Los 15 errores que cometemos con el email y que todos aceptamos

Todos sabemos que por mucho que miremos de hacer las cosas a la perfección siempre cometemos errores, lo mismo pasa con el email. Por mucho que tengamos en cuenta todos sus aspectos e intentemos hacerlo bien siempre hay algo que escapa a nuestro control y fallamos.

Muchas veces estos errores son repetidos hasta ser aceptados y nadie (o prácticamente nadie) los cuestiona. Estos errores, que tantas veces pasamos por alto, nos perjudican y entorpecen nuestro trabajo y generan malentendidos que hacen que tengamos que dedicarle más tiempo del necesario a la tarea que reflejan.

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Errores por corregir

Los errores que hemos agrupado a continuación son fáciles de solucionar, pero en muchas ocasiones no nos damos cuenta y los seguimos cometiendo como si nada.

1.    Poner en copia a multitud de personas.

Mucha gente cree que contra más gente en copia este mejor, pero es todo lo contrario. Para ir bien en copia no debería haber nadie o, en caso de ser necesario, solo incluir a aquellas personas que realmente deben estar informados.

2.    No responder a todo.

En ocasiones (más de las que pensamos) no respondemos o no nos responden a todos los puntos que se incluyen en el email ya sea por prisa o por omisión voluntaria. Cada vez que leamos un email hemos de prestarle la suficiente atención para darnos cuenta y responder a todo, por muy incómodo que nos resulte.

3.    Enviar emails “urgentes”.

¿Quién no ha recibido un mensaje que en el asunto reza como urgencia y que al leerlo comprobamos que no es así? Hay quien tiene la mala costumbre de poner la etiqueta de urgente a todo, cuando en verdad no es así. Con esta gente suele pasar como en el cuento del lobo: mucha urgencia siempre y luego el día que realmente lo necesitan ya no les creen.

4.    Avisar del envío de un email.

Todavía hay quien llamar a alguien para avisarle que le acaba de mandar un email. Algo que se contradice con las características del email, pues este es asíncrono y no lo hemos de consultar constantemente. Si nos urge una respuesta mejor llamar directamente y ahorrarnos tener que escribir el email.

5.      “Responder a todos” a diestro y siniestro.

Utilizar el “responder a todos” por defecto es algo realmente inútil. Si hemos de responder sólo a una persona mejor hacerlo directamente y evitar saturar a los demás receptores del email con aspectos que no les han de ser de interés.

6.      Reenviar un email sin informar.

Hay quien cree que por reenviar el email a otra persona ya se deshacen de la tarea o “marrón” que implica ese email, pero muchas veces no se dan cuenta que la persona que recibe su reenvío no sabe qué queremos que haga con él. Por eso es de suma importancia indicarles a los receptores de estos correos qué es lo que han de hacer, así evitamos que los demás se colapsen.

7.      Mantener el mismo asunto.

Muchas veces las conversaciones por email mutan y cambian de asunto pero mantenemos el asunto inicial sin darnos cuenta. Hemos de prestar mucha atención al asunto, pues es uno de los puntos más importantes y mucha gente si no ve un asunto claro no lee el email.

8.      Trabajar en horario no laboral.

Lo que menos tenemos que hacer. Escribir a alguien fuera del horario laboral y pretender que respondan cuanto antes. Para evitar posibles malentendidos y mantener nuestra productividad en buenos niveles, lo mejor es no hacerlo. Dejar los emails de trabajo para cuando estemos trabajando y dedicar el tiempo de ocio a eso, el ocio. Mezclar ocio y trabajo puede acabar pasándonos factura por mucho que creamos que responder un email fuera de horas de trabajo no es nada. Esto sienta un precedente para futuras situaciones similares.

9.      No especificar los destinatarios de las tareas.

A veces recibimos emails que indican tareas a realizar pero que no especifican quien las ha de hacer. Este es un error grave, pues muchas veces se cree que alguien lo hará por que sí y luego es cuando hay malentendidos y problemas porque no era esa persona quien lo tenía que hacer. Mejor especificar para quien es cada tarea y evitarlo.

10.  Comunicar cambios en el último momento.

Cambian la hora de una reunión o un evento y no te has enterado. Esto suele pasar más a menudo de lo creemos pues mandan el cambio de hora en el último momento a través de email y hay quien no lo ve. Esto garantiza el mal rollo general. Hay que avisar siempre con suficiente tiempo de antelación.

11.  Protegerse tras el email.

Tenemos que decir algo que nos da respeto decirlo a la cara y decidimos hacerlo a través de un email. Error. Esto no es serio ni profesional. Si hemos de decir algo mejor hacerlo personalmente, pues un email se puede malinterpretar y empeorar la situación.

12.  Únicamente utilizar el email para comunicarse.

Centralizar todas las comunicaciones en el email es uno de los mayores errores que se pueden cometer en una empresa. Hay muchos medios para comunicarse en el trabajo y seguro que la mayoría son mejores que el correo electrónico.

13.  Utilizar mayúsculas erróneamente.

Seguro que alguna vez has recibido un email escrito completamente en mayúsculas. Pues el redactor de email ha cometido un grave error. En la comunicación online las mayúsculas equivales a gritos, así que mejor evitar utilizarlas porque el destinatario se puede sentir violentado por ello.

14.  Mandar emails a última hora.

Más de una vez (y de dos) habrás recibido un email a última hora con el tiempo justo para leerlo pero no poder responderlo. Hay quien utiliza esta técnica para después poder decir que ya nos lo habían dicho. Nuestro consejo es, aunque salgas dos minutos más tarde, intenta responder por poco que puedas, así evitarás que luego te recriminen algo.

15.  Ignorar los emails.

Mandas un email, pasan las semanas y no recibes respuesta. Tienes que insistir para que te respondan. Esto suele pasar muy a menudo. Entre todos hemos de intentar que no ocurra y dar respuesta a todos aquellos mails que recibamos y la necesiten.

Estos son solo algunos de los errores que solemos cometer con el mail, que la mayoría de nosotros aceptamos, junto con algunas posibles soluciones pero seguro que vosotros conocéis muchos más. ¡No dudéis en contárnoslo!

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