Usar el correo electrónico como planificador de nuestras tareas no es bueno. Eso lo sabemos todos. El constante flujo de nuevos mensajes hace que nos sea difícil mantener un email a la vista en nuestra bandeja de entrada, independientemente de si lo hemos marcado con una etiqueta, una estrella, dejándolo como “no leído”….
Aun sabiendo esto, somos muchos los que nos apoyamos en el email para realizar nuestro trabajo y lo integramos en nuestra gestión de tareas. Para ello existen múltiples aplicaciones que nos permiten combinar ambas cosas. Estas nos ayudan a mejorar la gestión de aquellas tareas que se originan en el email y nuestra productividad.
Aplicaciones para unir ambos mundos
No cualquier correo electrónico que recibamos se convertirá en tarea, lo primero que hemos de hacer para dar el paso de convertirlo en tarea es asegurarnos que dicho email es realmente una tarea. Para ello, cada uno de nosotros sabrá mejor cómo clasificar los correos electrónicos recibidos según sus propios criterios.
Trello
Esta aplicación, de la que ya os hablamos anteriormente, basa su sistema de gestión de proyectos en el método Kanban. Su simpleza de uso y versatilidad hacen de ella una perfecta herramienta para gestionar cualquier tipo de tarea.
Con Trello es muy fácil convertir un email en tarea. Sólo tenemos que averiguar la dirección de correo electrónico del panel de esta aplicación. A partir de aquí, lo único que hay que hacer para convertir el email en tarea es enviarlo a la dirección de Trello.
Asana
Asana, un gestor online de proyectos muy similar a Trello, permite comunicarse con él vía email para crear tareas nuevas. La principal diferencia radica en qué los emails sólo se pueden enviar desde la dirección de correo electrónico asociada al perfil de Asana.
Any.do
Con Any.do es aún más sencillo convertir un email en tarea. Todo lo que hay que hacer es reenviar el email desde la misma dirección de correo con la que se creó la cuenta de Any.do
Sortd
Sortd nos permite convertir los correos electrónicos en tareas desde el propio email, sin utilizar aplicaciones externas. Se trata de una extensión de Chrome que añade a la interfaz del servicio de correo una capa extra con una apariencia más similar a un gestor de proyectos como los comentados anteriormente.
Sólo tendremos que arrastrar los emails y soltarlos sobre la interfaz para organizarlos en distintas listas de tareas y organizarlos según su prioridad, agruparlos en una tarea, editar el asunto, etc. Todo esto se puede realizar sin perder el acceso clásico al cliente de correo.
Evernote
Esta conocida aplicación permite – además de recopilar y sincronizar notas, artículos y demás – utilizarla como gestor de tareas y añadir tareas desde nuestro correo electrónico.
Con un uso similar a Trello o Asana, permite usar algunos comandos especiales de sintaxis para escoger la libreta donde guardar la tarea o añadirle una etiqueta. A diferencia de las otras aplicaciones, Evernote sólo tiene en cuenta el asunto del correo para determinar la tarea.
En definitiva, hemos de saber combinar nuestro correo electrónico con las herramientas más adecuadas para no perder ni una de las tareas que nos llegan por email.
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