El uso de Internet y correo electrónico en empresas

Dada la creciente importancia del Internet y el correo electrónico en el ámbito empresarial, es necesario establecer claramente las condiciones bajo las cuales un empleado debe utilizar estas herramientas.

Todas las comunicaciones ejercidas por medio de ellas, representan la imagen de la compañía e información perteneciente a ésta, por lo tanto deben definirse ciertas políticas de conducta, claras, sobre la forma en la que se espera que los empleados las utilicen.

Habiendo acordado ciertos puntos, los empleados cuentan con ciertas directrices a seguir en su comportamiento, y por su parte la empresa tiene el derecho de supervisar, y en el caso necesario, sancionar a un usuario por el no seguimiento de las reglas convenidas.

Normas de conducta

Ciertas normas básicas de conducta que las empresas exigen a sus empleados incluyen: – No utilizar el acceso Internet para ningún propósito ilegal o contrario a la política o intereses de la compañía. – No utilizarlo para ningún asunto ajeno a la compañía o en beneficio propio. – No acceder a servidores web que contengan material de naturaleza discriminatoria (raza, edad, discapacidad, religión, nacionalidad, o preferencias sexuales), de carácter obsceno, pornográfico o que estén relacionados con actividades legales.

Un ejemplo de los problemas que puede generar el no seguimiento de estas normas es lo sucedido en la compañía petrolera multinacional Chevron. Cuatro empleadas demandaron a la compañía por envíos de correos electrónicos en la oficina que generaban un entorno de trabajo de discriminación sexual. El correo en cuestión llevaba como título “25 razones por las que la cerveza es mejor que las mujeres”. La compañía perdió el juicio y tuvo que pagar 2.2 millones de dólares en indemnizaciones.

Este es el tipo de riesgo corre la compañía al no asegurarse de que el contenido que circula en su sistema sea el adecuado, al final serán siempre ellos los responsables de cualquier daño causado y deberán responder por él.

Protección de la información

Los empleados no deben transmitir información confidencial de la empresa por email o internet sin la previa autorización de la persona responsable. De ser transmitida la información, el departamento de informática deberá aplicar los mecanismos de protección necesarios para su envío. En cuanto a la información confidencial de otras compañías, los usuarios deberán seguir las normativas respectivas de su lugar de origen.

Un área en la que el tema de la confidencialidad de la información es particularmente delicado es la de los hospitales. La transmisión de información sobre la condición de un paciente que llegue al destinatario equivocado y rompa el acuerdo de confidencialidad entre doctor y paciente suele resultar en procesos legales contra el hospital, razón por la que la supervisión de este tipo de conductas es especialmente minuciosa en este sector.

Virus

Como ya lo hemos mencionado en artículos anteriores, la transmisión de virus es una amenaza constante para una compañía. La seguridad de la información y los sistemas están en riesgo frente al acceso a programas o fuentes de información no fiable de parte de sus empleados.

Para minimizar los riesgos es importante que los usuarios: – Descarguen únicamente software registrado en la compañía – Verifiquen, antes de abrir cada nuevo mensaje de correo recibido – Seguir las recomendaciones de prevención de virus del departamento de Informática.

Seguridad

Al ser parte de una compañía, el empleado debe tomar conciencia del carácter publico de su correspondencia de correo electrónico.

Esto quiere decir que todo el contenido de sus mensajes pertenecen a la compañía y como tal, ésta se reserva el derecho en todo momento de acceder a los mensajes y archivos que se encuentren en Internet, servidores, ordenadores o en el correo electrónico de sus empleados.

La empresa debe implementar medios técnicos para controlar el seguimiento de las normas de conducta impuestas mediante procesos de auditoría. El no seguimiento de estas normas, puede significar a un empleado desde un llamado de atención hasta el término de su contrato, acudiendo incluso a autoridades externas competentes de ser necesario.

Cada compañía cuenta con reglamentaciones especiales según sus actividades. Las normas mencionadas aquí suelen ser las mínimas esperadas para el correcto uso de Internet y correos electrónicos en una empresa.

Buscamos dar una idea de lo que estas normativas implican en términos del uso que se debe tener de estas herramientas en una compañía a diferencia de lo que puede ser por ejemplo una herramienta de correo electrónico personal en el hogar.