Hay momentos en los que hemos de seguir determinadas normas de etiqueta y educación para no equivocarnos en nuestra interacción con los demás. Lo mismo ocurre al enviar correos electrónicos. En Internet, en muchas ocasiones se descuida el lenguaje, se abrevian palabras, se comenten errores ortográficos… y debemos intentar evitar cometer estos errores en nuestro entorno laboral. Por eso, hoy vamos a darte una serie de consejos acerca de qué debes hacer (y qué no) para enviar correo electrónico de manera correcta. ¡Quédate con nosotros!
Tabla de Contenidos.
Hablemos de correos electrónicos.
El correo electrónico se ha convertido en la principal forma de comunicación para muchos de nosotros. Ya sea que nos comuniquemos con colegas o clientes, escribir buenos correos electrónicos es esencial. Pero, ¿Qué es lo que hace que un correo electrónico sea bueno? Empecemos pues con las cosas que sí debes hacer a la hora de escribir uno.
La importancia del Asunto.
Tu línea de asunto es tu primera oportunidad de causar una buena impresión en tu lector, ¡Así que haz que cuente! Mantenlo breve y sencillo, y si puedes, incluye una palabra clave que ayude a que tu correo electrónico se destaque en la bandeja de entrada del destinatario.
Sé breve y conciso.
La persona promedio recibe docenas, si no cientos, de correos electrónicos todos los días, por lo que no tiene tiempo para leer mensajes extensos. Ve al grano rápidamente y sé conciso en tu redacción. Si tienes mucho que decir, considera dividir tu correo electrónico en varios mensajes.
Utiliza un lenguaje sencillo.
Al escribir correos electrónicos, es importante usar un lenguaje que todos puedan entender. Evita la jerga y los términos técnicos a menos que estés seguro de que el destinatario los conoce. Y si estás utilizando una terminología específica de la industria, asegúrate de explicarla también en términos sencillos.
Ve directamente al punto que quieres comunicar.
Como mencionamos antes, las personas están ocupadas y no tienen tiempo para leer correos electrónicos extensos. ¡Así que ve al grano rápidamente! Indica tu propósito para escribir en la oración inicial y luego continúa desde allí. El cuerpo de tu correo electrónico debe ser enfocado y directo; es más probable que los mensajes que se van por las ramas sean ignorados u olvidados por completo.
Utiliza una llamada a la acción.
Cada correo electrónico debe tener un propósito, ya sea vender un producto, solicitar ayuda o comentarios, o simplemente compartir información. Cualquiera que sea su objetivo, asegúrate de incluir una llamada a la acción (CTA) al final de tu mensaje para que los destinatarios sepan qué quieres que hagan a continuación. Sin una llamada a la acción, tu correo electrónico será solo otra pieza flotante digital flotando en la bandeja de entrada abarrotada de alguien.
Lo que no se debe hacer al escribir buenos correos electrónicos.
Hay ciertos términos que debes evitar a toda costa.
Cuando estés redactando un correo electrónico, evita usar palabras y frases que probablemente activen los filtros de correo no deseado. Estos incluyen «gratis», «ganar», «dinero» y cualquier cosa con demasiados signos de exclamación. Esto no solo ayudará a mantener tu correo electrónico fuera de la carpeta de correo no deseado del destinatario, sino que también hará que tu mensaje suene más profesional.
No envíes archivos adjuntos sin permiso.
Si está enviando un archivo adjunto con tu correo electrónico, primero asegúrate de tener el permiso del destinatario. De lo contrario, corres el riesgo de que tu mensaje se marque como spam. Para evitar esto, consulta siempre con la persona a la que le envías el correo electrónico antes de enviarle archivos adjuntos.
¡No olvides lo básico!
Incluso si estás escribiendo un correo electrónico informal a un amigo o familiar, es importante recordar los conceptos básicos de una buena etiqueta de correo electrónico. Esto incluye cosas como usar un saludo adecuado (por ejemplo, «Hola», «Buenas tardes», etc.), evitar abreviaturas, y revisar tu mensaje antes de presionar enviar.
No envíes un correo electrónico estando enfadado.
Si te sientes enojado o molesto por algo, es mejor que evites enviar un correo electrónico hasta que hayas tenido tiempo de calmarte. Una vez que te hayas calmado, puedes revisar el problema y elaborar una respuesta bien pensada que no parezca acalorada o demasiado emocional.
No uses mayúsculas en el asunto del correo electrónico.
El uso de mayúsculas en la línea de asunto de tu correo electrónico generalmente se considera un grito, lo cual es grosero y desagradable. En lugar de parecer asertivo o confiado, usar mayúsculas probablemente solo molestará a la persona con la que intentas comunicarte. Si deseas enfatizar algo en tu línea de asunto, intenta usar negrita o símbolos en su lugar.
Correos electrónicos: palabras de cierre.
Un buen correo electrónico debe ser breve y sencillo, ir al grano y tener una llamada a la acción. Desea causar una buena primera impresión con su línea de asunto y usar un lenguaje simple que sea fácil de entender. Tampoco desea utilizar palabras clave de spam, enviar archivos adjuntos sin permiso, olvidar lo básico, enviar un correo electrónico cuando estás enojado o usar mayúsculas.
Y si hablamos de correo electrónico, aprovechamos la oportunidad para recordarte que es importante que estén bien escritos, pero también es importante que sean seguros. ¿Quieres saber si tu correo electrónico es seguro? Entonces, pincha en la imagen a continuación… ¡Y descúbrelo!
