¡Estoy Desbordado!: Cómo aprender a gestionar el tiempo

“¡Estoy desbordado! En mi empresa no logramos que haya organización, ni que se asuman las responsabilidades. Y ya no te hablo sobre la gestión del tiempo, no se sabe gestionar el tiempo ni la carga de trabajo. ¡¿Qué hago?!”

Este es el grito desesperado con el que acuden a nosotros algunos gerentes que sienten que tienen que estar siempre pendientes de su empresa porque sino esta no funciona. Si a ti te ocurre lo mismo, no desesperes ni tires la toalla. Hay solución, y en el post de hoy te contamos cual es.

 Cómo darle solución

Siempre que hay un problema, hay una situación o acto que lo causa. Los problemas no surgen por si solos como si de una seta se tratara. Hay algo detrás que es el causante. Por eso es muy importante encontrar la fuente del problema y atacarlo desde allí.

Además de identificar la fuente, también hay una serie de pasos muy recomendables para solucionar cualquier problema. Y el que hoy nos ocupa no es una excepción. Veamos cuales son los pasos a seguir en este caso:

1.      Analizar la empresa

Sí, lees bien. Para conocer el origen del problema hemos de analizar la empresa. Pero no solo su organigrama, sino que también hemos de conocer cuáles son sus procesos y cómo cada miembro del equipo los lleva a cabo. No sirve conocer su funcionamiento de manera general, se necesita saber el detalle. Solo de esta manera lograremos conocer la fuente causante del problema.

Este es un paso que requerirá de un cierto tiempo dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa.

Vosotros, los gerentes, podéis pensar que es un paso innecesario. Déjanos decirte que te equivocas. Se trata del paso más importante para arreglar el problema. Si no conoces la causa, todo lo que hagas será poner parches.

Analizando la empresa a fondo (estructura, procesos, procedimientos, etc.) lograremos descubrir cuál es el problema de base, y lo más importante: cuál es su origen.

Conociendo el origen del problema, podemos empezar a poner solución a la falta de organización y gestión del tiempo.

Una vez conozcamos cual es problema, nos será más fácil saber cuáles son los pasos a seguir para ponerle solución.

2.      Crear un ambiente propicio

Muchas veces nos encontramos que uno de los elementos que más interfiere en la organización y que impide a los empleados gestionar el tiempo correctamente es el ambiente laboral.

Sobrecargas de trabajo, ritmos estresantes, presiones elevadas para entregar a tiempo, riñas entre compañeros… son algunos de los factores que alteran el ambiente de trabajo e interfieren en la organización. Contar con un ambiente positivo es clave para que los equipos funcionen correctamente y favorece la gestión del tiempo de los mismos.

Fomentar el respeto, favorecer los lazos de equipo, mantener una comunicación abierta, reconocer los logros del equipo, etc. son algunos de los aspectos que ayudarán a crear un ambiente propicio para que los equipos estén más motivados a asumir responsabilidades y la empresa mantenga su ritmo de trabajo sin la necesidad que estés pendiente de ella.

3.      Establecer unos OKR claros y asumibles

Son muchas las organizaciones que se focalizan en los plazos de entrega y lanzamiento dejando de lado los resultados. Esto dificulta que los equipos de trabajo tengan claro cuáles son las guías y procesos de trabajo a seguir.

Marcar unos OKR claros y en consonancia con la cultura empresarial permitirá a los equipos alinearse para trabajar con concordancia hacia su objetivo común y, a la vez, les ayudará a determinar la importancia de las acciones que tienen que llevar a cabo.

En el post Metodología OKR, cómo ayudar a tu equipo a estar más enfocado os hablamos sobre sus características, sus beneficios y cómo aplicarla para conseguir alinear la estrategia con la cultura empresarial y la ejecución de los procesos para que los equipos tengan claro cómo gestionar el tiempo y la carga de trabajo.

4.      Aplicar las metodologías Agile

La gestión de los proyectos es otro de los puntos que pueden presentar una mayor dificultad para organizar los equipos y sus tiempos y cargas de trabajo.

Aplicar la Metodología Agile puede suponer una gran diferencia en la organización del trabajo. Pero, ¿en qué consiste? La Metodología Agile permite adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, lo que da mayor flexibilidad y autonomía a los equipos de trabajo y les permite mayor rapidez y constancia en la entrega de proyectos.

Aplicar esta metodología – que es compatible con la metodología OKR que comentamos más arriba – ayuda a los equipos de trabajo a organizar la carga de trabajo en pequeñas tareas que se completan y entregan en plazos cortos de tiempo. Estas tareas se realizan de forma colaborativa entre los miembros del equipo, por lo que es necesario que todos tengan claro hacía donde remar para conseguir el objetivo.

Nuestra recomendación

Llevando a cabo estos pasos, se fomenta la colaboración y autonomía de los empleados de manera que se pone en marcha el engranaje adecuado para que los equipos de trabajo aprendan a gestionar el tiempo y las cargas de trabajo por sí mismos. Para ello es importante que cuenten con las herramientas adecuadas.

Para hacer frente a los nuevos desafíos de manera organizada y colaborativa, en Interbel s) recomendamos utilizar Asana, la herramienta que os permitirá conseguir una mayor fluidez de las tareas y una comunicación optimizada entre todos.