Email recopilatorio. Cómo reconducir una conversación de correo

Hay quien cree que la gestión del email depende exclusivamente de nosotros, pero no es cierto. Podemos seguir todos los trucos para mejorar la gestión del email que existen, pero no sabemos si la otra persona también los sigue. Con lo que siempre hemos de tener presente a nuestros interlocutores para gestionar mejor nuestro correo electrónico.

Seguro que os habéis encontrado con personas que mezclan asuntos, respondiendo cosas referentes a otra conversación; que proponen temas nuevos en mitad de una conversación  o incluso personas que necesitan una cadena de 30 emails para tratar un asunto de lo más sencillo y sobre el que después tienes que buscar la información entre esa larga lista.

¿Quién tiene la culpa?

Muchas veces culpamos a nuestro interlocutor de que una conversación por correo se extienda en exceso, pero hemos de tener presente que a lo mejor esa persona no es experto en productividad del email. Nosotros nos formamos  y seguimos los consejos para mejorarla, pero eso no es un aspecto obligatorio para utilizar el correo electrónico. Con lo que es muy probable que la mayoría de personas cometan esos “fallos” que nosotros vamos reparando con el tiempo.

Es por ese motivo que la responsabilidad de que la conversación evolucione correctamente y se mantenga importante recae sobre nosotros. ¿Y cuál es la mejor manera de conseguirlo?

Lo mejor que podemos hacer es redactar emails recopilatorios donde hablemos de forma ordenada, clara y sin que haya que interpretar las conclusiones a las que hemos llegado a lo largo de la conversación. Con estos correos conseguiremos centrar los temas más importante de los que hemos hablado y unir toda la información, con lo que evitaremos tener que buscar entre largas cadenas para encontrar aquella información que queremos ver.

Para no alargar una conversación interminablemente, es aconsejable romper con esta escribiendo un nuevo correo electrónico con un asunto distinto que nos sirva como nuevo punto de partida.

Existen distintos modos para generar un email recopilatorio, pero el más claro y que mejor expone las conclusiones  es un email lista. En este expondremos por cada punto de la lista un asunto y sus conclusiones. De este modo conseguiremos marcar un contexto para la conversación y recordar a la otra persona sobre qué hablamos realmente y a dónde queremos llegar con ello.

No hemos de esperar a acabar de hablar sobre un tema para escribir un correo recopilatorio, lo podemos hacer en cualquier momento. El momento ideal para hacerlo es cuando detectamos que la conversación se empieza a desordenar, así podremos reconducirla y poner el foco en aquello realmente importante.

Ya veréis que con este sistema conseguiréis mantener la conversación dentro de los parámetros deseados, cumpliréis vuestro objetivos más rápido y no tendréis que perder tanto tiempo buscando información.