Gestión de Proyectos: qué es la triple restricción y por qué es importante.

En entregas anteriores comenzamos ya a hablar de Work Management y Project Management, las diferencias entre ambos, e incluso distintas teorías que puedes aplicar en tu empresa. En esta oportunidad, nos adentraremos en el tema de Project Management (o Gestión de Proyectos) y hablaremos de la triple restricción. ¿No has oído hablar de este tema antes? ¡No te preocupes! Sigue con nosotros y despejaremos todas tus dudas al respecto. ¡Vamos allá!

Tabla de contenidos.

¿Qué es la triple restricción en la gestión de proyectos?

Si has sido parte del paradigma de la gestión de proyectos durante un tiempo, probablemente ya hayas experimentado el factor de triple restricción. Es una combinación de diferentes variables que aluden al cronograma del proyecto y, finalmente, a su finalización.

Triple Restricción en la Gestión de Proyectos: elementos que la componen.

Triple Restricción en la Gestión de Proyectos: elementos que la componen.

La teoría de la Triple restricción nos dice que cada proyecto que se está desarrollando o ha sido desarrollado en el pasado, opera dentro de los límites establecidos por las tres restricciones de la gestión de proyectos, que son: el tiempo, el alcance y el coste. Lo que esto significa es que el éxito o el fracaso del proyecto dependen de los plazos, las características y el presupuesto definido por las partes interesadas y el gerente.

Si eres un gerente, entonces debes trabajar entre estas tres restricciones y encontrar la mejor combinación para el proceso de desarrollo de tu proyecto .

Como en todo sistema de tres puntos, todas estas restricciones están interconectadas, y si deseas cambiar algo sobre una de ellas, las otras dos también se verán afectadas.

¿Cuál es la importancia de la triple restricción?

El beneficio más importante de tener en cuenta la triple restricción durante el proceso de desarrollo del proyecto es que el equipo podrá adaptarse a todas las condiciones cambiantes que los proyectos enfrentan diariamente, y aún así completar el proceso de desarrollo a tiempo. Ser capaz de adaptarse a los cambios significa que el equipo puede enfrentar cualquier obstáculo que se le presente, y su desempeño no disminuirá. Si esto no se alcanzara, potencialmente puede ponerse en peligro el proyecto, y todos los elementos relacionados con el mismo.

Analizando los elementos de la triple restricción.

Puede parecer sencillo, pero cuando descubres los detalles sobre cada restricción, resulta que hay una gran cantidad de información que necesitas conocer. Empecemos.

Tiempo.

Triple Restricción en la Gestión de Proyectos: saber administrar el tiempo es la base para alcanzar el éxito.

Uno de los elementos más importantes que tienen los gerentes para realizar un seguimiento es el tiempo. Este elemento es muy importante, ya que permite controlar cada elemento relacionado con el desarrollo del proyecto.

¿Por qué? Bueno, cada tarea y proceso que se realiza como parte del proceso de desarrollo del proyecto tiene su cronograma. Entendemos por cronograma el tiempo asignado por el gerente (o las partes interesadas) de acuerdo con los requisitos del proyecto. Si este cronograma no se cumple, entonces el proyecto puede venirse abajo completamente.

Este tiempo se basa en los requisitos del mercado con respecto al proyecto, y la rapidez con la que el software o el proyecto debe lanzarse para satisfacer las demandas del cliente. Para facilitar el manejo del tiempo dentro del proyecto, las tareas y los procesos más grandes se dividen en partes más pequeñas.

Revisa nuestra publicación acerca de cómo administrar el tiempo.

El equipo de desarrollo puede ejecutar fácilmente estos fragmentos más pequeños, lo que da como resultado que el proceso de desarrollo del proyecto finalice a tiempo. La mayor ventaja es que habremos logrado nuestro cometido sin dañar la reputación del proyecto y de la empresa.

