas y filtros ayudará a clasificar, priorizar y agilizar el proceso de lectura de la bandeja de entrada. Así se evitará tener que invertir largos minutos de la jornada laboral en leer el correo electrónico.

4. Hacer una primera revisión de la bandeja de entrada

Si no se ha automatizado el correo (consejo número 3), se tendrá que revisar la bandeja de entrada de forma manual. Esto puede llevar mucho tiempo, por lo que te recomendamos que hagas una primera revisión más general antes de profundizar en la lectura de emails.

Una lectura en diagonal de los remitentes y asuntos permitirá borrar los emails menos importantes o de interés cero, como pueden ser los típicos correos de notificaciones de redes sociales, publicidad, promociones, etc.

Esta medida es una forma rápida de aligerar la bandeja de entrada y recuperar cierto control sobre la misma. Sin embargo, lo ideal es que se tome como una medida excepcional y de urgencia para cuando no se haya podido revisar el correo en los momentos asignados para ello.

5. Aprende a “clasificar” el correo electrónico

Leer la bandeja de correo no es lo mismo que clasificarla. Cuando se abre un email se ha de tener un único objetivo: decidir qué hay que hacer.

De nada sirve leer el mensaje y volver a dejarlo como no leído para indicar que aún se debe hacer algo con él. Esta no es la solución; para ello existen las listas de tareas.

6. Deja de utilizar tu correo electrónico como un chat

Los correos electrónicos no están pensados para conversar. Si recibes un email que requiere de una respuesta muy sencilla que puede dar pie a una conversación, lo mejor es llamar al remitente y resolver la cuestión por teléfono.

Dilatar conversaciones rápidas mediante el email no sirve para nada más que saturar la bandeja de correo y perder mucho más tiempo.

7. Organiza tu correo. Crea carpetas

La “bandeja de entrada” es una carpeta dentro del email que se ha de reservar sólo para los mensajes que aún no se han visto.

Para aquellos mensajes que ya se han leído se ha de crear una serie de carpetas en función de las acciones que se hayan determinado para el correo electrónico. Por ejemplo, si un email se ha delegado a un compañero y se está esperando su respuesta, se puede guardar en la carpeta “en espera”.  O si el email no requiere de una acción inmediata, se puede colocar en la carpeta “A futuro”.

Con estas carpetas se conseguirá clasificar el correo (consejo número 5) y poder encontrar el mensaje cuando se necesite.

8. Abónate a las respuestas automáticas

Todos los clientes de correo disponen de la posibilidad de establecer respuestas automáticas.  Esto, unido a puglins específicos para respuestas prediseñadas y plantillas, ayudará a dar un paso más para dominar el correo electrónico.

Todos los mensajes que se envían son altamente susceptibles de ser automatizados mediante plantillas e, incluso, en muchos casos pueden ser respondidos o enviados automáticamente por el sistema.  Por lo que contar con plantillas prediseñadas y algunas respuestas completas permitirá agilizar el proceso de respuesta a los emails de nuestra bandeja de entrada y que los  remitentes no deban esperar tanto.

9. Si no te lleva más de 2 minutos, hazlo

Aplica la famosa regla de los 2 minutos. Si cuando lees el mensaje ves que puedes hacer la acción que requiere en menos de 2 minutos, no lo dudes. Hazlo.

Ten en cuenta, pero, que esta regla no se aplica en el momento en que llega el correo, sino cuando se están clasificando los nuevos emails.

Descubre más de esta regla leyendo nuestro artículo La regla de los dos minutos. ¿Es realmente efectiva?

10. Revisa tus suscripciones

En un momento u otro, la mayoría de la gente se ha suscrito a listas de distribución que en su momento le parecieron de interés pero que con el tiempo han dejado de aportarle valor. Es momento de darse de baja.

Darse de baja de aquellas listas de distribución que no interesen ayudará a disminuir el volumen de emails recibidos y, con ello, dominar el correo electrónico.

11.  Se breve y conciso

Trata de ser breve y conciso en tus correos electrónicos y aplica la regla de las cinco líneas. Con esto conseguirás un triple beneficio: respetar el tiempo de quien leerá el email, reducir tu tiempo de redacción y que el  mensaje sea claro.

Si no puedes explicar tu mensaje en 5 frases, lo mejor es que que utilices el teléfono o que hables con tu remitente en persona. Así ahorrarás tiempo y te asegurarás que la otra persona entiende tu mensaje.

12.  Pide que dejen de enviarte correos electrónicos

Una de las causas de la saturación de emails son aquellos emails no necesarios de las personas más cercanas a ti.

Pedirles educadamente a tus compañeros y amigos que dejen de enviarte emails sobre temas que pueden tratarse mejor mediante una llamada, un mensaje de texto o en una reunión, hará que el volumen de emails disminuya y se pueda dominar el correo electrónico con más facilidad.

13.  Empieza y termina

Llegado el momento que has marcado para revisar el correo electrónico, hazlo con la mayor concentración posible. Evitar distracciones ayudará a focalizarse en la tarea de procesar la bandeja de entrada y conseguir finalizar con la tarea. De quedarse la tarea a medias, puede que tu estrés y ansiedad crezcan, provocando que sientas un descontrol de tu correo electrónico.

Si las consultas al email tienen un tiempo limitado, es obligatorio que cuando revises el correo lo hagas poniendo toda tu energía y atención en ello. Revisa cada uno de los correos que se encuentran en tu bandeja de entrada siguiendo los consejos anteriores y empezando por los correos más nuevos; probablemente te ahorre leer hilos interminables e ir directamente al grano de la conversación.

Si ves que con las franjas establecidas no es suficiente para procesar toda la bandeja de entrada, quizás deberías establecer más periodos de revisión. Esto ayudará a que al final de la jornada tengas tu correo electrónico bajo control.

14. Aprende a utilizar el buscador

Hoy en día todos los clientes de correo incluyen entre sus funcionalidades un motor de búsqueda para ayudar a encontrar los mensajes más fácilmente.

Vale la pena invertir un poco de tiempo en aprender cómo funciona esta función para poder sacarle el máximo provecho. No te preocupes, todas las herramienta tienen un manual explicativo que enseña cómo utilizarlo y, en caso de no tenerlo, Google puede ser de gran utilidad.

15. Archiva los correos electrónicos para un futuro

Contar con una solución de archivado permitirá tener un mayor dominio del correo electrónico y preservar aquellos mensajes que pueden ser necesarios en un futuro.

Además de ofrecernos un respaldo para el cumplimento de los requisitos legales, también da la posibilidad de localizar emails antiguos que, por distintos motivos, ya no se encuentran en el cliente de correo.

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