En anteriores posts hemos hablado de cuáles son los grandes enemigos de la productividad y podemos comprobar que uno de ellos – y el que más tiempo nos roba seguramente- es el email.
El correo electrónico es una “pérdida” de tiempo, pues le dedicamos muchas más horas de las que deberíamos. En nuestro blog ya hemos ido dando pautas que nos pueden ayudar a hacer del email una herramienta más productiva y hoy os hablaremos de cómo evitar que nos interrumpa de manera constante.
Todos sabemos que hemos de mirar el email en determinados momentos del día (a primera y última hora) para evitar que nos absorba mucho tiempo, pero ¿cómo lo hacemos para que no nos interrumpa si no es algo importante?
Las interrupciones del email en el móvil
El avance constante de la tecnología nos ha permitido disfrutar de Smartphones con infinidad de aplicaciones para hacernos la vida más sencilla, pero también son una fuente constante de interrupciones.
La manera más fácil para evitar que las notificaciones del email en el móvil sean una constante es desactivar las notificaciones de correo entrante, pero ¿Y si necesito recibir la notificación de un email importante?
Por defecto los teléfonos nos dan la opción de recibir notificación de todos los correos, o por el contrario de ninguno. Eso es algo que a la mayoría de nosotros nos perjudica, pues por estar pendientes de un email urgente o importante hemos de recibir alerta de todos los emails que nos envían (que no son pocos).
Existe una opción que la mayoría de nosotros no conocemos y que puede salvarnos del constante aviso de emails y sólo darnos alerta de aquellos que realmente sean importantes. Jeroen Sangers nos cuenta en su blog El canasto la forma en qué podemos conseguir esto. Es muy sencillo: configuremos notificaciones específicas.
Notificaciones específicas del email
Si necesitamos saber la última hora sobre algún aspecto importante o esperamos recibir noticias sobre una persona en concreto la mejor manera para evitar un alud de emails es crear una notificación específica para el asunto o persona en cuestión. Estas notificaciones, al ser manuales, pueden activarse y desactivarse en el momento que nosotros queramos y así estar al corriente.
Para crear una notificación específica sobre una persona lo único que hemos de hacer es añadir a la persona en nuestra lista de contactos VIP. En el caso de Smartphones con sistema iOS y OS X la lista VIP es una función integrada en el sistema, mientras que en dispositivos Android se ha de crear un grupo específico y programar filtros o reglas para ello.
Esta es sólo una de las múltiples funciones que realizan las reglas o filtros del correo electrónico y que nos ayudará a evitar las incontables interrupciones que el email comete sobre nuestro día a día.
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