Este cronograma del proceso de desarrollo del proyecto se puede gestionar fácilmente a través de un proceso de gestión eficaz del tiempo. Estos son los pasos que puedes seguir para hacerlo:

      • Planificar la gestión del cronograma.
      • Secuenciar las diferentes actividades.
      • Definir las actividades que se van a realizar en el proyecto.
      • Estimar el uso de los recursos que se utilizarán en el proyecto.
      • Estimar las duraciones de tiempo relacionadas con cada actividad.
      • Desarrollar un horario adecuado después de analizar todo lo anterior.
      • Después de crear el cronograma, debes controlar / administrar el cronograma para asegurarte de que tu proyecto esté bien encaminado hacia un éxito definitivo.

Coste.

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Manejar con habilidad los costes de nuestro proyecto nos evitarán dolores de cabeza.

El coste es otro elemento importante relacionado con todos los diferentes proyectos que se han desarrollado o se están desarrollando en el paradigma organizacional en este momento. El presupuesto de cada tarea y actividad relacionada con el proyecto es diferente, y si tú, como gerente, no tienes cuidado, te quedarás sin recursos y sin dinero antes de que se complete tu proyecto.

Los procesos presupuestarios relacionados con los proyectos incluyen la estimación de costes de todos los pequeños engranajes de la máquina de desarrollo del proyecto. Estos son algunos de los métodos que puedes utilizar para estimar el coste del proyecto y todo lo que contiene:

      1. Utilizando Datos Históricos : Aquí es donde estimas el coste de tu proyecto rastreando y analizando los proyectos similares al tuyo, que se han desarrollado en el mercado durante los últimos años.
      2. Determinación de los costes de los recursos: los gerentes determinan y rastrean el coste de los bienes y la mano de obra que se utilizarán en el proceso de desarrollo del proyecto por unidad.
      3. Uso de diferentes parámetros: los gerentes pueden estimar el presupuesto del proyecto midiendo diferentes estadísticas de los datos antiguos y nuevos que obtienen del mercado, con respecto a proyectos anteriores y en curso.
      4. Uso del enfoque ascendente: los gerentes también pueden usar el enfoque ascendente para estimar el presupuesto del proyecto, mediante el seguimiento de los presupuestos más bajos a más altos gastados en proyectos anteriores.

Alcance.

El alcance es un factor decisivo que debe tratarse con el mayor cuidado.

La tercera restricción de la lista es el alcance, y es probablemente la parte más importante del proceso de desarrollo del proyecto. Esto se explica porque todas las demás actividades de planificación y estimación se realizan después de haber definido el alcance del proyecto.

El alcance abarca definir las tareas y actividades que se están realizando en el proceso de desarrollo del proyecto. Una vez definido, deberá quedar plasmado en un documento que incluye cada pequeño detalle sobre el proceso de desarrollo del proyecto, de principio a fin. Este documento incluye la trayectoria en la que va a viajar el proyecto, y es un mapa que el equipo puede seguir para retomar el rumbo si se desvía de su camino.

Este documento también incluye información sobre los riesgos y los escalofríos del alcance que el proyecto puede encontrar potencialmente en el futuro.

Esta es la razón por la que necesitas usar un software de gestión de proyectos como Asana, que te ayudará a rastrear todos y cada uno de los cambios, permitiendo que los documentos estén al alcance de tu mano en todo momento, y te evitará problemas en el futuro.

Otra razón importante para crear un documento de alcance o definir el alcance del proyecto es que calma a las partes interesadas. ¿Qué significa eso? Significa que las partes interesadas relacionadas con el proyecto siempre están preocupadas por realizar nuevas adiciones de tareas y actividades en el proceso de desarrollo del proyecto, pero si tiene un alcance definido al inicio del proceso, entonces no se inmiscuirán tanto en el proceso de desarrollo, más adelante.

Triple restricción en la gestión de proyectos: palabras finales.

Seguramente te has dado cuenta, luego de leer esta entrada del blog, que controlar lo que inicialmente parecen sólo tres simples factores puede ser complicado. ¡Pero no te preocupes! En Interbel estamos listos para ayudarte. No tienes que hacer más que completar la ficha de contacto con tus datos, y nos pondremos en contacto contigo. Además, puedes probar Asana, la aplicación líder en Gestión, que hará que tu trabajo en la empresa sea mucho más sencillo. ¡No esperes más!

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